5 mejores áreas para automatizar en finanzas

Sin importar el sector, el tamaño de la empresa o la ubicación geográfica, los procesos financieros de cualquier organización tienen mucho en común. Toda empresa es responsable de garantizar la integridad de los informes financieros, gestionar el flujo de efectivo y realizar otras funciones financieras básicas para mantenerse operativa.

Los objetivos principales que sustentan todos los procesos financieros son la eficiencia, la exactitud, la puntualidad y el cumplimiento normativo, por lo que cada vez más organizaciones están recurriendo al uso de herramientas de IA para finanzas. Informar errores o demoras puede dar lugar a un escrutinio significativo por parte de los entes reguladores e inversionistas.

La automatización robótica de procesos (RPA) ha impulsado una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento normativo en los departamentos financieros durante varios años. La automatización reduce el número de controles manuales, los errores en los informes y los costos operativos de la función de finanzas y contabilidad.

Procesos financieros clave

Cada una de las cinco funciones principales en finanzas puede obtener beneficios significativos al implementar la RPA.

Proceso para legalizar pagos

El proceso de emitir facturas a los clientes y recaudación de fondos es fundamental para garantizar un flujo de efectivo y una liquidez empresarial adecuados. El Departamento de Cuentas por Cobrar es responsable de gestionar estos procesos, que incluyen la creación de cuentas de clientes nuevos, la generación de facturas precisas a partir de los pedidos de ventas recibidos y la recaudación de los pagos de dichas facturas.

Esta función suele implicar una variedad de tareas manuales propensas a errores, lo que puede provocar demoras en los flujos de efectivo o pérdidas de ingresos. La RPA es crucial para optimizar estas actividades a través de la obtención de información directamente de diversas fuentes, la conciliación de los montos para garantizar la precisión y la automatización de las tareas repetitivas.

Proceso del aprovisionamiento al pago

El proceso de validación y pago de las facturas de los proveedores correspondientes a los bienes recibidos es fundamental para garantizar la validez de los artículos adquiridos, la exactitud de los montos facturados y la puntualidad de los pagos, a fin de evitar recargos por mora e intereses. El Departamento de Cuentas por Pagar suele destinar una cantidad considerable de recursos a la configuración manual de nuevas cuentas de proveedores, la introducción de datos de facturas, la conciliación de los montos facturados con las órdenes de compra y la autorización de pagos. La RPA puede automatizar tareas de cuentas por pagar, como actualizar los registros de proveedores, extraer información de facturas y validar los montos, para mejorar la eficiencia de este proceso y evitar pagos en exceso.

Operaciones financieras

Una de las responsabilidades clave del Departamento de Finanzas es gestionar el proceso mensual de cierre del libro mayor y generar informes financieros puntuales y precisos. Si bien muchos procesos están automatizados mediante sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) financieros, aún persisten numerosas actividades repetitivas y propensas a errores que requieren intervención humana, como la realización de conciliaciones manuales, asientos contables y la generación de informes externos. La RPA puede mejorar la eficiencia operativa, la puntualidad y la precisión a través de la automatización de estos pasos manuales.

Planificación y análisis financieros (FP&A)

La presupuestación, la previsión y la elaboración de informes de gestión son funciones fundamentales que permiten a una organización tomar decisiones empresariales acertadas basadas en información financiera oportuna y precisa. El Departamento de Planificación y Análisis Financieros suele dedicar una cantidad excesiva de tiempo a la obtención, la recopilación y la estructuración de datos, en lugar de enfocarse en el análisis financiero y la planificación estratégica. La RPA automatiza estas actividades manuales relacionadas con los datos, lo que permite a los profesionales financieros enfocarse en trabajos de mayor valor añadido.

Operaciones de tesorería

La gestión de efectivo es una función esencial del área de tesorería que garantiza que las empresas cuenten con la cantidad necesaria de efectivo disponible para mantener sus operaciones. En particular, los procesos de conciliación de efectivo y de elaboración de informes son fundamentales para comprender la posición de efectivo actual en cualquier momento, mediante la conciliación de los saldos consolidados de las cuentas bancarias con el efectivo informado en el balance general. La RPA automatiza estas tareas manuales de consolidación y conciliación para mejorar la precisión y la puntualidad de los informes y las previsiones de la posición de efectivo, así como para aprovechar de manera más eficiente los recursos financieros limitados.

Fundamental para las finanzas

Estas cinco funciones financieras clave son esenciales para que las organizaciones continúen operando. Todas ellas involucran procedimientos diarios repetitivos que están listos para ser automatizados. Las soluciones de RPA pueden mejorar en gran medida las funciones, al hacerlas más eficientes, precisas y en conformidad con las normas.