자동화로 계약 갱신을 관리하면 생기는 이점은 어떤 것이 있나요?
신규 계약, 갱신, 계약 워크플로, 전자 서명 획득, 갱신일까지 계약서 받기 등 계약 수명 주기 관리(CLM)는 조달에 있어서 오랜 시간이 걸리는 부분이 될 수 있으며, 특히 워크플로 프로세스가 복잡할 때 더욱 그렇습니다.
많은 계약에서 템플릿과 전자 서명을 이용하므로 RPA에 매우 적합한 비즈니스 프로세스입니다. 계약 관리 프로세스 자동화의 여러 이점 중 몇 가지는 다음과 같습니다.
디지털 트랜스포메이션 강화계약, 수정 또는 갱신에는 수동 프로세스, 오랜 시간이 걸리는 계약 초안 작성 및 개정, 여러 이해관계자가 관여하는 승인 프로세스, 감사 내역 및 계약 수명 주기 관리(CLM)를 위한 비즈니스 프로세스 등이 수반됩니다. 회사 내 디지털 트랜스포메이션의 일환으로 다양한 기능을 자동화할 수 있습니다. Symantec의 경우 Automation Anywhere의 RPA로 4,500시간을 절약했습니다.
직원 성장직원은 계약 관리 프로세스의 주요 이해관계자로서 병목 현상, 비즈니스 프로세스, 워크플로를 파악하고 계약 관리 소프트웨어를 테스트할 수 있습니다. 또한 계약서 템플릿과 승인 프로세스를 만들고 사용자 친화적인 계약 솔루션에 기여하여 직원 성장 기회를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.
오류 감소계약 생성을 위한 수동 데이터 입력은 시간이 오래 걸리고 오류가 발생하기가 쉬워 이해관계자, 내부 및 외부 영업 인력, 조달, 제공업체, 거래 상대 등에 불만을 초래합니다. 계약 관리 솔루션과 앱은 워크플로를 자동화 및 간소화하고 대시보드를 업데이트할 수 있어 직원은 관계 관리에 집중할 수 있습니다.
신뢰 및 평판계약서가 불완전하거나 오류가 있을 경우 발행인의 평판에 타격을 입힐 수 있습니다. 계약 관리 소프트웨어 통합은 응답 시간을 개선하고, 갱신 기회를 파악하며, 계약 갱신일을 지키고, 갱신 관리 및 승인 프로세스를 간소화합니다. 이것이 내외부 이해관계자의 신뢰와 평판을 구축하는 요소입니다.
워크플로 간소화자동화된 계약 관리 솔루션으로 기능과 계약 관리 프로세스 및 승인 프로세스를 간소화하고 주요 일정과 계약 데이터를 추적하여 투명한 감사 내역을 제공할 수 있습니다. RPA는 실시간으로 계약을 수정하므로 영업 인력과 이해관계자에게 실시간 상황을 업데이트할 수 있습니다.
효율성 향상RPA 계약 관리 소프트웨어는 갱신과 알림을 모니터링하고, 실시간 템플릿을 생성하며, 전자 서명을 받고, 계약서를 보관합니다. 또한 중앙 집중식 리포지토리, 주요 일정, 대시보드 등을 업데이트하는 기능으로 워크플로를 간소화합니다. 연간 13만 2천 시간을 절약한 Dai-ichi Life Insurance는 RPA의 뛰어난 효율성을 경험했습니다.
계약 갱신 자동화는 누구에게 혜택을 줄까요?
RPA는 계약의 모든 협상, 생성, 갱신 지점에서 업무 프로세스를 간소화하고, 비일관성을 표시 및 조사하며, 계약서를 보관하고, 필요 문서를 관리하여 수익성을 개선합니다.
주문서를 처리하기 위해 새벽 3시까지 기다려야 하는 경우도 있었습니다. 이제는 봇이 처리하므로 고객에게 더 집중할 수 있습니다.
- Brandi Ford, Automation Anywhere 시니어 계약 관리자 
88%
계약 처리 시간 단축 비율
100%
AARI를 통한 예외 사항 처리 감소 비율
80%
서명 처리 시간 단축 비율
자동화를 통한 계약 갱신 관리로 비즈니스를 지원하는 방법
계약 관리로 재무 성과를 극대화하고 비즈니스를 성장시킬 수 있습니다. 조달 계약과 공급업체 계약은 공급, 비용, 수익에 직접적인 영향을 줍니다. 계약 갱신을 자동화하면 승인 프로세스를 간소화하고, 계약서 초안 작성, 조항 및 워크플로를 표준화하며, 규제 준수 요구 사항을 충족하고, 중앙 리포지토리를 구축할 수 있으므로 계약서를 쉽게 검색하고 감사 내역을 투명하게 생성할 수 있습니다.
품질 개선
- 현재 CLM 소프트웨어를 사용하여 다양한 사무 기능을 일관성 있게 지속해서 완료합니다.
- 계약 금액 책정, 송장, 템플릿을 고객 간에 일관성 있게 유지합니다.
- 레거시 시스템을 비롯한 여러 플랫폼의 데이터를 단일 대시보드로 통합합니다.
- 불완전하거나 잘못된 정보를 표시하고, 조사받을 수 있도록 전송하며, 감지되는 대로 해결합니다.
- 계약 관리 프로세스에 명확한 감사 내역을 생성합니다.
조달
- 계약 협상을 실시간으로 업데이트하고 변경 및 제외 사항에 대한 감사 내역을 유지합니다.
- 할인, 금액 책정, 예외 사항 등에 대한 요청을 비즈니스 프로세스와 비교하여 확인합니다.
- 예약을 진행한 후 정보와 필요한 문서를 해당 캘린더로 자동 전송합니다.
- 비표준 약관을 신속하게 파악 및 표시하고, 조사를 받을 수 있도록 전송하며, 계약 상태를 업데이트합니다.
- 차등 금액, 할인, 보상 변경 또는 위약금을 추적하고 데이터를 반영하도록 금액을 조정합니다.
- 다양한 데이터 소스를 스캔하여 문제, 에스컬레이션, 지연 또는 미지급 이력이 있는 공급업체를 표시합니다.
금융
- 자동화된 데이터 관리와 규제 준수를 통해 계약서가 표준 약관에 따라 생성되도록 보장합니다.
- 인적 오류를 줄여 현금 흐름을 개선하고 수동 조정 및 데이터 입력에 걸리는 시간을 절약합니다.
- 계약 조항을 분석하고 불일치, 예외 사항, 할인, 차이를 표시합니다.
- 계약 수정과 약관의 다양한 형식에서 데이터를 캡처, 추출 및 처리합니다.
- 실시간 데이터, 예외 보고서, 조정, 투명한 감사 데이터를 온디맨드로 생성합니다.
공유 서비스
- 계약 관리 수명 주기 전반에 걸쳐 생산성을 향상하고, 오류를 줄이고, 프로세스 투명성을 제공합니다.
- 예외, 불일치, 조정 문제를 조사, 분석 및 해결합니다.
- 예정된 갱신을 영업, 고객 지원, 회계, 조달 팀에 전달합니다.
- 다양한 엔터프라이즈 시스템과 문서의 데이터에 액세스하고, 정보를 수집 및 분석하며, 보고서를 작성합니다.
- 부서 간 커뮤니케이션을 개선하고, 계약 워크플로를 최적화하며, 약관과 금액 책정을 일관적으로 확보합니다.
- 규제 준수 문제를 파악하여 문제를 해당 부서로 전달하고 근거가 되는 문서를 제공합니다.
계약 갱신 자동화 플랫폼에 대한 기대사항
자동화된 계약 관리 솔루션에 대한 투자를 고려할 때 어떤 유형의 솔루션을 찾고 있는지 생각해야 합니다. 얼마나 광범위하게 솔루션을 통합하고 싶으신가요? 지금은 계약서 템플릿의 필드를 완성하는 정도의 계약 자동화 솔루션을 찾을지 모르지만 향후에는 다른 기능을 원할 수 있습니다. 회사가 성장하면서 비즈니스에도 변화가 필요하기 때문에 사용자 정의 계약서 만들기, 승인 및 전자 서명을 위한 계약서 전송, 예외 사항 표시, 기타 작업 등을 추가할 수 있도록 자동화 솔루션의 확장이 필요하게 됩니다.
현재 운영 중인 엔터프라이즈 플랫폼의 종류에는 무엇이 있나요? 레거시 시스템에서 정보를 추출해야 하나요? 계약 관리 솔루션은 호환이 가능한가요? 요구 사항에 따라 솔루션을 확장할 수 있나요? 계약 관리 솔루션을 사용자 정의할 수 있는 사내 전문가가 있나요? 현재와 미래의 요구 사항을 하나씩 나열해 보세요.
계약 갱신 자동화를 시작하는 방법
먼저, 자동화할 기능이나 비즈니스 프로세스를 파악한 후 개념 증명과 성공 평가 방법을 결정하세요. 계약 갱신 자동화는 어떤 핵심 부서에 혜택을 줄까요? 운영상의 병목 현상은 어디에서 발생하나요?
이제 Automation Anywhere가 자동화를 향한 여정의 모든 단계에 도움을 드리겠습니다.
