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释放采购到付款信息的力量

写的 Mark Brousseau 全新机器人经济体系 上 April 22, 2019
开发者

谈到采购商品和服务,大多数企业都是盲目的。

根据德勤的《2018 年全球首席采购官调查》, 65% 的采购主管除了一级供应商外知之甚少。德勤调查了来自 39 个国家的 500 多名采购主管,他们代表的组织的年营业额合计为 5.5 万亿美元。只有 6% 的采购主管在其供应链中具有透明度。

从采购到支付过程中的低可见性给企业带来了六大挑战:

  1. 供应链问题:对从采购到支付信息的可见性较差,使得企业很难快速标识和解决低效和问题。从采购到支付的问题恶化,增加了采购商品和服务成本上升、采购失误、交货延迟和供应链严重中断的可能性。

  2. 运营效率低下:如果没有对其从采购到支付的信息的清晰可见性,采购部门很难有效跟踪其运营绩效或预测并满足未来需求。如果不加控制,采购将很难跟上日常任务,或者跟上经济或监管环境的变化。在德勤《2018 年全球首席采购官调查》调查中,78% 的采购主管表示,降低成本是他们的首要任务之一。

  3. 浪费的员工时间:在手动或半自动的采购到付款环境中,从事同一项目或拨款的不同部门的利益攸关方无法轻易获得他们需要的关于供应商合同、请购单、采购订单、发票和交货证明收据的重要信息。因此,工作人员浪费了大量时间寻找数据,复印文件,重新加密、剪切和粘贴数据。

  4. 预算外支出:对于在手动或半自动环境中操作的从采购到支付的部门来说,预算外支出是一个大问题。采购者永远无法确定是否有足够的预算来支付他们正在采购的商品和服务。此外,分散的系统和对从采购到支付过程缺乏可见性,使得管理者很难快速标识“特立独行”或未经批准的支出。

  5. 与利益攸关方的协作不力:采购的角色正在从战术后台职能演变为企业各部门的战略采购顾问。采购职能的扩大要求它能够随时获取有关组织整个采购到付款流程(即库存)的信息,以帮助指导各部门的采购决策,避免错误、交付问题和不良的供应商关系。

  6. 合同问题:对从采购到支付过程的不充分了解使得企业很难确保货物和服务是按照谈判的条款从首选供应商处采购的,或者严格管理供应商合同。在大多数企业中,采购者无法轻松访问合同细节或监控根据供应商合同进行的采购。在德勤《2018 年全球首席采购官调查》调查中,54% 的采购主管表示,更好地管理风险是他们的首要任务之一。

根据德勤《2018 年全球首席采购官调查》的说法,这些问题的根源在于,只有三分之一的采购到付费部门使用先进的数字技术。由于依赖手动和半自动的从采购到支付流程,无法获取关键采购信息,数据不完整或不准确,信息不及时,系统支离破碎,采购主管无法轻易获取做出明智决策所需的变量。

具有认知自动化功能的 RPA 如何提高透明度

具有认知自动化功能的机器人流程 (RPA) 可应对这些挑战。

具有认知能力的 RPA 解决方案具有内置的领域专业知识,可查找高度专业化流程(如采购付费)所需的唯一、特定于进程的数据。计算机视觉、光学字符识别 (OCR) 技术和模糊逻辑相结合,自动提取和丰富数据,同时机器学习有助于提高采集数据的准确性。认知自动化有助于确保提取所有非结构化数据。

一旦捕获和解密了文档中的数据,RPA 机器人就可以将其用于基于规则的自动化,从而无需人工执行简单、重复的任务。

虽然具有认知自动化功能的 RPA 擅长以文档为中心的流程,但该技术还可以理解和处理电子邮件和邮件请求,例如发票状态查询。

具有认知自动化功能的 RPA 最大的一个优势是,能不断学习技术。随着认知自动化解决方案接收新数据,将建立更多的联系,并学会如何处理信息。这意味着具有认知自动化功能的 RPA 可以从主要自动化基本任务(如发票数据捕获)转向接管合规性、审核和报告方面的复杂流程。让软件机器人做更多的“繁重的工作”,使人类开始走出从采购到支付的过程,专注于增值活动。

采用认知自动化功能的 RPA 通过描述性分析、预测分析、实时分析、数据可视化和具有业务洞察的仪表板提高供应链透明度。

随着全球经济的不断改善,采购可以在帮助企业最大限度地增加机会和从竞争中脱颖而出方面发挥很大作用。但对于依靠手动和半自动流程采购商品和服务的企业来说,这一切都不可能实现。

RPA 通过认知自动化促进的透明度使采购主管能够实现更好的业务成果,提供更大的价值,并避免潜在的重大风险。

您的企业是否准备好释放其采购到支付信息的价值?