5 besonders geeignete Bereiche für die Automatisierung im Finanzwesen

Unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder geografischer Lage haben die Finanzprozesse jeder Organisation viel gemeinsam. Jedes Unternehmen ist dafür verantwortlich, die Integrität der Finanzberichte zu gewährleisten, den Cashflow zu steuern und weitere grundlegende Finanzaufgaben zu erledigen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Die wesentlichen Ziele, die allen Finanzprozessen zugrunde liegen, sind Effizienz, Genauigkeit, Pünktlichkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, weshalb immer mehr Organisationen auf den Einsatz von KI-Tools für das Finanzwesen setzen. Das Melden von Fehlern und/oder Verzögerungen kann zu einer intensiven Prüfung durch Aufsichtsbehörden und Investoren führen.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) treibt seit mehreren Jahren in Finanzabteilungen höhere Effizienz, Genauigkeit und Compliance voran. Automation verringert die Zahl manueller Kontrollen, Meldefehler und Betriebskosten im Finanz‑ und Rechnungswesen.

Kernfinanzprozesse

Jede der folgenden fünf Hauptfunktionen im Finanzwesen kann durch die Implementierung von RPA erhebliche Vorteile erzielen.

Order-to-Cash

Der Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungseinzugs bei Kunden ist entscheidend, um einen ausreichenden Cashflow und die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Die Debitorenbuchhaltung ist für die Verwaltung dieser Prozesse verantwortlich, darunter die Einrichtung neuer Kundenkonten, die Erstellung genauer Rechnungen auf Basis eingehender Verkaufsaufträge sowie das Einziehen von Rechnungszahlungen.

Diese Funktion beinhaltet typischerweise eine Reihe manueller, fehleranfälliger Aufgaben, die zu verzögerten Zahlungseingängen und/oder entgangenen Einnahmen führen können. RPA ist entscheidend für die Optimierung dieser Aktivitäten, indem Informationen direkt aus einer Vielzahl von Quellen abgerufen, Beträge zur Gewährleistung der Genauigkeit abgeglichen und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden.

Beschaffung bis Abrechnung

Der Prozess der Validierung und Zahlung von Lieferantenrechnungen für erhaltene Waren ist entscheidend, um die Gültigkeit der beschafften Artikel, die Richtigkeit der in Rechnung gestellten Beträge sowie die termingerechte Zahlung sicherzustellen und so Mahngebühren und Zinsbelastungen zu vermeiden. Die Kreditorenbuchhaltung setzt typischerweise erhebliche Ressourcen dafür ein, neue Lieferantenkonten manuell anzulegen, Informationen aus Rechnungen einzugeben, die in Rechnung gestellten Beträge mit Bestellungen abzugleichen und Zahlungen zu autorisieren. RPA kann Aufgaben im Bereich Kreditorenbuchhaltung automatisieren, etwa die Aktualisierung von Lieferantenstammdaten, das Extrahieren von Rechnungsinformationen und die Validierung von Beträgen, um die Effizienz dieses Prozesses zu steigern und Überzahlungen zu vermeiden.

Finanzgeschäfte

Die Steuerung des monatlichen Hauptbuchabschlusses und die termingerechte, präzise Erstellung von Finanzberichten sind zentrale Aufgaben der Finanzabteilung. Obwohl viele Prozesse über ERP‑Systeme für das Finanzwesen automatisiert werden, gibt es nach wie vor zahlreiche repetitive, fehleranfällige Tätigkeiten, die menschliches Eingreifen erfordern, etwa die Durchführung manueller Abstimmungen, Buchungssätze und die externe Berichterstattung. RPA kann die betriebliche Effizienz, Pünktlichkeit und Genauigkeit steigern, indem diese manuellen Schritte automatisiert werden.

Finanzplanung und -analyse (FP&A)

Budgetierung, Prognosen und Management‑Reporting sind zentrale Funktionen, die es einer Organisation ermöglichen, auf Basis zeitnaher und genauer Finanzinformationen fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die FP&A‑Abteilung verbringt typischerweise einen unverhältnismäßig großen Teil ihrer Zeit mit der Beschaffung, Aggregierung und Aufbereitung von Daten, anstatt sich auf Finanzanalysen und strategische Planung zu konzentrieren. RPA automatisiert diese manuellen, datenbezogenen Tätigkeiten und ermöglicht Finanzfachkräften, ihren Fokus auf wertschöpfendere Aufgaben zu verlagern.

Treasury-Vorgänge

Das Cash‑Management ist eine zentrale Treasury‑Funktion, die sicherstellt, dass Unternehmen über die erforderlichen liquiden Mittel verfügen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Insbesondere sind Abstimmungs‑ und Berichterstattungsprozesse für liquide Mittel entscheidend, um die aktuelle Liquiditätsposition zu jedem Zeitpunkt zu erfassen, indem die konsolidierten Bankkontensalden mit den in der Bilanz ausgewiesenen liquiden Mitteln abgeglichen werden. RPA automatisiert diese manuellen Konsolidierungs‑ und Abstimmungsaufgaben, um die Genauigkeit und Aktualität der Berichterstattung und Prognosen zur Liquiditätsposition zu verbessern und begrenzte finanzielle Ressourcen besser zu nutzen.

Entscheidende Bedeutung für den Finanzbereich

Diese fünf zentralen Finanzfunktionen sind unerlässlich, um Unternehmen im Geschäft zu halten. Alle beinhalten repetitive tägliche Abläufe, die sich ideal für die Automatisierung eignen. RPA‑Lösungen können die Funktionen erheblich verbessern, indem sie effizienter, genauer und gesetzeskonform werden.