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運用認知 IQ Bot 實現採購到付款流程的自動化,確保您的人工智慧投資獲得所需的投資報酬率

寫的 Semyon Sergunin 職場上的軟體機器人 上 February 4, 2019
投資報酬率

在先前的文章中,我們已說明如何透過新增 RPA 與認知自動化來將採購到付款的流程自動化,以消弭電子郵件、ERP 與付款解決方案之間的鴻溝。此外,我們也探討實作此類型專案的最簡易方法,也就是運用 Bot Store 中的預建機器人

現在,我想要著重探討為何 AP 自動化如此重要,以及半自動與全自動的採購到付款流程究竟有何差異。只要將焦點放在 AP 部門主管的首要考量上,就能了解如何透過自動化來加以因應。

1. 採購到付款流程的效率:AP 部門鮮少有足夠的資源,而且總是面臨著「以更少做更多」的壓力。由於購貨發票流程會降低處理效率,而效率則會以每一全職當量 (FTE,相當於一位 AP 人員每天工作 8 小時) 的發票數量來計算得出,因此,情況更是雪上加霜。下表顯示在不同的 P2P 自動化程度下,每位專業人員每年所經手的平均發票數量。

自動化程度

在導入應付帳款自動化 (亦即 70% 以上的發票都會經由電子方式接收,然後透過自動化工作流程來處理) 的組織中,每位 AP 人員每年可處理超過 22,500 筆發票。而在手動處理發票的類似組織中,每位 AP 人員只能達到十分之一的績效。

2. 發票處理成本:根據 Institute of Finance and Management 的資料顯示:發票處理的平均成本會因自動化程度而有不同。雖然此一數據並未涵蓋某些費用 (例如經常性費用與初期自動化費用),卻比較了不同組織中的 AP 職能。高度自動化的 AP 部門,可降低高達 80% 的成本。

自動化程度
資料來源:Institute of Finance and Management AP 基準報告,2017 年

3. 廠商關係:發票處理效率越高,付款就會更加準時。在 IOFM 的調查中,近 29% 的高度自動化受訪者表示:96% 以上的非 PO 發票都會準時完成付款,相較之下,中度自動化的受訪者僅 13%。這意味著:高度自動化不僅能提高廠商的滿意度,還可減輕員工的壓力,進而讓他們更樂於工作。而及早完成付款,甚至還有助於取得額外的折扣,或省下更多成本。

整體而言,自動化可省下輸入發票資料、手動處理發票,以及手動或半自動環境必備的傳送作業,繼而提高 AP 流程的成效,並降低成本。這項技術會自動擷取、驗證發票資料、比對發票、PO 與交貨證明收據,並將已核准的發票直接發佈至 ERP 平台。凡是需要檢閱、核准或例外解決方案的發票,都會根據預先設定的規則,以電子方式傳送給特定人員。

此外,控制面板也會在遇到瓶頸時自動通知經理,並告知使用者哪些發票即將到期。這項技術會追蹤重要的生產力指標,如此一來,就不需要使用多個銀行系統將應付帳款支付給供應商。

若要深入了解「為何」端對端採購到付款程序如此重要,以及「如何」透過結合運用 RPA 技術與認知 IQ Bot 來實現最大程度的自動化,請觀看這個隨選網路研討會

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