هل تسعى إلى تحسين كفاءة الشؤون المالية لمؤسستك؟ تعرف على مجالات أتمتة المحاسبة والشؤون المالية الأكثر شيوعًا التي تبسّط فيها الأتمتة الروبوتية للعمليات إجراءات العمليات في مختلف القطاعات

بصرف النظر عن القطاع أو حجم الشركة أو موقعها الجغرافي، تشترك العمليات المالية في جميع المؤسسات في الكثير من الجوانب. فكل شركة مسؤولة عن ضمان سلامة التقارير المالية، وإدارة التدفق النقدي، وأداء الوظائف المالية الأساسية الأخرى اللازمة لاستمرارية أعمالها.

وتتمثل الأهداف الرئيسية التي تنبني عليها جميع العمليات المالية في تحقيق الكفاءة والدقة وإنجاز الأعمال في الوقت المناسب والامتثال للمتطلبات التنظيمية، ولهذا تتجه المزيد من المؤسسات إلى الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي للشؤون المالية. إذ يمكن أن تؤدي الأخطاء و/أو التأخيرات في إعداد التقارير إلى خضوع الشركات لتدقيق مكثف من الجهات التنظيمية والمستثمرين.

وقد أسهمت الأتمتة الروبوتية للعمليات (RPA) طويلًا في تعزيز الكفاءة والدقة والامتثال داخل إدارات الشؤون المالية؛ إذ تقلل الأتمتة من عدد الضوابط اليدوية وأخطاء التقارير والتكاليف التشغيلية لوظيفتي الشؤون المالية والمحاسبة.

العمليات المالية الأساسية

يمكن لكل وظيفة من الوظائف المالية الخمس الرئيسية التالية تحقيق فوائد كبيرة من تطبيق الأتمتة الروبوتية للعمليات.

الطلب إلى التحصيل النقدي

تُعد عملية إصدار الفواتير للعملاء وتحصيل المبالغ منهم ضرورية لضمان توفر التدفق النقدي والسيولة الكافيين للشركة. وتتولى الحسابات المدينة مسؤولية إدارة هذه العمليات، التي تشمل إنشاء حسابات للعملاء الجدد وإصدار فواتير دقيقة استنادًا إلى طلبات المبيعات الواردة وتحصيل مدفوعات الفواتير.

وتنطوي هذه الوظيفة عادةً على مجموعة متنوعة من المهام اليدوية المعرضة للأخطاء، ما قد يؤدي إلى تأخر التدفقات النقدية الداخلة و/أو خسارة الإيرادات. وتؤدي الأتمتة الروبوتية للعمليات دورًا بالغ الأهمية في تبسيط هذه الأنشطة من خلال استرجاع المعلومات مباشرةً من مصادر متنوعة، وتسوية المبالغ لضمان دقتها، وأتمتة المهام المتكررة.

الشراء بالدفع

تُعد عملية التحقق من فواتير الموردين وسداد قيمتها مقابل السلع المستلمة ضرورية لضمان صحة الأصناف المشتراة ودقة المبالغ المسجلة في الفواتير وإتمام عمليات السداد في الوقت المناسب لتجنب رسوم التأخير والتغير في الفوائد. وعادةً ما تخصص إدارة الحسابات الدائنة موارد كبيرة لإنشاء حسابات الموردين الجدد يدويًا، وإدخال المعلومات من الفواتير، ومطابقة المبالغ المسجلة في الفواتير مع أوامر الشراء، والتصريح بعمليات السداد. ويمكن للأتمتة الروبوتية للعمليات أتمتة مهام الحسابات الدائنة، مثل تحديث سجلات الموردين واستخراج معلومات الفواتير والتحقق من المبالغ، بما يحسّن كفاءة هذه العملية ويساعد على تجنب المدفوعات الزائدة.

العمليات المالية

تُعد إدارة عملية الإقفال الشهري لدفتر الأستاذ العام وإعداد تقارير مالية دقيقة وفي الوقت المناسب من المسؤوليات الرئيسية لإدارة الشؤون المالية. وعلى الرغم من أتمتة العديد من العمليات من خلال أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاصة بالشؤون المالية، فلا تزال هناك العديد من الأنشطة المتكررة والمعرضة للأخطاء التي تتطلب تدخلًا بشريًا، مثل إجراء التسويات يدويًا وإعداد قيود اليومية والتقارير الخارجية. ويمكن للأتمتة الروبوتية للعمليات تحسين الكفاءة التشغيلية والالتزام بالمواعيد والدقة من خلال أتمتة هذه الخطوات اليدوية.

التخطيط والتحليل المالي (FP&A)

يُعد إعداد الميزانيات والتوقعات وإعداد التقارير الإدارية من الوظائف الأساسية التي تمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات أعمال سليمة استنادًا إلى المعلومات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب. وعادةً ما تخصص إدارة التخطيط والتحليل المالي (FP&A) قدرًا كبيرًا من الوقت للبحث عن البيانات وتجميعها وتنسيقها بدلًا من التركيز على التحليل المالي والتخطيط الاستراتيجي. وتعمل الأتمتة الروبوتية للعمليات على أتمتة هذه الأنشطة اليدوية المتعلقة بالبيانات، ما يمكّن المتخصصين في الشؤون المالية من تحويل تركيزهم إلى الأعمال ذات القيمة المضافة الأكبر.

عمليات الخزينة

إدارة النقد من وظائف الخزانة الأساسية التي تضمن توفر القدر اللازم من النقد لدى الشركات لمواصلة عملياتها. وعلى وجه الخصوص، تُعد عمليات تسوية النقد وإعداد التقارير ضرورية لفهم الوضع النقدي الحالي في أي وقت، وذلك من خلال تسوية الأرصدة المجمعة للحسابات المصرفية مع النقد المُدرج في الميزانية العمومية. وتعمل الأتمتة الروبوتية للعمليات على أتمتة مهام التجميع والتسوية اليدوية هذه لتحسين دقة تقارير الوضع النقدي والتنبؤات المتعلقة به وإعدادها في الوقت المناسب، فضلًا عن تحسين الاستفادة من الموارد المالية المحدودة.

نقاط مهمة للشؤون المالية

تُعد هذه الوظائف المالية الأساسية الخمس ضرورية لاستمرارية أعمال المؤسسات. وتنطوي جميعها على إجراءات يومية متكررة ومهيأة للأتمتة. ويمكن لحلول الأتمتة الروبوتية للعمليات تعزيز هذه الوظائف بقدر كبير، ما يجعلها أكثر كفاءة ودقة وامتثالًا للمتطلبات التنظيمية.