Automatisierung des Dokumentmanagements

Personalverantwortliche verbringen viel Zeit mit Dateneingabe und Dateiverwaltung. Allerdings können viele dieser Aufgaben durch Tools automatisiert werden, was den Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert. Darüber hinaus bedeutet die Implementierung eines Automatisierungsworkflows, dass Personalverantwortliche mehr Zeit für das haben, was sie am besten können – die Beratung und Betreuung der Mitarbeiter.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ermöglicht es Ihnen, Workflows für Ihre Personalabteilung so einfach oder komplex zu gestalten, wie erforderlich. Die Erstellung mehrerer Workflows erleichtert die automatische Weiterleitung von Dokumenten über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, von Bewerbungen und Gehaltsabrechnungen bis hin zu Renten- und Kündigungsprozessen. Stellen Sie es sich als automatisiertes Dokumentenmanagement vor.

Die RPA-Lösung Document Automation von Automation Anywhere und vorgefertigte Aufgaben-Bots für HR sind ein Must-have. Sie können mit kleinen Prozessen beginnen, z. B. mit der Erfassung von elektronischen Unterschriften, oder mit einem Proof of Concept, um zu erfahren, wie RPA Ihr Unternehmen weiterbringen kann. Dann sehen Sie, was die Implementierung von HR-Automatisierung für Ihre Rentabilität bedeuten kann, so wie es diese internationale Bank getan hat.

Was sind die Vorteile automatisierter Dokumentenmanagementsysteme für die Personalabteilung?

Viele Aufgaben im Personalwesen sind stark von manuellen Prozessen und menschlicher Kontrolle abhängig. Leider sind viele HR-Führungskräfte der Meinung, dass Bots unpersönlich sind und keinen großen Mehrwert bieten. Das entspricht nicht der Wahrheit. Die Automatisierung des Abrufs von Datensätzen verändert die Aufgaben der Personalabteilung und verbessert Effizienz, Genauigkeit und Barrierefreiheit. Und RPA funktioniert mit den meisten HR-Softwareprogrammen, sodass Sie Ihre Workday-, Jobvite- und OKTA-Systeme ohne Ausfallzeiten bei der Implementierung weiterlaufen lassen können. Es ist eine Win-win-Situation.

Verbesserte Zusammenarbeit

ERRA (Employee Record Retrieval Automation) wurde entwickelt, um funktionsübergreifend neue Mitarbeiter zu finden, zu fördern und zu schulen und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Durch ERRA reduziert sich jedoch auch die Komplexität von mehrstufigen Prozessen mit mehreren Anmeldungen und es können mehrere HR-Partnersysteme zusammenarbeiten.

Kosten senken

Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist kosteneffizient. Dadurch werden Einstellung und Onboarding effizienter, aber es gibt auch weniger Doppelarbeit und die Anforderungen an die HR-Experten sind geringer. Kurz gesagt, je mehr Automatisierungslösungen Sie in die Personalverwaltung integrieren, desto größer werden die Kosteneinsparungen sein.

Datengestützte Entscheidungsfindung

RPA-Bots können so trainiert werden, dass sie detaillierte Berichte über die Leistung oder den Arbeitsablauf von Mitarbeitern erstellen und Probleme oder Chancen in Echtzeit erkennen. Dadurch erhalten Unternehmen bessere Informationen über ihre Organisation und ihre Mitarbeiter.

Verbesserte Genauigkeit

Die manuelle Dateneingabe vor Ort ist in der Regel sehr repetitiv. Je mehr Menschen diese Aktionen durchführen und Daten von einer Datenbank in eine andere migrieren müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie kostspielige Fehler machen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Personalwesen, z. B. das Abrufen von Datensätzen, beseitigt dieses Risiko und sorgt dafür, dass Sie nie wieder Dokumente verlieren.

Compliance

Der automatisierte Abruf von Datensätzen und Dokumenten kann Auditprotokolle umfassen, mit denen Compliance-Beauftragte und Experten die Einhaltung lokaler, nationaler und internationaler Richtlinien, Regeln und Vorschriften sicherstellen können. Bots können auch personenbezogene Daten suchen und entfernen. Damit halten Sie sich an die behördlichen Richtlinien zum Informationsmanagement.

Bessere Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Neben der Einhaltung von Vorschriften bedeutet die ordnungsgemäße Verwaltung von Mitarbeiterdaten – z. B. Adressänderungen, Beförderungen oder Versetzungen in andere Abteilungen –, dass diese Informationen auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen. Dieser Prozess kann fehlerbehaftet und zeitaufwendig sein. Intelligente Automatisierung führt die Daten zusammen, reduziert Fehler, beschleunigt die Zykluszeit und senkt die Kosten.

Wer profitiert vom automatisierten Dokumentenmanagement?

Die Automatisierung des Dokumentenmanagements beschränkt sich nicht nur auf die Personalabteilung. Alle Abteilungen eines Unternehmens können von diesem System profitieren, weil es dazu beitragen kann, papierbasierte Prozesse abzuschaffen und die Produktivität und Rentabilität jeder Abteilung zu verbessern.

Abteilungen für Gehaltsabrechnung und Buchhaltung

Diejenigen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Überwachung von Zusatzleistungen zuständig sind, finden automatisierte HR- und Datensatzabfragen besonders hilfreich. Sie können Leistungen wie Urlaubs- oder Krankengeldansprüche aktualisieren. Sie können auch Erklärungen oder andere Dokumente erstellen, um die Kommunikation mit Mitarbeitern und Management zu verbessern.

Fachleute für Compliance, Sicherheit und Auditing

Mithilfe von Automatisierungssystemen können Personalabteilungen den Bedarf planen und ermitteln, z. B. das Ablaufdatum von Zertifizierungen, und Mitarbeiter für Verlängerungen registrieren. Am wichtigsten ist, dass diese Systeme sicher sind und Unternehmen damit ihre Daten schützen und den Zugang zu privaten Informationen beschränken können.

Management und Führung

Führungskräfte können den automatisierten Abruf von Unterlagen nutzen, um die Arbeitsleistung zu bewerten oder Entscheidungen über die Bezahlung und Beförderungen zu treffen. Diese Software ist auch hilfreich, wenn es darum geht, Mitarbeiter bei der Planung ihrer beruflichen Laufbahn, bei der Durchführung von Schulungen oder bei der Planung von Qualifizierungsprogrammen zu unterstützen.

IT und Sicherheit

Die Automatisierung des Abrufs von Datensätzen lässt sich einfach implementieren, anpassen und verwalten. Außerdem bietet die Automatisierung zusätzliche Sicherheitsfunktionen und verringert die Netzwerkanforderung. Schließlich macht die Automatisierung es einfacher, Zeitpläne für die Aufbewahrung von Dokumenten zu entwickeln und einzuhalten, um so unnötige Daten zu löschen, ohne gegen Gesetze und Vorschriften zu verstoßen.

Dell nutzt RPA zur Steigerung der HR-Produktivität durch die Automatisierung kleinerer Aufgaben.

„Wir verfügen über eine Vielzahl unterschiedlicher Automatisierungen – einige sind sehr komplex und andere ziemlich einfach. Wir versuchen wirklich, unsere Arbeitsweise zu ändern, indem wir diese Automatisierungen implementieren.“

– Joe Cotnoir, Director HRIS, Business Process Enablement, Dell

85%

Effizienzsteigerung

Automatisierungen im Personalwesen, die allein 2019 eingeführt wurden

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Wie kann die Automatisierung des Dokumentenmanagements den Personalabteilungen helfen?

Durch die Automatisierung von Verfahren wie dem Sammeln von Unterlagen, der Überprüfung von Informationen, der Einhaltung von Vorschriften und der Ablage können HR-Experten Zeit sparen. Personalabteilungen können sich oft nicht auf spezialisierte und strategische Aufgaben konzentrieren, da sich viele Aufgaben des Dokumentenmanagements wiederholen. Durch die Kombination von Dokumentenmanagement- und Abfragesystemen für Datensätze mit anderen RPA- und Geschäftsaufgaben können die Vorteile der Automatisierung jedoch über die grundlegenden Aufgaben hinausgehen.

Automatisierung des Einstellungsprozesses

Bewerbungen und Lebensläufe bearbeiten
Qualifikationen und Stellen abgleichen, um die besten Kandidaten zu finden
Dokumente überprüfen
Onboarding-Prozesse
Gehaltsabrechnung und Anmeldung zu Zusatzleistungen
Identifizierung, Kontoeinrichtung und Mitarbeiter-Dashboards

Kommunikation

Dokumente nach Bedarf abrufen
Benachrichtigungen bei Ablauf von Zertifizierungen bereitstellen
Mitarbeiter über Details wie Urlaubsansprüche und Gesundheitsleistungen informieren
Verträge, Renten- und Kündigungsdokumente erstellen
Interne Beförderungen bei denjenigen voranbringen, die dafür infrage kommen
Automatisch Datensätze anfordern und aktualisieren

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Ablauf der Zertifizierung verfolgen
Hochwertige Berichterstellung
Fehlende Informationen oder Dokumente identifizieren
Dokumentennutzung und Leistungskennzahlen nachverfolgen
Daten standardisieren, um sie für andere Programme zugänglich zu machen
Gültigkeit von Dokumenten überprüfen

Aufgaben in den Bereichen Sicherheit und Compliance

Protokolle der Überwachungskette
Querverweise, um die Lücke zwischen Informationssystemen zu schließen
Kodierung, Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen
Dokumentenzugriff kontrollieren
Dokumentenbereinigung automatisieren
Eine angemessene Ausbildung und Zertifizierung überwachen

Worauf ist bei der Auswahl von Lösungen für die Dokumentenverarbeitung und -verwaltung zu achten?

Die beste Personalverwaltungssoftware muss Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und konsistente Sicherheitsanforderungen vereinen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Das ist sicherlich keine leichte Aufgabe, aber die Cloud-native RPA-Plattform von Automation Anywhere und die einzigartige Kombination von Funktionen erfüllen all diese Anforderungen. Das macht die Plattform zur ersten Wahl für Unternehmen auf der ganzen Welt.

Die Lösungen für HR-Dokumentenmanagement von Automation Anywhere nutzen einfach zu implementierende Bots, KI und maschinelles Lernen (ML), um leistungsstarke, dynamische Workflows zu erstellen. In kürzester Zeit übernehmen diese automatisierten kanalübergreifenden Lösungen mehrere Aufgaben und liefern Ihnen verwertbare und messbare Erkenntnisse. Damit können Sie Ihr Geschäft ausbauen und gleichzeitig die Risiken minimieren. Auf diese Weise können Sie die Leistung Ihrer Personalabteilung maximieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft besser abschneidet als die Konkurrenz.

Wie können Unternehmen mit der automatisierten Dokumentenverarbeitung beginnen?

Entdecken Sie, was Automation Anywhere und RPA für Sie und Ihre Mitarbeiter tun können, kontaktieren Sie uns jetzt, um eine Demo zu vereinbaren. Unsere Automatisierungsexperten zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit unseren verschiedenen RPA-Lösungen Geld sparen, die Produktivität steigern und neue Möglichkeiten erschließen können, die ansonsten nicht möglich wären.

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