Hier klicken für Blogs in Englisch

An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

Verfasst von Shobhana Viswanathan in Automatisierung verändert die Welt am April 27, 2019
Entwickler

Einführung in die Serie “Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)”

Bei Automation Anywhere erhalten wir viele Fragen zum Hintergrund der Automatisierung. Wie funktioniert sie? Warum brauche ich sie? Wie schaffe ich den Einstieg? Ist die Verwendung schwierig? Ist sie sicher für mein Unternehmen?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir uns entschlossen, ein Einstiegshandbuch zu verfassen, das die wichtigsten Grundlagen der Büroautomatisierung erläutert. Ob Sie eine Führungskraft auf C-Ebene oder ein Buchhaltungsmitarbeiter sind – wir helfen Ihnen dabei, den potenziellen Wert für Ihre Organisation zu verstehen.

In dieser dreiteiligen Serie erläutern wir die wesentlichen Punkte zum Thema RPA, beginnend mit einer Übersicht über das Konzept. In den beiden nachfolgenden Artikeln gehen wir dann mehr auf die Details ein. Und das können Sie hier erwarten:

  • Teil 1: Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung, und warum brauche ich sie?
  • Teil 2: Welche RPA-Komponenten benötige ich, um loszulegen? Wie erstelle und verwalte ich RPA-Bots?
  • Teil 3: Erweiterte Funktionen – Kognitive Automatisierung und KI

Beginnen wir.

Teil 1: Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung, und warum brauche ich sie?

Kopieren. Einfügen. Wiederholen. 10.000 Mal.

Das digitale Zeitalter hat uns viele wunderbare Dinge gebracht, aber dazu gehören auch digitale Plackereien. Wo wir früher Formulare dreifach auf NCR-Papier ausgefüllt haben, kopieren und fügen wir die Informationen jetzt mit immer wiederkehrenden und ermüdenden Tastatureingaben ein.

Ähnlich wie physische Roboter viele der sehr sich wiederholenden – und oft sehr gefährlichen – Aufgaben durchführen, die früher von Menschen erledigt werden mussten, gibt es jetzt einen Roboterprozess, der uns die wiederholungsintensiven (aber nicht wirklich gefährlichen) Vorgänge bei digitalen Büroarbeiten erspart. Die Bezeichnung dafür ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA).

RPA ist eine Möglichkeit, sich wiederholende Prozesse so zu automatisieren, dass sie die manuelle Arbeit für Sie erledigen. RPA ist die Programmierung von Softwarerobotern, oder Bots, für die Durchführung solcher Arbeiten. Es ähnelt der Programmierung eines Makros in Excel zum automatischen Ausfüllen von Zellen in einer Tabelle. Der Unterschied ist, dass Sie mit RPA über Programme und Plattformen hinweg Automatisierungsprogramme erstellen können.

Wenn ich zum Beispiel im Kundendienst arbeite und Daten aus dem CRM-System in eine Tabelle für einen Bericht einfügen muss, kann dieser Vorgang mithilfe von Bots automatisiert werden. Einmal richtig programmiert machen Bots niemals Fehler – sie arbeiten zu 100 % korrekt, haben niemals einen „schlechten Tag und funktionieren rund um die Uhr. Diese Bots verschaffen Menschen mehr Zeit für sinnvollere Arbeiten, etwa für mehr Engagement im Kundendienst.

Bots können in zwei grundlegende Kategorien unterteilt werden: beaufsichtigte und unbeaufsichtigte Bots. Unbeaufsichtigte Bots sind so konzipiert, dass sie im Hintergrund ausgeführt werden, wo sie automatisch Backoffice-Funktionen im großen Maßstab bei minimalem Eingreifen der Mitarbeiter durchführen. Beaufsichtigte Bots benötigen Ihre Aufmerksamkeit: Sie reagieren auf von Mitarbeitern ausgelöste Aktionen durch die automatische Durchführung bestimmter Aufgaben, um einen Arbeitsablauf zu vereinfachen.

Was kann ich automatisieren?

Praktisch jeder wiederholungsintensive Job oder Vorgang kann automatisiert werden. Von der Automatisierung einfacher Kopieren-und-Einfügen-Befehle bis hin zu intelligenten, kognitiven Bots, die Sie darüber informieren können, wann ein Kunde sehr unzufrieden ist und mit einem menschlichen Mitarbeiter zu sprechen wünscht. (In einer künftigen Ausgabe erfahren Sie mehr über kognitive Roboter.)

Einfache Befehle und Vorgänge wie etwa das Öffnen einer Anwendung, die Anmeldung (Benutzername und Passwort), Ausschneiden und Einfügen, berechnen, Speichern und Schließen usw. können sämtlich automatisiert werden. Anwendungen wie CRM-Systeme, Back-Office-Systeme, einschließlich Buchhaltung, ERP und Supply Chain, wie auch Kundendatenbanken usw. können ebenfalls sämtlich automatisiert werden.

Wo kann ich automatisieren?

Jeder Mitarbeiter in praktisch jeder Branche kann von der Automatisierung profitieren. RPA ist vor allem in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Bank- und Finanzwesen nützlich. Regulierungen wie HIPAA, ASC 606 oder die DSGVO sehen oft hohe Bußgelder für Verstöße vor. RPA sorgt dafür, dass Complianceberichte korrekt und unter Einhaltung der regulatorischen Richtlinien erfolgen.

Reale Anwendungsbeispiele

Sehen wir uns anhand einiger realer Beispiele an, wie RPA und Bots Ihnen in Ihrem Arbeitsalltag nützlich sein können.

Buchhaltung und Finanzen

Eine naheliegender Einsatzbereich für RPA ist die Banken- und Finanzbranche (oder BFSI für Banking and Financial Services Industry). Die Gründe dafür liegen auf der Hand – die Branche ist stark reguliert, und beim Umgang mit Gelddingen muss alles immer absolut korrekt sein. Sehen wir uns ein Beispiel an, in dem die Automatisierung die Einhaltung der geltenden Vorschriften ermöglichen kann, insbesondere eine neue Verordnung namens ASC 606, eine speziell für Verträge ausgerichtete Richtlinie zur Umsatzrealisierung. Im folgenden Szenario werden Informationen aus einem neuen Vertriebsgeschäft aus Salesforce.com CRM in die NetSuite-Finanzanwendung aktualisiert.

Netsuite

Durch die Automatisierung des Prozesses wird nicht nur die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt, Sie sparen auch Zeit und Geld, da Bots den menschlichen Mitarbeitern diese wiederholungsintensive Arbeit abnehmen.

Life Sciences-Branche

Zum Life-Sciences-Sektor gehören Branchen wie Pharmazie, Biotechnologie, medizinische Geräte und viele weitere rund um das Gesundheitswesen. Und da es bei diesen Produkten oft buchstäblich um Leben und Tod geht, gelten hier strengste Regulierungen. Viele dieser Verordnungen sind mit sehr arbeitsintensiven und umfangreichen Berichtsverpflichtungen verbunden. Ein Biotechnologieunternehmen gibt beispielsweise an, dass es pro Jahr 240.000 Arbeitsstunden für das Ausfüllen regulatorischer Formulare aufwendet. Dies entspricht 120 Personaljahren bzw. 120 Vollzeitmitarbeitern!

Sehen wir uns an, wie die Automatisierung Life Sciences-Unternehmen bei ihren Berichten unterstützen kann.

Das herkömmliche Verfahren

Die manuelle Beschwerdeberichterstattung beinhaltet mehrere Schritte:

  • Ein Kunde meldet ein Problem mit einem Produkt.
  • Die Einzelheiten (gelb hervorgehoben) werden von einem Mitarbeiter im CRM-System des Unternehmens erfasst.
  • Die Beschwerdeinformationen, einschließlich des Namens des Mitarbeiters, der Produktinformationen usw., müssen in einer bestimmten Form und in einer bestimmten Weise erfasst werden, etwa in einem eQMS-Beschwerdemodul.
  • Das Kopieren dieser Daten beinhaltet den manuellen Prozess des Kopierens und Einfügens der Daten aus dem CRM in das eQMS. Das ist nicht nur sehr arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig. Und Fehler sind in einer stark regulierten Branche wie der Pharmaindustrie unbedingt zu vermeiden.

Automation works

Dieser Vorgang wird oft euphemistisch als „Drehstuhlschnittstelle“ bezeichnet, bei der Büromitarbeiter Informationen aus einem System manuell kopieren und in ein anderes System einfügen.

Das automatisierte Verfahren

Wenn der Datenübertragungsvorgang automatisiert ist, erfolgt das Kopieren und Einfügen hinter den Kulissen durch einen Bot. Dies geht sehr schnell und präzise:

  • Die Daten werden vom Bot kopiert.
  • Die Daten werden vom Bot eingefügt.
  • Wiederholen.

Product complaint initiation

Wie Sie sehen, spart die Automatisierung solcher sehr komplexer Berichtsformulare nicht nur enorm viel Zeit, sondern beseitigt auch mögliche Fehler.

Automatisierungen können für nahezu jeden Prozess und in nahezu jeder Branche angewendet werden. Wir haben erlebt, dass RPA in Startups oder auch in Fortune 500-Unternehmen eingesetzt wurde.

Sie müssen kein Informatiker sein, um Bots zu erstellen. Tatsächlich wurde der Top-Bot in einem kürzlich durchgeführten Bot Games-Wettbewerb von einem geschäftlichen Nutzer erstellt – keineswegs von einem Softwareentwickler. Und dazu kommt, dass Sie jetzt sogar vordefinierte Bots im Bot Store erhalten können.

Schlussfolgerung

Genau wie die Industrielle Revolution des späten 19. Jahrhunderts und die Informatik Mitte des 20. Jahrhunderts ist RPA die Revolution des 21. Jahrhunderts. All diese Revolutionen haben Menschen von manueller Arbeit befreit und unser aller Leben besser und leichter gemacht. Und indirekt sind wir dadurch auch wohlhabender geworden.

Eine jüngste Studie der University of London zeigte, dass Arbeiter an einem durch Automatisierung erweiterten Arbeitsplatz um bis zu 33 % bessere Ergebnisse rund um die menschlichen Arbeitsplatzfaktoren erzielten als Kollegen ohne solche Erweiterungen.

Dazu kommt, dass Unternehmen durch Automatisierung enorm viel Zeit und Geld einsparen können. Eine neue Studie von „Towards Data Science“ besagt, dass „98 % der Führungskräfte angeben, dass die Automatisierung von Prozessen für geschäftliche Vorteile von entscheidender Bedeutung ist.“

Sie brauchen aber keine Studien, um zu wissen, ob Sie automatisieren sollten. Dazu reicht der gesunde Menschenverstand. Und in Wirklichkeit ist es ganz einfach. Sie können RPA kostenlos ausprobieren und sich selbst ein Bild machen.

Bleiben Sie dran für Teil 2: Welche RPA-Komponenten benötige ich, um loszulegen?