Unternehmer, kleine Firmen und große Organisationen lieben die Google Suite (Sie kennen sie vielleicht auch unter den Namen „Google Apps“ oder „Google Workspace“). Die Programme dieser Suite arbeiten nahtlos zusammen. Sie können von überall aus darauf zugreifen und benötigen wenig bis gar keine Schulung, um sie zu nutzen. Diese einfache und einheitliche Verwendung machen sie jedoch auch zum idealen Kandidaten für die Automatisierung.

Wie bei GSuite selbst sind auch die ersten Schritte mit dem Google Apps Script-Code nur wenig kosten- oder zeitintensiv. Sie können Ihre erste GSuite-Aufgabe bereits innerhalb weniger Stunden nach der Anmeldung automatisieren. Importieren Sie Informationen in Google Sheets, erstellen Sie Vorlagen in Google Docs oder automatisieren Sie Google Mail und verbessern Sie die Kommunikation mit Kunden und anderen Personen im Unternehmen. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten.

Was kann die GSuite-Automatisierung für mich leisten?

Die GSuite-Automatisierung bietet Unternehmen und Geschäftsinhabern unendlich viele Optionen und Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse. Ganz gleich, welches der Google Workspace-Programme Sie automatisieren – Sie werden jedes Mal auf vielfältige Weise profitieren.

Die Automatisierung von Google Docs kann den sicheren Austausch von Dokumenten zwischen Teammitgliedern beschleunigen. Mit der Google Sheets-Automatisierung können Sie zum Beispiel Makros zur Erstellung von Diagrammen für Quartalsberichte orchestrieren und automatisch nutzen. Und das Beste von allem ist, dass Sie – egal, welche Form der GSuite-Automatisierung Sie wählen – keine Programmierkenntnisse oder anderen besonderen Fähigkeiten benötigen, um die Vorteile dieser Funktionen zu nutzen. Zu den spezifischen Vorteilen der Google Workspace-Automatisierung gehören:

Schnelle BereitstellungSchnelle Bereitstellung

GSuite vereinfacht die Bereitstellung und Standardisierung von Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen. Und wenn die Prozesse einmal installiert sind, müssen sie nicht mehr manuell ausgelöst werden. Je nach dem Verfahren, das Sie automatisieren möchten, können die automatisierten Prozesse mit dem Öffnen einer E-Mail oder Rechnung, der Extraktion von Daten oder dem Ausfüllen eines Formulars beginnen.

Mehr ZusammenarbeitMehr Zusammenarbeit

Die Tools für automatisierte Geschäftsprozesse von Google Workspace nehmen Ihnen einen Großteil der administrativen und manuellen Datenaufgaben ab, die Sie intern, mit Auftragnehmern und in Ihrem gesamten Unternehmen erledigen müssen. Sie können Datenbanken und Dokumente innerhalb weniger Minuten automatisch aktualisieren, Aufgaben zuweisen, Benachrichtigungen senden und minutengenaue Updates erhalten. Alle können in dem Moment, in dem sich Daten ändern, auf den neuesten Stand gebracht werden – dadurch ist es einfacher denn je, zusammenzuarbeiten, sich gegenseitig zu helfen und gemeinsam Großes zu leisten.

Weniger FehlerWeniger Fehler

Zwar haben Fehler nicht unbedingt katastrophale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, doch es kann viel Zeit und viele Ressourcen kosten, bis sie behoben sind. Diese Verschwendung bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit für Problemlösung, Produkte, Dienstleistungen und Kunden hat. Hierdurch wird die Produktivität Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und damit auch das Endergebnis beeinträchtigt. GSuite- und RPA-Automatisierung macht keine menschlichen Fehler, vergisst nichts und arbeitet rund um die Uhr.

EffizienzEffizienz

Wofür Sie oder die Mitarbeiter Ihres Unternehmens früher täglich mehrere Stunden brauchten, geschieht nun automatisch im Hintergrund. So werden Sie eine Menge Arbeitszeit für andere Aufgaben freisetzen und können insgesamt viel mehr erledigen. Sie werden von der Flexibilität und den neuen Möglichkeiten begeistert sein. Wir empfehlen, mit den zeitaufwändigsten Aufgaben zu beginnen, um die besten Ergebnisse und den maximalen ROI bei der Bot-Automatisierung zu erzielen.

Neue Möglichkeiten findenNeue Möglichkeiten finden

Wie oft haben Sie schon darüber nachgedacht, etwas Neues auszuprobieren oder bestimmte Berichte zu erstellen, es aber nicht getan, weil es den Aufwand nicht wert war? GSuite-Automatisierung und robotergesteuerte Prozessautomatisierung beseitigen den Arbeitsaufwand aus der ROI-Gleichung, um mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und neue Einblicke in Ihr Geschäft zu gewinnen.

ComplianceCompliance

Bei der Arbeit mit sensiblen Informationen, geschäftskritischen Daten, Finanzsystemen und anderen hochrangigen Aufgaben kann sich die Compliance wie ein notwendiges Übel anfühlen. RPA und die Google Workspace-Automatisierung erstellen Prüfprotokolle, um diese Arbeit von Ihrer täglichen To-do-Liste zu streichen – und mit ihr die Sorgen.

Now & Next

Automatisierungsprognose: Mit voller Geschwindigkeit voraus und in die Cloud

Was machen die leistungsstärksten Unternehmen mit RPA, um einen erstaunlichen ROI von 380 % zu erzielen? Lesen Sie den neuesten Bericht „Now & Next: State of RPA.

Wer nutzt die GSuite-Automatisierung?

Man könnte meinen, dass automatisierte GSuite-Programme vor allem IT-Abteilungen zugutekommen. Und obwohl dies zum Teil wahr ist, ist die Google Workspace-Automatisierung einfach und komfortabel genug, um allen Nutzern in jedem Unternehmen oder jeder Organisation zu helfen, die Zeit mit manuellen Routineaufgaben verlieren.

PersonalwesenPersonalwesen

Stellen Sie sich vor, was Ihre Personalabteilung erreichen könnte, wenn sie nicht jeden Tag Stunden damit verbringen müsste, Mitarbeiter einzustellen und zu finden, Anträge zu bearbeiten, abzulegen und zu genehmigen, Datenbanken zu aktualisieren, Informationen bereitzustellen und andere sich wiederholende Aufgaben zu erledigen. Die GSuite-Automatisierung kann all diese manuellen Aufgaben und mehr übernehmen, damit sich Ihr HR-Team stärker auf die Menschen und weniger auf den Papierkram konzentrieren kann.

KundendienstKundendienst

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine Nachricht hinterlassen muss, in der Warteschleife hängt oder seine E-Mail unbeantwortet bleibt, ist er umso frustrierter und unzufriedener mit dem bereitgestellten Service. Die Automatisierung von CRM und Google Forms kann den Kundenservice um Echtzeitfunktionen erweitern. Sie können auch verhindern, dass Kunden vergessen werden, Geschenke ausstellen, Follow-up-E-Mails versenden und vieles mehr. Und schließlich schaffen GSuite-Automatisierungstools mehr Zeit für die Lösung dieser Probleme, da sie Mitarbeitern an anderer Stelle Aufwand ersparen.

FinanzdienstleistungenFinanzdienstleistungen

Die automatisierten GSuite-Tools nehmen Finanzfachleuten einen Großteil ihrer monotonen Workflows ab, die sie oft zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben bewältigen müssen. Die Tools können automatisch Zinsen, Steuern und Kosten berechnen, Informationen zur Aktualisierung von Datenbanken und Benutzeroberflächen abrufen und vieles mehr – während sie gleichzeitig bei der Compliance helfen.

Öffentlicher SektorÖffentlicher Sektor

Behörden können Tools wie Google Sheets automatisieren, um benutzerdefinierte Datenbanken zu befüllen. Die GSuite-Automatisierung kann auch Warnmeldungen generieren, die Öffentlichkeit mit Informationen versorgen und andere Aufgaben übernehmen, die Mitarbeiter von höherwertigen Aufgaben abhalten.

MarketingabteilungenMarketingabteilungen

Die Automatisierung von Google Sheets und Google Analytics ist für die Bereinigung von Ergebnissen, die Erstellung von Visualisierungen, die Aktualisierung von Preisen und die Weitergabe von Informationen an relevante Teammitglieder unerlässlich. Die GSuite-Automatisierung kann auch Zielmarktdaten sammeln und beschleunigen, E-Mail-Marketinganmeldungen verfolgen, Kampagnen überwachen und andere Aufgaben übernehmen, von denen ihr Erfolg abhängt. Anschließend können die Erkenntnisse mit anderen im Unternehmen geteilt werden, ohne einen Finger rühren zu müssen.

FertigungFertigung

Arbeitsschutzdokumentation, Sicherheitsdatenblätter, Compliance, Verwaltung von Lieferanten, Kundenbetreuung und viele andere Punkte auf Ihrer täglichen Aufgabenliste mögen zwar für sich genommen nicht sehr zeitintensiv erscheinen – doch sie summieren sich. Die gute Nachricht ist, dass RPA und automatisierte GSuite-Tools viele dieser Aufgaben übernehmen können. Beginnen Sie mit der Automatisierung der zeitaufwändigsten und eintönigsten Aufgaben und arbeiten Sie sich dann weiter vor. Im Handumdrehen werden Sie jeden Tag Stunden an Arbeit sparen.

Häufig gestellte Fragen zur GSuite-Automatisierung

Ja! Die GSuite-Automatisierung funktioniert innerhalb einer einzigen Anwendung oder zwischen mehreren Programmen im Google Workspace, einschließlich:

  • Google Sheets

  • Google Docs

  • Google Slides

  • Google Forms

  • Meet und Chat

  • Google Cloud Services

  • Google Mail und Google Calender

  • Google Drive und Google Vault

  • Google Analytics und Search Console

Und wenn Sie die GSuite-Automatisierung zur Integration anderer Desktopanwendungen, Geschäftsprogramme, kundenspezifischer Software, Webseiten oder sogar anderer Onlinelösungen nutzen möchten, ist auch das möglich.

GSuite-Automatisierungstools funktionieren ausschließlich zwischen Google-Programmen, doch das heißt nicht, dass Sie sich einschränken müssen. GSuite Automation und robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) arbeiten nahtlos zusammen. RPA funktioniert über Desktop-Plattformen, kundenspezifische Software, CRM-Programme wie Salesforce, JavaScript-Anwendungen, HTML und Webseiten hinweg und bietet Ihnen so die Möglichkeit, benutzerdefinierte Automatisierungstools für den gesamten Geschäftsprozess zu entwickeln.

Während Sie für die Einrichtung eines extrem komplizierten Programms oder einer API-Integration vielleicht einige Programmierkenntnisse oder etwas Fachwissen benötigen, steuern Sie GSuite-Automatisierung und RPA über eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche. Die meisten Prozesse, die Sie automatisieren werden, funktionieren als mit einer einfachen Auswahl und einem einfachen Klick. Sie verwenden dieselbe Oberfläche auch, um Ihre Automatisierungstools zu bearbeiten oder zu verwalten, sodass keine fortgeschrittenen Kenntnisse erforderlich sind.

Um GSuite-Automatisierungstools zu erstellen, ziehen Sie die Schritte, um das Bot-Framework zu erstellen, zeichnen Sie auf, wie Sie die manuellen Schritte im Prozess durchlaufen, bearbeiten Sie sie nach Bedarf und klicken Sie auf „Speichern“. Es ist so einfach, dass alle im Unternehmen, die Zugang zum Dashboard haben, eine Automatisierung erstellen können – und zwar mit nur ein oder zwei Stunden an Anleitungsvideos, um den Einstieg zu erleichtern.

Nein. Sie können GSuite-Automatisierungsprogramme zwar lokal speichern, sind aber nicht darauf beschränkt und müssen nicht in jedem Arbeitsbereich die gleiche Automatisierung installieren. Wir speichern Google Workplace-Automatisierungen und RPA auf einem Server, auf den jedes Gerät in Ihrem Unternehmen zugreifen kann. Sie können Dokumente, Informationen und andere Elemente aus Desktopanwendungen, Gmail oder Webprogrammen in einem Onlinespeicher wie Google Drive freigeben. Das macht die Remote-Zusammenarbeit zum Kinderspiel.

Wenn Sie beim Kontakt mit Kunden eine E-Mail oder eine Datei öffnen oder einer bestimmten Routine folgen, dann haben Sie bereits mindestens einen Prozess, für den Sie die GSuite-Automatisierung verwenden können. Denken Sie zunächst an alle Geschäftsprozesse, die Sie täglich durchlaufen. Suchen Sie dann nach solchen, die einer Reihe grundlegender Schritte folgen, die eine einfache oder gar keine Entscheidungsfindung erfordern, die viel Zeit in Anspruch nehmen und die sich selten ändern. Sie können mehrere automatisierte Prozesse einrichten oder sie miteinander verknüpfen, um ganze Aufgaben zu erledigen, die normalerweise einen großen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen.

Ganz und gar nicht. Die automatisierten GSuite-Tools werden auf einem Server gespeichert und ausgeführt, um keine wertvollen Computerressourcen zu beanspruchen. Sie werden im Hintergrund aktualisiert und ausgeführt, um Sie nicht daran zu hindern, Ihre anderen Aufgaben zu bewältigen. Sie müssen lediglich nach Fehlern Ausschau halten oder Anpassungen vornehmen, wenn sich der von Ihnen angewandte Prozess ändert.

Wie schaffe ich den Einstieg in die GSuite-Automatisierung?

Unternehmen beginnen oft mit der Verwendung der integrierten Makros, die Teil der meisten GSuite-Tools sind. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, sich mit automatisierten Tools vertraut zu machen, bieten jedoch möglicherweise starke Einschränkungen. Hier können die Google Workspace-Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen helfen.

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