¿Cuáles son los beneficios de los sistemas automatizados de gestión de documentos para RR. HH.?
Muchas tareas de RR. HH. dependen en gran medida de procesos manuales y de la supervisión humana. Por desgracia, muchos líderes de RR. HH. creen que los bots son impersonales e incapaces de generar mucho valor. Esto está muy alejado de la realidad. La automatización de la recuperación de registros transforma las tareas de RR. HH. y aumenta la eficiencia, la precisión y la accesibilidad. La RPA funciona con la mayoría de los programas de RR. HH. para que pueda mantener sus sistemas, como Workday, Jobvite y OKTA, sin necesitar tiempo de inactividad para realizar la implementación. Es un beneficio para todos.
Colaboración mejoradaLa automatización de la recuperación de registros de empleados (ERRA, del inglés Employee Record Retrieval Automation) está diseñada para trabajar de forma transversal en la búsqueda, promoción y entrenamiento de nuevas contrataciones, a la vez que mejora la retención de los empleados. Sin embargo, la ERRA también reduce la complejidad de los procesos de varios pasos y de varios inicios de sesión, y puede colaborar entre varios sistemas asociados de RR. HH.
Menores costosEl procesamiento automatizado de documentos es rentable. Hace que la contratación y la incorporación sean más eficientes, pero también hay menos duplicación de tareas y menos exigencias para los profesionales de RR. HH. En resumen, cuanto más incorpore la automatización a RR. HH., mayor será el ahorro de costos.
Toma de decisiones basadas en datosLos bots de RPA se pueden entrenar para generar informes detallados sobre el desempeño o el flujo de trabajo de los empleados, e identificar problemas u oportunidades en tiempo real, lo que proporciona a las empresas mejor información sobre su organización y sus empleados.
Incremento de la precisiónLa introducción manual de datos en las instalaciones tiende a ser muy repetitiva. Cuanto más tengan los humanos que realizar estas acciones y migrar los datos de una base de datos a otra, más probable será que cometan errores costosos. La automatización del flujo de trabajo de RR. HH., como la recuperación de registros, elimina el riesgo y garantiza que no vuelva a perder documentos.
CumplimientoLa recuperación automatizada de registros y documentos puede incluir registros auditables que los responsables de cumplimiento y los expertos pueden utilizar para garantizar el cumplimiento de las políticas, normas y reglamentos locales, nacionales e internacionales. Los bots también pueden localizar y eliminar datos de PII, de acuerdo con las políticas gubernamentales de gestión de la información.
Mejor gestión de los datos de los empleadosAdemás del cumplimiento, la gestión adecuada de los datos de los empleados, como los cambios de dirección, los ascensos o los movimientos verticales a diferentes departamentos, implica mantener esa información actualizada. Este proceso puede estar lleno de errores y consumir mucho tiempo. La automatización inteligente reúne los datos, reduce los errores, acelera el tiempo de los ciclos y reduce los costos.
¿A quién beneficia la gestión automatizada de documentos?
El uso de la automatización de la gestión de documentos no se limita al Departamento de RR. HH. Cualquier departamento de una empresa puede beneficiarse de su uso, ya que puede ayudar a eliminar los procesos basados en papel y mejorar la productividad y la rentabilidad de cualquier departamento.
Dell aprovecha la RPA para impulsar la productividad de RR. HH. mediante la automatización de pequeñas tareas
"Tenemos una gran cantidad variable de automatizaciones, algunas son muy complejas y otras son bastante simples. Tratamos de cambiar la forma en que trabajamos a través de la implementación de estas automatizaciones".
– Joe Cotnoir, director del Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), Habilitación de Procesos Empresariales, Dell 
Un 85%
de aumento de la eficacia
30
automatizaciones en RR. HH. implementadas solo en el 2019
Cómo la automatización de la gestión de documentos puede ayudar a los Departamentos de Recursos Humanos
La automatización de procedimientos como la recopilación de documentación, la verificación de la información, el cumplimiento y el archivado puede ahorrar tiempo a los profesionales de RR. HH. Los Departamentos de RR. HH. a menudo no pueden centrarse en tareas especializadas y estratégicas debido a las numerosas tareas repetitivas de gestión de documentos. Sin embargo, la combinación de sistemas de gestión de documentos y recuperación de registros con otras tareas empresariales y de RPA puede ampliar las ventajas de la automatización más allá de las tareas básicas.
Automatización del proceso de contratación
- Procesar solicitudes y currículums
- Hacer coincidir las competencias a los puestos de trabajo para encontrar la mejor opción
- Verificación de documentos
- Procesos de incorporación
- Nómina e inscripción de prestaciones
- Identificación, configuración de cuentas y paneles de empleados
Comunicaciones
- Obtenga los documentos según sea necesario
- Proporcionar notificaciones cuando las certificaciones vencen
- Mantener a los empleados informados sobre detalles como la acumulación de vacaciones y las prestaciones de salud
- Generar contratos, jubilaciones y documentos de terminación
- Promover los ascensos internos con aquellos que cumplen los requisitos
- Solicitar y actualizar automáticamente los registros
Procesamiento inteligente de documentos
- Seguimiento del vencimiento de certificaciones
- Generación de informes de alta calidad
- Identificar información o documentos faltantes
- Seguimiento del uso de documentos y de las métricas de rendimiento
- Estandarizar los datos para hacerlos accesibles a otros programas
- Verificar la validez de documentos
Tareas de seguridad y cumplimiento
- Registros de la cadena de custodia
- Referencias cruzadas para reducir la diferencia entre los sistemas de información
- Codificación, cifrado y otras medidas de seguridad
- Controlar el acceso a los documentos
- Automatizar la purga de documentos
- Supervisar la capacitación y certificación adecuadas
Qué considerar al elegir soluciones de procesamiento y gestión de documentos
El mejor software de gestión de recursos humanos debe integrar flexibilidad, facilidad de uso y requisitos de seguridad coherentes para mantener la mejor experiencia. Ciertamente no es una tarea fácil, pero la plataforma nativa de la nube de RPA de Automation Anywhere y su combinación única de funciones pueden satisfacer todos estos requisitos, lo que la convierte en la opción principal para empresas de todo el mundo.
Las soluciones de gestión de documentos de RR. HH. de Automation Anywhere utilizan bots de fácil implementación, IA y ML para crear flujos de trabajo potentes y dinámicos. En poco tiempo, estas soluciones automatizadas y omnicanal realizarán varias tareas y le proporcionarán información procesable y medible que podrá utilizar para hacer crecer su empresa, a la vez que minimiza los riesgos. Como resultado, podrá maximizar el rendimiento de su Departamento de RR. HH. y garantizar que su empresa supere a la competencia en el futuro.
Cómo las empresas pueden empezar a utilizar la automatización de procesamiento de documentos
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