プロジェクト管理における RPA のメリットとは?

RPA は、いくつかの点でプロジェクト管理に影響を与えます。まず、自動化によってプロジェクトを迅速かつ容易に完了できるようになり、無駄な業務に費やす時間を短縮できます。そうした業務はもちろんのこと、Bot を使用することで、人間はより高度な業務に携わることができます。

生産性の向上生産性の向上

RPA は生産性にまさにプラスの効果を発揮します。1 つの方法は、組織全体のワークフローを合理化して、部門間のコラボレーション能力を高めることです。さらに、承認や追加作業が必要な場合に主要な関係者に通知を送信するなど、部門間の連携を処理する場合にも自動化が役立ちます。

ニーズに合わせた規模の変更ニーズに合わせた規模の変更

インテリジェント プロセスディスカバリー (英語)は、概念実証を作成する方法の 1 つとして使用します。これにより、自動化によって手動のプロジェクト管理プロセスが容易になる部分を特定することができます。最初の導入では、特定のプロセスや同じワークフロー内の一連の関連プロセスを対象とし、そこから拡張していくこともあります。

透明性の確保透明性の確保

プロジェクト管理の自動化により、組織内の透明性をさらに高めることができます。また、各チームの生産性をはっきりと確認でき、リアルタイムの自動ステータス更新、成果物のテンプレート、簡単なコラボレーションにより、チームのパフォーマンスを向上させることができます。透明性を確保することで、より短時間で多くの業務をこなすことができます。

ヒューマン エラーの削減ヒューマン エラーの削減

人間は間違いを犯すものだということを、まず自覚しましょう。IDP のような自動化ツールをプロジェクト管理業務に適用することで、エラーの数を減らすことができます。たとえば、OCR ソフトウェアは、文書を自動的に読み取り、データを特定し、後で簡単に探し出せるように保管することができます。

業務の優先順位付け業務の優先順位付け

RPA は、設定された基準に基づいて、業務の優先順位をインテリジェントに決定します。たとえば IT 部門では、Bot がチケットにアクセスし、問題に応じて優先順位を付けることができます。CSR の場合、Bot はチケットを最優先にすることができます。プロジェクト計画では、テンプレートと保存されたワークフローを使用して優先順位を設定することができます。

運営コストの低減運営コストの低減

プロジェクト チームは、自動化を利用して、コストのかかる可能性のある問題を監視し、警告することができます。たとえば、誰かに過大な負荷がかかると、障害が発生する可能性があります。ワークフローの自動化 (英語)により、事前に障害を見つけて、プロセスを最適化し、時間外の作業を減らすことで、最良の結果を得ることができます。

RPA でプロジェクトの成功を拡大

クラウド型 RPA がどのようにプロジェクト管理の時間を短縮し、より良い成果をもたらすかをご覧ください。

プロジェクト管理の自動化で RPA を使用することは何に
役立つのか?

RPA の導入により、PM では手動プロセスから解放されることで不満が解消され、チーム メンバーは「プロセスやツールよりも個人と対話を優先する」というアジャイル手法をうまく取り入れることができます。そのメリットは、組織のあらゆる領域で認識することができます。

財務・管理部門
財務・管理部門

オートメーション ソフトウェアは、コストの見積もり、キャッシュ フロー分析、財務追跡など、新しいプロジェクト業務を支援します。たとえば、資金枠を設定すると、プロジェクト コストにできるだけ見合ったキャッシュ フローにすることができます。さらに、プロジェクトが予算の限度額に近づいたときに、Bot から関係者に通知することもできます。

IT 部門
IT 部門

RPA は、IT 部門のプロセスのような構造化されたルールベースのプロセスに適用した場合、効果的です。たとえば、新入社員のオンボーディング (アカウントやパスワードの設定、新入社員アンケートの送信など) は、AARI (Automation Anywhere Robotic Interface) を使用してすばやく行うことができます。

人事
人事

人事部門は残務処理が多いことで有名であり、チームは複数のプロジェクトを管理し、関係者に最新情報を提供しようと悪戦苦闘しています。自動化では、採用プロセスの合理化、生産性の追跡、予算管理などが可能になります。また、企業の悩みの種である「全員にコピー」のチェーン メールもなくなります。

カスタマー サービス
カスタマー サービス

自動化により、顧客対応率が向上し、顧客満足度が向上します。レガシー CRM との連携が容易なクラウド型 RPA では、CSR は顧客の問題に迅速かつ正確に対応することができます。さらに、RPA により「そのままお待ちください」の状況が減るため、オペレーターは顧客対応を継続し、エクスペリエンスを向上させることができます。

CPFL Energia 社、チームが分析活動や戦略活動にもっと専念できるように自動化を活用

At Sital 氏
企業ロゴ

「Automation Anywhere Enterprise RPA プラットフォームによるプロセスの自動化は、従業員の生産性の向上、運用リスクの軽減、顧客満足度の向上に役立っています。これで、デジタルトランスフォーメーションを CPFL グループ全体で展開できるようになりました」

- RPA プログラム マネージャー、Aloisio Kukolj 氏 引用

50

1 日に削減できた時間

45

1 年間で自動化されたプロセスの数

15万5千

自動化された取引/年

プロジェクト管理における RPA の効果とは

ご存知のように、プロジェクト管理の自動化は、業界を問わず、組織のあらゆる領域にメリットをもたらすことができます。しかし、どのようにしてビジネスに直接影響を与えるのでしょうか? ここでは、その方法をいくつかご紹介します。

リソース ケイパビリティ計画の向上

リソース ケイパビリティ計画の向上

  • プロジェクトやサービスの提供がリソースの能力に与える影響を的確に分析する
  • 従業員のことをリアルタイムで正確に把握し、チーム構築に必要なスキル レベルを特定する
  • 必要な資料、ソフトウェア、機器などの社内リソースを信頼できる一元化されたソースで確認する
  • ユーザーフレンドリーなダッシュボードに入力されたプロジェクトの詳細に基づいて、自動的に要件を作成する
  • ツールセット、コンピテンシー、プロジェクトのロール、責任、プロジェクトの価格設定を予測する
  • 関係者が対応可能かどうかに合わせてリソース スケジュールとカレンダーを構築する
一貫したプロジェクト計画

一貫したプロジェクト計画

  • プロジェクトに関する指定事項に基づいてカスタム ワークフローを構築して展開する
  • 正確なデータに基づき、類似するプロジェクトの期間を正確に予測する
  • プロジェクトが承認待ちの場合、主要な関係者に即座に通知する
  • プロジェクト計画の作成者は、まとめられたフィードバックを 1 か所で受信して、簡単に確認
  • リクエストのステータスに変更があった場合、プロジェクト リードに通知する
  • 組織のリソースとスケジュールを完全に可視化することで、より良い計画を立てる
所要時間の短縮

所要時間の短縮

  • シングル サインオン (SSO) 機能により、複数のアプリにログインする時間が短縮される
  • 信頼できるソースを一元化することで、さまざまな場所のデータをより短時間で検索できる
  • 高度な文書処理で、プロジェクト管理業務からデータ入力をなくす
  • 業務のステータスを継続的に監視して、プロジェクト開発期間を短縮する
  • 監督委員会の依頼に応じて詳細なプロジェクト レポートを作成する
  • 繰り返しの多い簡単な作業を自動的に実行し、PM の時間を削減する
データ管理の向上

データ管理の向上

  • Bot による正確なデータ入力・検索でヒューマン エラーを削減する
  • 自動的に作成される監査記録により、組織全体のデータ使用状況を追跡する
  • ロール ベースのアクセスとメタデータ管理により、プロジェクト関係者にオンデマンド、安全な方法でデータを提供する
  • 組織内のどこからでもリアルタイムに世界中のデータを更新する
  • プロファイリング、クリーニング、リンク、マスター ソースとの照合を Bot で実行することで、データ品質が向上する
  • OCR により非構造化ソースからデータを正確に抽出し、検索可能なメタデータを作成する

RPA をプロジェクト管理に使用する場合に求めるべき要件

プロジェクト管理の自動化は、医療に関する取り組みの開発、ERP ソリューションの再展開、従業員向けトレーニング プログラムの構築に適用することができます。すべての業種が同じというわけではなく、RPA プラットフォームに何を求めるかは、ビジネスによって異なります。

たとえば、一部の業種には他よりも高度なセキュリティが要求されます。この場合の主要な機能は、銀行レベルのセキュリティ、暗号化されたデータ転送、ISO レベルの認証です。

食品、飲料、小売業界では、サードパーティ製システムやレガシー POS システムと統合する機能を、RPA ソリューションが装備していることを確認する必要があります。また、デジタル化を進めている企業には、自社のインフラで利用できる柔軟なクラウドネイティブの SaaS が必要です。

業容拡大やダウンタイムに応じて規模を変更できるか? サードパーティ製アプリやレガシー システムと連携できるか? 使いやすいか? RPA ソリューションを選択する際には、これらの点をすべて考慮する必要があります。

使用を開始するには

また、Automation Anywhere University (英語) では、ロールベースの学習パスを提供しており、実践的な学習を進めることができます。たとえば、従業員がドラッグアンドドロップ式のノーコード ダッシュボードで Bot の構築方法を学ぶことができます。

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