Die Bedeutung von RPA-Metriken

In den letzten Jahren gewannen die Arbeitskosten für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung und der Druck auf Betriebsteams, die Zykluszeiten zu beschleunigen, erhöhte sich. Zur gleichen Zeit stellten Anbieter robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) einen Mechanismus zur Automatisierung von Aufgaben bereit. Die Verbindung zwischen Bedarf und einer Technologie, die speziell auf diesen Bedarf ausgerichtet ist, löste ein weltweites Interesses an Automatisierung aus.

Regional variiert der Grund für dieses Interesse an Arbeitsautomatisierung zwar, doch hatte es einige Auswirkungen:

• Die erste war die Verbindung zwischen Aufgabenautomatisierung und die Erkenntnis, dass eine gute Umsetzung zu einer messbaren positiven Rendite für das Geschäft führen würde.
• Die zweite Auswirkung war der Wunsch bei der Automatisierung hervorragend zu sein, wobei die Aufgabenautomatisierung zu einem zentralen Schwerpunktbereich wurde. Dies führte zur Gründung von RPA Centers of Excellence (CoE) – mit der Erwartung, dass ein in das CoE investierter Dollar Vorteile im Wert mehrerer Dollar einbringen würde.

Obwohl es üblich ist, Berichterstellungs- und Geschäftsanalysefunktionen in Anwendungen einzubetten, ist die Messung des tatsächlichen Geschäftswerts von Technologieinvestitionen keineswegs allgegenwärtig. Warum also müssen die geschäftlichen Vorteile von RPA gemessen werden?

1. Es gibt keinen Grund eine Automatisierung durchzuführen, wenn diese Automatisierung nicht direkt mit einer verbesserten Geschäftsleistung einhergeht. Die einzige Möglichkeit, Leistungssteigerungen zu identifizieren, besteht in deren Messung.
2. Der messbare Erfolg einer Initiative erleichtert die Anwendung dieses Erfolgs auf andere ähnliche Bemühungen. Eine Messung hilft bei der Kommunikation mit Sponsoren, die an der Einführung von RPA interessiert sind.
3. Messungen unterstützen die kontinuierliche Verbesserung bestehender RPA-Projekte und liefern die Grundlage für die Entwicklung von RPA zu neueren und möglicherweise innovativeren Anwendungsfällen.

Wann sollten RPA-Messungen beginnen?

Bevor sie in die Prozessermittlung investieren, um Kandidaten für Automatisierungsprojekte zu identifizieren, beginnen Prozessverbesserungsteams in frühen Gesprächen mit dem Prozesseigentümer mit der Erfassung von Informationen zu Problemen und der Art der erforderlichen Verbesserungen. An dieser Stelle beginnt die tatsächliche Erfassung von Metriken.

Basierend auf Interviews und Diskussionen sowie der Erfassung von Kosten und Leistungsproblemen kann das Team mit dem Sponsor an einer vorläufigen Bewertung arbeiten, inwiefern RPA zur Verbesserung des Prozesses beitragen kann.

Die Prozessermittlung fließt in einen vorläufigen Automatisierungsplan ein. Daneben wird in einem Metrikmodell beschrieben, wie die Auswirkungen der Verbesserungen die Prozessleistung tatsächlich verbessern. All dies zusammen führt zur Erstellung eines Geschäftsfalls, der die Kosten und den Nutzen für den Prozesseigentümer beinhaltet. Im Idealfall gibt eine Art von Renditeberechnung über die Kosten der Verbesserungen, die Dauer bis zu einem positiven Nutzen und die Höhe der zu erwarteten Rendite über einen Zeitraum von 2 bis 3 Jahren Auskunft.

Messungen werden verwendet, sobald der Fortschritt des Automatisierungsprojekts verfolgt wird. Und sobald die Produktion läuft, verfolgt die Prozessaufklärung wie gut die Automatisierung in der Produktion funktioniert, um sicherzustellen, dass alle Probleme oder erforderlichen Änderungen sofort beachtet werden.

Da Anwendungen auf unterschiedliche Weise bereitgestellt werden (in der Cloud, lokal, hybrid und als mobile App), ist es wichtig, eine neue Bewertung der Automatisierungsmöglichkeiten vorzunehmen, um zu bestimmen, auf welche Weise der Wert des Unternehmens mit RPA gesteigert werden kann. Kenntnisse in der Messung des Geschäftswerts sind entscheidend, damit die Automatisierung in immer komplexeren Bereitstellungsszenarien unterstützen kann.

Implementieren von Automatisierungsmetriken

Abgesehen von RPA-Integritätsmetriken, die möglichst in Ihrem RPA-System verankert sind, sollten Messungen des Geschäftswerts, die sich auf die wichtigsten zur Aufrechterhaltung des Projekt- und Programm-ROI erforderlichen Metriken konzentrieren, das Ziel sein.

Wenn ein RPA-Sponsor die zuvor einer Aufgabe zugeordnete Anzahl an Personenstunden und die Kosten pro Stunde erkennen kann, ist es möglich den vom Prozess und von der Abteilung gesparten Betrag zu berechnen. Die ROI-Metrik enthält weitere Elemente, darunter: laufende Kosten für die Änderungsverwaltung, Infrastrukturkosten und RPA-Mitarbeiter sowie Kosten für professionelle Dienstleistungen, die den ROI regelmäßig aktualisieren. Die Metriken sollten auch eine Amortisationszeit enthalten. Ein Verständnis der Amortisationszeit über alle Programme hinweg erleichtert die Budgetierung und Planung neuer RPA-Initiativen.

Eine Konzentration auf die Metriken des ROI hat den Vorteil, dass der Erfolg jedes einzelnen RPA-Projekts und des RPA-Programms insgesamt validiert und kommuniziert werden kann. Der messbare Erfolg erleichtert die umfassendere Einführung von RPA-Projekten, insbesondere da es einfacher ist, erste Investitionen und Kosten sowie Vorteile laufend zu budgetieren, und er ermöglicht es, darauf zu vertrauen, dass neue Investitionen eine gute Rendite erzielen.

Kontinuierliche Verbesserungen haben sich weitgehend zu einem nahezu in Echtzeit durchführbaren Aufwand entwickelt, bei dem sowohl die laufende Leistung der Automatisierung in der Produktion als auch der Zustand der für die Automatisierung verwendeten Assets nachverfolgt werden. Da Digital Workers ständig arbeiten können, sind kontinuierliche Verfügbarkeit und Einblicke in Leistungsfragen von Bedeutung. Es ist wichtig, dass Metriklösungen berücksichtigt werden, bei denen die Generierung von Metriken kontinuierlich vollständig automatisiert und in Automatisierungsplattformen eingebettet wird, die in mobilen und Browserformaten verfügbar sind.

Geschrieben von: Maureen Fleming, Gastblogger, VP bei IDC, Integration und Prozessautomatisierung.