自動化 AI
高等教育機関にもたらす RPA のメリットとは
教育セクターには多くの主要利害関係者とビジネス プロセスが存在し、その多くは RPA に非常に適しています。出席管理、適格性基準の確認、入学手続き、一般的な問い合わせ、その他の学生向けサービスなどの大量の業務は、RPA ソフトウェア Bot やデジタル ワーカーによって処理することができます。
RPA を活用したインテリジェント オートメーションが教育セクターのデジタルトランスフォーメーションをリードし、コスト削減とビジネス プロセスの合理化を実現する方法をご紹介します。
エラーのない出願手続き学生の入学願書は長文になり、さまざまな部署から多数の書類を入手することが必要になります。インテリジェント オートメーションにより、入学基準の設定、申請完了の確認、不足書類の送付依頼、ステータスの更新など、日常的な業務を合理化することができます。
学生登録の合理化教育機関には毎学期何百人もの学生が入学してきます。RPA は、Bot を使用して構造化データと非構造化データをレビューし、入学ステータスの確認、アップロード、更新、学費明細書やリマインダーの送信、組織全体のデータベースの更新を行うことで、入学手続きのプロセスを簡素化します。
年中無休の学生向けサービスRPA チャット Bot は、電話番号、入学手続き、成績表の発行、出席状況、Web サイト訪問者からの問い合わせなど、日常的に寄せられる一般的な質問に対応します。さらに、NLP と AI を導入することでチャット Bot は、人間の言葉を理解し、過去のデータから学習し、問い合わせに適切に回答することができます。
コスト削減額インテリジェント オートメーションは機械的な作業に費やす時間を削減します。その結果、職員はより生産的で戦略的な仕事に取り組むことができます。教育機関は、少ない人員で迅速に大規模な管理を行うことができ、収益を最大化することができます。
奨学金の割り当てRPA では、奨学金、奨励金、助成金、ローンを追跡したり、在籍を確認したりすることができます。Bot により、銀行情報を検証して迅速に支払いを行うことで、作業のやり直しを減らし、以前に承認された学生への支援をすぐに処理することもできます。
透明な財務高等教育機関は、学生の授業料、学生ローン、助成金・奨学金、宿泊施設、サプライヤー、飲食物の販売、学生や教職員の給与、日常的なビジネス プロセスなど、大量の金融取引を扱っています。
RPA は教育機関のどの分野にメリットをもたらすのか?
ロボティック・プロセス・オートメーションは、教育現場における時間のかかる日常業務を合理化し、教育機関全体のワークフローを効率化します。その結果、ソフトウェア Bot は、コスト削減と効率的な教育環境を生み出すことができます。
メルボルン大学、Automation Anywhere で年間 10,000 時間を削減
オートメーション・エニウェアにより、22 の繰り返しプロセスが自動化され、教職員は付加価値のある作業に専念できるようになりました。
メルボルン大学、サービス向上担当アソシエイト ディレクター、Brendan Snowden 氏 
メルボルン大学、RPA で 22 のプロセスを自動化
97パーセント
サプライヤー情報の処理で実現されたスループット
年間 10,000 時間の労働時間を削減
RPA が教育機関にもたらす効果とは
RPA には、教育機関のフロント オフィスに明らかに役立つ機能のほか、教育機関全体の成功に貢献する補完的なプロセスもあります。会議、試験、研究室のスケジューリングや、出席、入学、人員配置、学生向けサービスの監督など、RPA の用途は多岐にわたります。メリットをいくつか見ていきましょう。
入学手続き
- RPA Bot は、さまざまな用途で使われる文書を同時に検証、スキャン、アップロード、記録します。
- 資格要件を確認し、不足書類の通知を送り、不足情報の受領を追跡します。
- 修了した課程と卒業要件を照合し、通知を送信します。
- 奨学金や奨励金の候補者にフラグを立てます。レポートの作成、通知の送信、データベースの更新を行います。
- 必要な人員、教室の割り当てを計算し、時間割や職員の募集要項を作成します。
- 試験のスケジュール、時間割の更新、部屋の予約や試験結果の自動化を行います。
一般的な問い合わせ
- クラウドベースのセキュリティ インフラストラクチャ
- RPA チャット Bot は、住所や電話番号のリクエストなど、Web サイト訪問者の問い合わせに対応します。
- 出願手続き、授業料、学生向けサービス、ローンなどに関する情報を依頼に応じて送付します。
- リクエストや一般的な情報を追跡・記録し、部署や地域ごとに照合します。
- 学部、教育レベル、場所、問い合わせの内容に基づいてマーケティング統計を作成します。
- クラウドネイティブの RPA は、遅延やダウンタイムなしにアップデートされ、24 時間 365 日のサポートを提供します。
財務
- RPA は、奨励金や奨学金の支払いを効率的かつ迅速に生成し、リリースします。
- 職員の勤務時間を照合し、給与計算を行い、支払いを行うために、学部や場所を超えてコミュニケーションを取ります。
- 発注書、納品書、出荷明細書を追跡し、支払いを行い、アカウントを更新します。
- 職員の勤務時間、給与、福利厚生を追跡し、不一致にフラグを立て、支払いを処理し、税務書類を更新します。
- 現金管理の照合を自動化し、レポートを作成し、リアルタイムで不一致にフラグを立てます。
- 授業料体系の作成と監視、奨学金申請書の作成、授業料の適用/免除を行います。
人事
- 必要な人員の特定、候補者リストの作成と監視、面接の日程調整を行います。
- RPA は、出席管理、教員のスケジュール管理、代理教員の手配、学生の欠席報告を自動化します。
- 自動更新の送信、会議と場所のスケジューリング、情報提供、改訂、手続きを行います。
- プロフィールの作成や、職員の経歴/授業計画/クラス割り当て/時間割のリクエストに対応します。
- 勤務時間、福利厚生、個人的な休暇、長期休暇、在職期間のガイドラインを監視します。
- 給与監査を実施し、税務書類を作成します。
高等教育機関の RPA ソリューションに求めるべき要件
高等教育機関のデジタル変革を検討する際には、ニーズと要件を確認することが不可欠です。たとえば、導入するソリューションは、複数の場所にあるさまざまなレガシー システムで機能する必要があるかもしれません。また、目指す投資対効果を得るためには、堅牢でカスタマイズ可能なソリューションが求められます。
部門横断的なデータ報告は必要でしょうか? 他の教育機関とデータやリソースを共有しますか? 選択した RPA ソリューションには、学生のデータを安全に保つためのセキュリティ層が必要です。
どのようなサポートやトレーニングが提供されていますか? ソリューションは完全にカスタマイズできますか? 各組織は、エコシステムに独自のニーズを持っています。RPA ソリューションは、そのようなニーズに柔軟に対応できるものでなければなりません。
使用を開始するには
また、Automation Anywhere University では、包括的なトレーニング プラットフォームも提供しています。このトレーニングにより、貴社のスタッフは、AP によって自動化したカスタム システムを作成できるようになります。直感的な操作を通じて、組織に付加価値をもたらすソフトウェア Bot を誰でも作成できます。
