Was sind die Vorteile der Office Suite-Automatisierung?
Ein Automatisierungssystem für Office rationalisiert Geschäftsprozesse, beseitigt Dateneingabefehler, verbessert Workflows und eliminiert zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben. RPA kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, Engpässe beseitigen und die Aufgabenverwaltung unterstützen.
Stellen Sie sich vor, Sie wären der Mitarbeiter eines großen kanadischen Energieversorgungsunternehmens, dessen Fehler beim Kopieren und Einfügen in eine Tabellenkalkulation das Unternehmen 24 Millionen US-Dollar gekostet hat, weil er nicht rechtzeitig erkannt wurde. Leider sind Fehler in Kalkulationstabellen keine Seltenheit, und auch wenn die meisten keine Millionen kosten, so summieren sie sich doch mit der Zeit.
Fehlerfreie TabellenkalkulationenWährend die Analyse von Daten ein Prozess ist, den man am besten Menschen überlässt, ist die Übertragung von Daten aus Tabellenkalkulationen in Legacy-Plattformen und Stammdatenquellen am besten für Bots geeignet. RPA für Office steigert die Effizienz und verringert die Fehlerquote, so dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten für Aufgaben einsetzen können, die mehr kritisches Denken erfordern.
Beschleunigung der täglichen WorkflowsRobotergeseuerte Desktopautomatisierung (RDA) automatisiert sich wiederholende Microsoft-Aufgaben, die keine großen Entscheidungen erfordern, mit lokalen Programmen auf Ihrem Desktop, wie Citrix-Anwendungen, Java-Anwendungen und Websites. Eine codierungsfreie Drag-and-Drop-Schnittstelle übernimmt die Hauptarbeit und beschleunigt die täglichen Workflows zu Beginn und am Ende des Tages.
Effizientere Verwaltung Ihrer DatenMakros sind zwar effizient, aber ihre Erstellung und Verwaltung über mehrere Systeme hinweg kann mühsam sein. Und wenn Sie zwischen Google Tabellen und Excel wechseln, ist der Spreadsheet Bot von Automation Anywhere sofort – einfach herunterladen und loslegen.
Automatisierung von E-Mail-ProzessenE-Mail ist ein wesentlicher Geschäftsprozess, weshalb viele Unternehmen in Lösungen zur Office-Automatisierung investieren, die den Posteingang überwachen, Benachrichtigungen ausgeben, auf Helpdesk- und Auftragsstatusanfragen reagieren, eine Verknüpfung mit Customer Relationship Management-Software herstellen, Dokumente an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten oder dringende Nachrichten für eine Antwort kennzeichnen.
PowerpointErstellen Sie mit ein paar Mausklicks eine auf Ihre Zielgruppe zugeschnittene Powerpoint-Präsentation. Der PowerPoint-Bot von Automation Anywhere kann eine Präsentation erstellen, Daten aus Tabellenkalkulationen abrufen, Text, Bilder und Animationen hinzufügen und in Echtzeit aktualisieren.
Automatisierung von SharePoint und One DriveVerwalten Sie Genehmigungen, Zugriffssteuerungen und Konnektivitätsprobleme über Teams und Standorte hinweg. Nutzen Sie RPA, um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen, automatisch Dateien in Verzeichnisse hoch- und herunterzuladen, Informationen in Echtzeit zu aktualisieren, Dashboards und Kontinuitätspläne zu aktualisieren und einen Audit-Pfad für den Dateizugriff rund um die Uhr zu erstellen.
Wer profitiert von Office-Automatisierung?
Systeme zur Office-Automatisierung können an die Workflows Ihres Unternehmens angepasst werden und Prozesse rationalisieren, so dass sie eine gute Wahl für eine Reihe von Abteilungen in Ihrem Unternehmen sind.
Das Shared-Services-Team von BAE Systems erreicht mit Automatisierung neue Höchstleistungen
„Die Automatisierung einiger der zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Prozesse mit dem größten manuellen Aufwand machte einen erheblichen Mehrwert für die Backoffice-Umgebung des US-Krankenversicherers möglich.“
Über 90
Prozent weniger manuelle Arbeit
Durchschnittliche
Verkürzung der Bearbeitungszeit um mehr als 40 Prozent
Verbesserte
Effizienz mit Kosteneinsparungen von mehr als 40 Prozent
Wie Office-Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen kann
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine multinationale Organisation haben, können Technologien zur Office-Automatisierung Prozessabläufe verbessern, Effizienz schaffen, Rückstände und Engpässe beseitigen und zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe erledigen, so dass Ihre Mitarbeiter anspruchsvollere Arbeit leisten können. Im Folgenden finden Sie einige weitere Vorteile von RPA mit künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Natural Language Processing.
Excel-Automatisierung
- Erstellen und Aufzeichnen von Makros ohne Erlernen von Visual Basic Editor (VBA)-Code.
- Extrahieren Sie Informationen aus Excel-Dateien, ändern Sie Formate und laden Sie sie in Dashboards und Datenbanken hoch.
- Übertragen Sie die gewünschten Informationen aus Tabellenkalkulationen in farbige Dashboards, Diagramme und Graphen.
- Nutzen Sie die Office-Automatisierung, um Daten und Tabellenkalkulationen in beliebige Unternehmens- oder Legacy-Systeme zu integrieren.
- Geben Sie Daten in XLS-, XLSX-, XLSM- (Excel-Dateien, die speziell VBA-Makros unterstützen) und CSV-Dateien weiter.
- Nutzen Sie die Office-Automatisierung, um die Daten zu verschlüsseln, zu komprimieren und an andere Personen an verschiedenen Orten zu übertragen.
Vertragsmanagement
- Erstellen Sie interaktive Formulare, um Verträge zu generieren, Genehmigungen zu verfolgen und Dashboards und Kundenkonten zu aktualisieren.
- Nutzen Sie NLP und IQ Bot, um Informationen aus Notizen, E-Mails, PDFs und Bestellungen zu ziehen und Informationen zu digitalisieren.
- Integrieren Sie RPA, um Bots zu erstellen und den Workflow von Geschäftsprozessen zu automatisieren.
- Nutzen Sie intelligente Dokumentenverarbeitung, um Kreditkarteninformationen, Zahlungen und Kreditanträge von Kunden zu validieren.
- Nutzen Sie RPA für die Geschäftskontinuität im Falle von Naturkatastrophen und unvorhergesehenen Geschäftsunterbrechungen.
- Erfüllen Sie die Anforderungen mehrerer Gerichtsbarkeiten und minimieren Sie das Risiko mit RPA.
IT-Anforderungen
- Automatisieren Sie Workflows für das Zurücksetzen von Passwörtern und das Anlegen neuer Nutzer, damit sich IT-Mitarbeiter auf komplexe Probleme konzentrieren können.
- Erstellen Sie einen einzigen Workflow für die Bereitstellung von Active Directory und erforderlichen Geschäftsanwendungen und verfolgen Sie Genehmigungen.
- Automatisieren Sie die Anforderung von Nutzerpasswörtern, die Migration und Entfernung von Nutzern über Anwendungen, interaktive Formulare oder E-Mail.
- Aktualisieren Sie Dashboards, Datenbanken, Berechtigungen und Dateien in Echtzeit.
- Verwenden Sie IQ Bot, um Datensilos, Konnektivitätsprobleme und Kompatibilitätsprobleme zu beseitigen.
- Synchronisieren Sie Daten über mehrere Plattformen hinweg, einschließlich Unternehmens- und Legacy-Systemen.
Kundenbeziehungen
- Discovery Bot analysiert sich wiederholende Nutzeraktionen und erstellt RPA-Bots zur Ausführung dieser Aktionen.
- Nutzen Sie intelligente Automatisierung, um auf Kundeninformationen in Microsoft Access und anderen Datenbanken zuzugreifen und diese zu synchronisieren.
- Zugriff auf Daten in Sharepoint, Synchronisierung zwischen Plattformen und Legacy-Systemen, Erstellung integrierter Kundenprofile.
- Erstellen Sie Vorlagen, generieren Sie automatisch E-Mails, Word-Dokumente, Verträge und Benachrichtigungen und versenden Sie Mahnungen und Abrechnungen.
- RPA kann das Kundenbeziehungsmanagement vereinfachen. Hier eine kurze Übersicht.
Worauf sollte man bei einer Lösung zur Office-Automatisierung achten?
Bevor Sie mit einer Strategie zur Office-Automatisierung beginnen, sollten Sie eine Bestandsaufnahme der Prozesse durchführen, von denen Ihr Unternehmen am meisten profitieren würde. RPA eignet sich gut für zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe und Aufgaben mit lesbaren Ausgaben wie MS Word, Excel, XML, PPT, PDFs. RPA kann mit Optical Character Recognition (OCR) erweitert werden, wenn mit gescannten Bildern gearbeitet wird. Geschäftsprozesse im Backoffice, wie Finanzen, Personalwesen und IT, oder im Frontoffice, wie Kunden-Onboarding und -support, können Möglichkeiten für einen Proof of Concept (PoC) bieten.
Wichtig ist auch die Frage, ob die RPA-Lösung angepasst werden kann. Sie muss beispielsweise mit Ihrem Unternehmen skalieren, im gesamten Ökosystem Ihres Unternehmens funktionieren und sich problemlos in Legacy-Systeme integrieren lassen. Außerdem erfordern einige Branchen eine höhere Datensicherheit als andere, so dass die Lösung Ihren Sicherheitsanforderungen entsprechen sollte.
Ein weiterer Punkt ist die Nutzerfreundlichkeit. Viele Pläne zur Einführung von Automatisierungslösungen sind gescheitert, weil es an Schulungen mangelte oder die Lösung zu kompliziert war, um von Führungskräften und Mitarbeitern angenommen zu werden. Die von Ihnen gewählte Lösung sollte einfach zu bedienen sein, Schulungen anbieten und kontinuierlichen Support leisten.
Erste Schritte bei der Office-Automatisierung
Wir bieten eine breite Palette von Veranstaltungen und Webinaren an, um Ihre Kenntnisse zu vertiefen, über RPA-Trends und Innovationen auf dem Laufenden zu bleiben und Ihren ROI mit Office-Automatisierung zu maximieren.
Automation Anywhere bietet eine umfassende Schulungsplattform, um die Kenntnisse der Mitarbeiter auszubauen und maßgeschneiderte, automatisierte AP-Systeme zu erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.
