5 melhores áreas para automação em finanças

Independentemente do setor, do porte ou da localização geográfica, os processos financeiros de todas as organizações têm muito em comum. Toda empresa é responsável por garantir a integridade dos relatórios financeiros, gerenciar o fluxo de caixa e desempenhar outras funções financeiras básicas para se manter em atividade.

Os principais objetivos subjacentes a todos os processos financeiros são eficiência, precisão, pontualidade e conformidade regulatória. É por isso que cada vez mais organizações estão recorrendo ao uso de ferramentas de IA na área financeira. A comunicação de erros e/ou atrasos pode resultar em um escrutínio considerável por parte dos órgãos reguladores e dos investidores.

A Automação Robótica de Processos (RPA) vem promovendo maior eficiência, precisão e conformidade nos departamentos financeiros há vários anos. A automação reduz o número de controles manuais, os erros nos relatórios e os custos operacionais das funções financeiras e contábeis.

Processos financeiros essenciais

Cada uma das cinco principais funções financeiras a seguir pode obter benefícios consideráveis com a implementação da RPA.

Do pedido ao recebimento

O processo de faturamento aos clientes e de cobrança de pagamentos é fundamental para garantir fluxo de caixa e liquidez empresarial suficientes. O departamento de contas a receber é responsável por gerenciar esses processos, que incluem a abertura de novas contas de clientes, a emissão de faturas precisas com base nos pedidos de venda recebidos e a cobrança dos pagamentos das faturas.

Essa função geralmente envolve uma série de tarefas manuais e propensas a erros, o que pode resultar em atrasos nas entradas de caixa e/ou perda de receita. A RPA é fundamental para otimizar essas atividades, pois permite obter informações diretamente de diversas fontes, reconciliar valores para garantir a precisão e automatizar tarefas repetitivas.

Da compra ao pagamento

O processo de validação e pagamento de faturas de fornecedores referentes a mercadorias recebidas é essencial para garantir a validade dos itens adquiridos, a precisão dos valores faturados e a pontualidade dos pagamentos, a fim de evitar multas por atraso e juros de mora. O departamento de contas a pagar normalmente dedica muitos recursos à criação manual de novas contas de fornecedores, ao lançamento de informações de faturas, à comparação dos valores faturados com os pedidos de compra e à autorização de pagamentos. A RPA pode automatizar tarefas do setor de contas a pagar, como atualizar registros de fornecedores, extrair informações de faturas e validar valores, a fim de melhorar a eficiência desse processo e evitar pagamentos a mais.

Operações financeiras

Gerenciar o processo mensal de encerramento do razão geral e gerar relatórios financeiros precisos e em tempo hábil é uma responsabilidade fundamental do departamento financeiro. Embora muitos processos sejam automatizados por meio de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) financeiros, ainda há muitas atividades repetitivas e propensas a erros que exigem intervenção humana, como a realização de reconciliações manuais, lançamentos contábeis e relatórios externos. A RPA pode melhorar a eficiência operacional, a pontualidade e a precisão ao automatizar essas etapas manuais.

Planejamento e análise financeira (FP&A)

Orçamento, previsão e relatórios gerenciais são funções essenciais que permitem que uma organização tome decisões comerciais acertadas com base em informações financeiras oportunas e precisas. O departamento de FP&A (Planejamento e Análise Financeira) normalmente dedica uma quantidade desproporcional de tempo à coleta, agregação e formatação de dados, em vez de se concentrar na análise financeira e no planejamento estratégico. A RPA automatiza essas atividades manuais relacionadas a dados, permitindo que os profissionais da área financeira concentrem seus esforços em tarefas que agreguem mais valor.

Operações de tesouraria

A gestão de caixa é uma função essencial da tesouraria para garantir que as empresas disponham do montante necessário de caixa para dar continuidade às suas operações. Em particular, os processos de reconciliação e relatórios de caixa são fundamentais para compreender a situação atual do caixa a qualquer momento, por meio da reconciliação dos saldos consolidados das contas bancárias com o caixa registrado no balanço patrimonial. A RPA automatiza essas tarefas manuais de consolidação e reconciliação para melhorar a precisão e a pontualidade dos relatórios e das previsões da posição de caixa, bem como para aproveitar melhor os recursos financeiros limitados.

Fundamental para as finanças

Essas cinco funções financeiras fundamentais são essenciais para que as organizações continuem em atividade. Todas elas envolvem procedimentos diários repetitivos que são ideais para automação. As soluções de RPA podem aprimorar significativamente as funções, tornando-as mais eficientes, precisas e em conformidade com as normas regulatórias.