自動化文件管理系統能為 HR 帶來哪些好處？
許多 HR 工作都極度依賴手工程序與人力監督。不幸的是，很多 HR 主管都認為，機器人程式缺乏人情味，無法創造太多價值。事情絕非如此。記錄擷取自動化功能可轉換 HR 工作，提高效率、精準度，以及可存取性。RPA 可與大部分的 HR 軟體搭配運作，讓您的 Workday、Jobvite 和 OKTA 系統能持續運作，不需因為進行導入而停機。這是個雙贏局面。
改善協同作業員工記錄擷取自動化 (Employee Record Retrieval Automation，ERRA) 的設計旨在進行跨部門尋找、推廣及訓練新進員工，同時改善員工留任率。此外，ERRA 也能降低多步驟、多重登入程序的複雜度，並能夠在多個 HR 合作夥伴系統之間協同運作。
降低成本自動化文件處理符合成本效益。這能讓招募和到職作業更有效率，同時也能減少工作重複的情形，並降低對 HR 專業人員的需求。簡言之，您將自動化機制整合到 HR 部門的程度越高，所節省的成本就越多。
以資料為導向的決策方式RPA 機器人程式可接受訓練以產生關於員工績效或工作流程的詳細報告，並即時發現問題或機會，為企業提供更詳盡的組織資訊及其員工資訊。
改善準確性手動輸入內部資料往往重複性很高。越多人必須執行這些動作，並將資料從一個資料庫移轉至另一個資料庫，他們就越有可能犯下代價高昂的錯誤。如記錄擷取等自動化的 HR 工作流程，可消除風險，並確保您再也不會遺失文件。
合規性自動化的記錄與文件擷取可包含可稽核的記錄，讓法規遵循主管與專家能夠用於確實遵守當地、國家及國際的政策、法規與條例。機器人程式也能根據政府資訊管理政策來找出和移除個人識別資訊 (Personally Identifiable Information，PII) 資料。
更好的員工資料管理除了合規性外，妥善管理員工資料，例如處理職務變動、升遷，或是到不同部門的垂直移動等，就意味著要持續更新該資訊。此程序可能會充滿許多錯誤且十分耗時。智慧自動化功能可彙整資料、減少錯誤、加速循環時間，並降低成本。
自動化文件管理對誰有好處？
文件管理自動化的運用並不僅限於 HR 部門。公司內的任何部門都能受益於其運用，因為這有助於消除紙本程序，並改善所有部門的生產力與獲利能力。
Dell 運用 RPA 自動化小型任務以提升 HR 的生產力
「我們擁有大量各種不同的自動化，有些非常複雜，有些則相當簡單。我們全力嘗試透過執行這些自動化來改變工作方式。」
– Dell 業務流程啟用部門，人力資源資訊系統主管 Joe Cotnoir 
85%
效率提升
30
2019 年單年部署的 HR 自動化數量
文件管理自動化能夠如何幫助人力資源部門
將收集文件、確認資訊、法規遵循和歸檔等程序自動化，可節省 HR 專業人員的時間。HR 部門經常受制於許多重複的文件管理任務，以至於無法專注於專業及策略性的工作。然而，結合文件管理和記錄擷取系統與其他 RPA 及業務工作，則可讓自動化的優勢不侷限於基本工作。
聘僱流程自動化
- 處理應徵與履歷
- 將技能與工作配對，找出最適合者
- 文件驗證
- 到職程序
- 薪資與福利登記
- 身分識別、帳戶設定及員工控制面板
溝通
- 視需要擷取文件
- 在認證到期時提供通知
- 讓員工隨時掌握如應計的休假和醫療保健福利等細節資訊
- 產生合約、退休和離職文件
- 向符合資格的人員宣傳內部升遷機會
- 自動要求並更新記錄
智慧文件處理
- 追蹤認證到期日
- 產生高品質報告
- 發現遺漏的資訊或文件
- 追蹤文件使用狀況與績效指標
- 將資料標準化，讓其他程式能夠存取
- 確認文件的有效性
安全性與合規性工作
- 監管鏈記錄
- 交互參照以彌補資訊系統間的差距
- 編碼、加密及其他安全措施
- 控制文件存取
- 自動化文件清除
- 監控是否具有足夠的訓練與認證
選擇文件處理與管理解決方案時應注意的事項
最好的人力資源管理軟體必須整合靈活度、易用性及一致的安全要求，才能維持最佳體驗。這絕對不是件容易的任務，不過 Automation Anywhere RPA 的雲端原生平台和獨特的功能組合能滿足所有這些需求，因而得以成為全球企業的首選。
Automation Anywhere 的 HR 文件管理解決方案使用可輕鬆部署的機器人程式、人工智慧 (Artificial Intelligence，AI) 和機器學習 (Machine Learning，ML) 技術來建立功能強大的動態工作流程。在短時間內，這些自動化的全通路解決方案將執行多項任務，並提供可據以行動且可測量的洞見讓您運用，以便在拓展業務的同時將風險降至最低。如此一來，您就能將 HR 部門的效能最大化，同時確保您的業務在未來的競爭中表現亮眼。
企業如何開始自動化文件處理
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