プロジェクト管理の自動化

プロジェクト管理は、組織全体で最良のシナリオを実現することを目的としています。この目的を達成する方法の 1 つが、プロジェクト管理ソフトウェアです。RPA に、AI、自然言語処理、機械学習 (ML) を組み合わせると、日々のプロジェクト管理の悩みを解決する強固なソリューションとなります。

ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) は、チーム、ワークフロー、ビジネスプロセスに影響を与えます。手作業による反復業務を自動化し、迅速かつ正確に、できるだけ結果を予測できる形で業務を行うことができます。たとえば、ソフトウェア Bot を使用すると、マネージャーは顧客や従業員のオンボーディングなどの定期的なプロジェクトに関するワークフローやプロジェクト管理業務をワンクリックで設定することができます。

PMO があるほど大規模な組織でも、CEO が個人事業主である小規模な組織でも、オートメーションソフトウェアはビジネスプロセスを合理化し、より良い結果をもたらすことができます。

プロジェクト管理における RPA のメリットとは?

RPA は、いくつかの点でプロジェクト管理に影響を与えます。まず、自動化によってプロジェクトを迅速かつ容易に完了できるようになり、無駄な業務に費やす時間を短縮できます。そうした業務はもちろんのこと、Bot を使用することで、人間はより高度な業務に携わることができます。

生産性の向上

RPA は生産性にまさにプラスの効果を発揮します。1 つの方法は、組織全体のワークフローを合理化して、部門間のコラボレーション能力を高めることです。さらに、承認や追加作業が必要な場合に主要な関係者に通知を送信するなど、部門間の連携を処理する場合にも自動化が役立ちます。

ニーズに合わせた規模の変更

インテリジェントプロセスディスカバリー (英語)は、概念実証を作成する方法の 1 つとして使用します。これにより、自動化によって手動のプロジェクト管理プロセスが容易になる部分を特定することができます。最初の導入では、特定のプロセスや同じワークフロー内の一連の関連プロセスを対象とし、そこから拡張していくこともあります。

透明性の確保

プロジェクト管理の自動化により、組織内の透明性をさらに高めることができます。また、各チームの生産性をはっきりと確認でき、リアルタイムの自動ステータス更新、成果物のテンプレート、簡単なコラボレーションにより、チームのパフォーマンスを向上させることができます。透明性を確保することで、より短時間で多くの業務をこなすことができます。

ヒューマンエラーの削減

人間は間違いを犯すものだということを、まず自覚しましょう。IDP のような自動化ツールをプロジェクト管理業務に適用することで、エラーの数を減らすことができます。たとえば、OCR ソフトウェアは、文書を自動的に読み取り、データを特定し、後で簡単に探し出せるように保管することができます。

業務の優先順位付け

RPA は、設定された基準に基づいて、業務の優先順位をインテリジェントに決定します。たとえば IT 部門では、Bot がチケットにアクセスし、問題に応じて優先順位を付けることができます。CSR の場合、Bot はチケットを最優先にすることができます。プロジェクト計画では、テンプレートと保存されたワークフローを使用して優先順位を設定することができます。

運営コストの低減

プロジェクトチームは、自動化を利用して、コストのかかる可能性のある問題を監視し、警告することができます。たとえば、誰かに過大な負荷がかかると、障害が発生する可能性があります。ワークフローの自動化 (英語)により、事前に障害を見つけて、プロセスを最適化し、時間外の作業を減らすことで、最良の結果を得ることができます。

プロジェクト管理の自動化で RPA を使用することは何に
役立つのか?

RPA の導入により、PM では手動プロセスから解放されることで不満が解消され、チームメンバーは「プロセスやツールよりも個人と対話を優先する」というアジャイル手法をうまく取り入れることができます。そのメリットは、組織のあらゆる領域で認識することができます。

財務・管理部門

オートメーションソフトウェアは、コストの見積もり、キャッシュフロー分析、財務追跡など、新しいプロジェクト業務を支援します。たとえば、資金枠を設定すると、プロジェクトコストにできるだけ見合ったキャッシュフローにすることができます。さらに、プロジェクトが予算の限度額に近づいたときに、Bot から関係者に通知することもできます。

IT 部門

RPA は、IT 部門のプロセスのような構造化されたルールベースのプロセスに適用した場合、効果的です。たとえば、新入社員のオンボーディング (アカウントやパスワードの設定、新入社員アンケートの送信など) は、AARI (Automation Anywhere Robotic Interface) を使用してすばやく行うことができます。

人事

人事部門は残務処理が多いことで有名であり、チームは複数のプロジェクトを管理し、関係者に最新情報を提供しようと悪戦苦闘しています。自動化では、採用プロセスの合理化、生産性の追跡、予算管理などが可能になります。また、企業の悩みの種である「全員にコピー」のチェーンメールもなくなります。

カスタマーサービス

自動化により、顧客対応率が向上し、顧客満足度が向上します。レガシー CRM との連携が容易なクラウド型 RPA では、CSR は顧客の問題に迅速かつ正確に対応することができます。さらに、RPA により「そのままお待ちください」の状況が減るため、オペレーターは顧客対応を継続し、エクスペリエンスを向上させることができます。