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在企業尋找方法來減少營運效率低下以提高利潤率的時候,銷售訂單處理仍然是自動化的主要候選者。

自動化銷售訂單流程可降低成本,加快週期時間,增強客戶體驗,並使員工專注於增值任務。這是根據 APQC 對來自高訂單量或即時庫存策略的企業的 167 名銷售訂單專業人員的調查。事實上,根據 APQC 的研究,自動化為每個銷售訂單節省了 5 到 15 美元,並將銷售訂單週期縮短了 46% 以上。

在某些行業中,銷售訂單自動化是在客戶滿意度方面不輸給競爭對手的主要因素。然而,許多企業仍然手動處理紙質或通過電子郵件或傳真送達的銷售訂單。在大多數企業中,手動處理對訂單的處理效率和有效性有很大的影響,更不用說手動鍵控不可避免地會導致錯誤和交付延遲。

在不斷降低成本的壓力下,在 APQC 調查的企業中,34% 的企業將更多的員工轉移到面向客戶的崗位,現在是時候讓訂單處理自動化了。

重新思考自動化的方法

企業列舉了幾個拖延銷售訂單流程自動化的原因,包括缺乏資本預算、部門資源短缺、對變革的恐懼、不同的優先事項彼此競爭、缺乏 IT 資源以及缺乏資深管理人員。但是,銷售訂單自動化的其中一個最大障礙是,大多數企業採用過時的方法來實現流程自動化。

大多數企業採用自上而下的自動化方法,其中 IT 的任務是安裝和啟用獨立系統以自動執行訂單處理等功能。但創新的步伐非常快,導致大量的 IT 積壓。更重要的是,企業正在定期部署新系統,卻未放棄舊系統。因此,人工手動執行 80% 的業務流程,包括需要在遺留系統之間進行手動資料傳輸的業務流程,以及 IT 部門根本沒有時間進行自動化的業務流程。只需考慮一下員工浪費在重新鍵入、剪下和貼上訂單資料到各種系統中的時間。

更糟糕的是,傳統的訂單輸入系統只處理結構化資料,即來自紙質或電子試算表、資料庫或標準化表格的資料類型。但企業淹沒在非結構化資料中,例如文字訊息、電子郵件、手寫訊息和半結構化文件,這些資料包含一組已知資料,但具有不同的排版,使資料難以提取。由於處理或分析資料的複雜性,許多人忽略了這些資料。事實上,這些資料被稱為「暗資料」,因為企業根本不知道它包含什麼。

包含認知自動化的機器人流程自動化 (RPA) 提供了更好的自動化方法。RPA 能夠指示軟體機器人輕鬆複製按鍵動作或是遵循定義的規則集,讓重複性高的簡單工作得以在複製流程後自動完成。機器人與 IT 系統和應用程式互動,就像人類一樣。這項技術經常都是隨插即用,完全不需要對現有 IT 系統、遺留應用程式或機器進行更改。這使得 RPA 成為銷售訂單處理的理想選擇,其中與記錄系統 (例如 ERP 應用程式、庫存系統或 CRM 平台) 的無縫整合對於消除流程效率低下和資料差距至關重要。

RPA 自動化銷售訂單流程,例如:

  • 擷取銷售訂單
  • 提取銷售訂單資料
  • 驗證銷售訂單資訊
  • 電子路由銷售訂單的方法和例外狀況處理
  • 將銷售訂單資訊上載到下游系統

利用認知自動化人工智慧 (AI),透過處理和分析非結構化和半結構化文件 (如銷售訂單) 來增強 RPA。結合 AI 功能的 RPA 解決方案內建了相關領域的專業知識,可找出專業化流程必備的獨一無二、特定流程資料。當中會結合電腦視覺、光學字元辨識 (OCR) 技術與模糊邏輯,以自動擷取與豐富資料,並採用機器學習 (ML) 技術來提升已擷取資料的準確度。認知自動化有助於確保智慧系統擷取所有非結構化資料。

重要的是,基於 AI 的自動化比過時的系統更快地提供結果。該技術經過預先培訓,可實現業務流程的自動化。這消除了 IT 和/或資料科學家設計複雜模型的需要。業務使用者可以設計自己的處理模型,並在幾週內開始執行——無需編碼技能。消費者級可用性和企業可擴展性有助於確保強大的使用者採用率和快速的投資回報,同時滿足當前和未來的業務需求。

商業成功的關鍵

自動化銷售訂單流程的業務案例經過驗證且具有吸引力。APQC 調查的近 90% 的組織表示,增加的流程自動化與整合在推動業務實體的成功方面非常有效。由於 RPA 具有認知自動化功能,企業自動化銷售訂單流程從未如此簡單。

具有認知自動化的 RPA 克服了傳統自動化方法所構成的障礙,使企業能夠最終消除基於紙張的訂單輸入流程,降低成本,縮短週期時間,更好地利用員工並提供卓越的客戶體驗。

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簡介 Semyon Sergunin

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Semyon Sergunin 具有軟體開發、B2B 行銷及銷售背景,已在自動化技術領域中耕耘超過 15 年。他致力於促進全球採用智慧自動化解決方案,包括 IQ Bot 和 Discovery Bot。

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