ما مزايا التشغيل الآلي للحزمة المكتبية Office Suite؟
يعمل نظام التشغيل الآلي للمكاتب على تبسيط عمليات الأعمال ويقضي على أخطاء إدخال البيانات ويحسن سير العمل ويكفيك عناء المهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً. ويمكن تخصيص تقنية RPA لتلبية احتياجات عملك والتخلص من العقبات والمساعدة على إدارة المهام.
تخيل أنك ذلك الموظف الذي يعمل في شركة كهرباء كندية كبرى وارتكبت خطأً في القص واللصق داخل جدول بيانات وكلفت الشركة 24 مليون دولار أمريكي لأن أحدًا لم يكتشفه في الوقت المناسب. للأسف، أخطاء جداول البيانات شائعة وعلى الرغم من أن معظمها لا يكلف الملايين، فإنها تتراكم بمرور الوقت.
جداول بيانات خالية من الأخطاءفي حين أن تحليل البيانات هو عملية من الأفضل أن تترك للعامل البشري، فإن من الأفضل أن ندع الروبوتات تقوم بنقل البيانات من جداول البيانات إلى المنصات القديمة ومصادر البيانات الرئيسية. يزيد التشغيل الآلي للمكاتب باستخدام تقنية RPA الكفاءة ويقلل من الأخطاء، مما يتيح للموظفين استخدام قواهم الذهنية في المهام التي تتطلب المزيد من التفكير النقدي.
تسريع وتيرة مهام سير العمل اليوميةيتيح لك التشغيل الروبوتي لسطح المكتب (RDA) تطبيق التشغيل الآلي لمهام Microsoft المتكررة التي لا تتطلب الكثير من اتخاذ القرارات باستخدام البرامج الداخلية على سطح المكتب، مثل تطبيقات Citrix وتطبيقات Java وصفحات الويب. تقوم واجهة السحب والإفلات، العاملة بدون برمجة، بالأعمال الشاقة بينما تزيد من سرعة مهام سير العمل اليومية في بداية اليوم ونهايته.
إدارة بياناتك بفعالية أكثرتتسم وحدات الماكرو بالكفاءة، إلا أنها قد تكون مرهقة في الإنشاء والإدارة عبر أنظمة متعددة. وإذا كنت تتنقل بين جداول بيانات Google وExcel، فإن روبوت جداول البيانات من Automation Anywhere جاهز للاستخدام على الفور، ما عليك سوى التنزيل والانتقال.
تطبيق التشغيل الآلي لعمليات البريد الإلكترونييعد البريد الإلكتروني من عمليات الأعمال الأساسية، مما يدفع العديد من الشركات إلى الاستثمار في حلول التشغيل الآلي للمكاتب التي تراقب صناديق البريد الوارد أو تصدر الإشعارات أو تستجيب لطلبات مكتب المساعدة وحالة الطلب أو تقوم بالربط ببرنامج إدارة علاقات العملاء أو توجه المستندات إلى الأقسام المناسبة أو تضع علامة على الرسائل العاجلة للرد عليها.
برنامج Powerpointيمكنك إنشاء عرض Powerpoint مصمم خصوصًا لجمهورك المستهدف ببضع نقرات بالماوس. يمكن أن يقوم روبوت PowerPoint من Automation Anywhere بإنشاء عرض تقديمي وسحب البيانات من جداول البيانات وإضافة نص وصور ورسوم متحركة والتحديث في الوقت الحقيقي.
تطبيق التشغيل الآلي لبرامج SharePoint وOne Driveيمكنك إدارة الموافقات والتحكم في الوصول ومشكلات الاتصال عبر الفرق والمواقع. واستخدم تقنية RPA لإضافة الموظفين أو إزالتهم وتحميل الملفات وتنزيلها تلقائيًا إلى الأدلة وتحديث المعلومات في الوقت الحقيقي وتحديث لوحات المعلومات وخطط الاستمرارية وإنشاء مسار تدقيق للوصول إلى الملفات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
مَن يمكنه الاستفادة من التشغيل الآلي للمكاتب؟
يمكن تخصيص أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب لتلائم سير أعمالك وتبسط العمليات مما يجعلها اختيارًا جيدًا لعدد من الأقسام في مؤسستك.
يسعى فريق الخدمات المشتركة في BAE Systems إلى الوصول إلى مستويات أداء جديدة باستخدام التشغيل الآلي
"إن التشغيل الآلي للعديد من العمليات المكثفة اليدوية، المعرضة للأخطاء والتي تستغرق وقتًا طويلاً للغاية قد أتاح لشركة HGS تحقيق قيمة مضافة كبيرة لبيئة المكتب الخلفي في شركة التأمين الصحي الأمريكية هذه."
أكثر من 90 بالمائة
نسبة الانخفاض في معدل العمل اليدوي
متوسط
وقت المعالجة انخفض بنسبة أكبر من 40 بالمائة
تعزيز
الكفاءة مع توفيرات في التكلفة بنسبة أكبر من 40 بالمائة
كيف يمكن للتشغيل الآلي للمكاتب أن يساعد شركتك؟
سواء كان لديك شركة صغيرة أو مؤسسة متعددة الجنسيات، يمكن لتقنيات التشغيل الآلي للمكاتب تحسين مهام سير عمل العمليات وتحقيق الكفاءة والتخلص من الأعمال المتراكمة والعقبات وإكمال المهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إدخال البيانات، مما يسمح لموظفيك بأداء أعمال ذات قيمة أعلى. فيما يلي بعض المزايا الأخرى لتقنية RPA باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية.
تشغيل Excel آليًا
- إنشاء وحدات الماكرو وتسجيلها بدون تعلم التعليمات البرمجية لمحرر Visual Basic (VBA).
- استخراج المعلومات من ملفات Excel وتغيير التنسيقات وتحميلها إلى لوحات المعلومات وقواعد البيانات.
- نقل المعلومات المطلوبة من جداول البيانات إلى لوحات المعلومات ومخططات والرسوم البيانية الملونة.
- استخدام التشغيل الآلي للمكاتب لدمج البيانات وجداول البيانات في أي نظام مؤسسة أو نظام قديم.
- مشاركة البيانات في ملفات بتنسيقات XLS وXLSX وXLSM (ملفات Excel تدعم وحدات الماكرو الخاصة بلغة VBA على وجه التحديد) وCSV.
- استخدام التشغيل الآلي للمكاتب لتشفير البيانات وضغطها ونقلها إلى الآخرين في مواقع متعددة.
إدارة العقود
- إنشاء نماذج تفاعلية لإنشاء العقود وتتبع الموافقات وتحديث لوحات المعلومات وحسابات العملاء.
- استخدام معالجة اللغة الطبيعية وIQ Bot لسحب المعلومات من الملاحظات ورسائل البريد الإلكتروني وملفات PDF وأوامر الشراء ورقمنة المعلومات.
- الاندماج بسلاسة مع تقنية RPA لتتمكن من تصميم الروبوتات وتطبيق التشغيل الآلي لسير العمل في عمليات الأعمال.
- استخدام معالجة المستندات الذكية للتحقق من صحة معلومات بطاقة ائتمان العميل والمدفوعات وتطبيقات الائتمان.
- استخدام تقنية RPA من أجل استمرارية الأعمال في حالة حدوث كوارث طبيعية وتعطل الأعمال غير المتوقع.
- الامتثال لمتطلبات الولايات القضائية المتعددة والتقليل من المخاطر باستخدام تقنية RPA.
طلبات تكنولوجيا المعلومات
- تطبيق التشغيل الآلي لمهام سير العمل من أجل إعادة تعيين كلمات المرور وإنشاء مستخدم جديد، مما يتيح لموظفي تكنولوجيا المعلومات التركيز على المشكلات المعقدة.
- إنشاء سير عمل واحد لتوفير Active Directory وتطبيقات الأعمال المطلوبة وتتبع الموافقات.
- تطبيق التشغيل الآلي لطلبات كلمة مرور المستخدم وترحيل المستخدم وإزالته عبر التطبيقات أو النماذج التفاعلية أو البريد الإلكتروني.
- تحديث لوحات المعلومات وقواعد البيانات والأذونات والملفات في الوقت الحقيقي.
- استخدام IQ Bot للتخلص من مشكلات مستودعات البيانات والاتصال ومشكلات التوافق.
- مزامنة البيانات عبر أنظمة أساسية متعددة، بما في ذلك أنظمة المؤسسة والأنظمة القديمة.
علاقات العملاء
- يحلل Discovery Bot إجراءات المستخدم المتكررة وينشئ روبوتات تقنية RPA لتنفيذ هذه الإجراءات.
- استخدام التشغيل الآلي الذكي للوصول إلى معلومات العملاء ومزامنتها على Microsoft Access وقواعد البيانات الأخرى.
- الوصول إلى البيانات على Sharepoint والمزامنة عبر المنصات والأنظمة القديمة وإنشاء ملفات تعريف عملاء متكاملة.
- إنشاء القوالب وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ومستندات الكلمات والعقود والإشعارات وإرسال التذكيرات والكشوفات.
- يمكن أن تبسط تقنية RPA إدارة علاقات العملاء. إليك دليل تمهيدي.
ما الذي يجب البحث عنه في حل التشغيل الآلي للمكاتب؟
قبل البدء في أي استراتيجية خاصة بالتشغيل الآلي للمكاتب، قم بعمل جرد لمخزون العمليات التي من شأنها أن تفيد مؤسستك أكثر. تعد تقنية RPA مناسبة تمامًا للمهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إدخال البيانات والمهام ذات المخرجات القابلة للقراءة مثل ملفات MS Word وExcel وXML وPPT وPDF. ويمكن تحسين تقنية RPA باستخدام التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) في حالة العمل مع الصور الممسوحة ضوئيًا. ويمكن أن تقدم عمليات الأعمال في المكتب الخلفي، مثل الشؤون المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، أو المكتب الأمامي مثل إلحاق العملاء والدعم فرص إثبات المفهوم (PoC).
ثمة نقطة واحدة يجب مراعاتها وهي ما إذا كان يمكن تخصيص حل تقنية RPA. على سبيل المثال، فهو يحتاج إلى التوسع مع أعمالك والعمل عبر منظومة العمل لمؤسستك والتكامل بسهولة مع الأنظمة القديمة. كذلك، تتطلب بعض الصناعات أمان بيانات أعلى من غيرها لذا فهو يجب أن يلائم متطلبات الأمان لديك.
نقطة أخرى هي سهولة الاستخدام. فقد أخفقت العديد من محاولات الاعتماد على التشغيل الآلي بسبب نقص التدريب أو أن الموافقة عليه كانت صعبة للغاية بالنسبة إلى القيادة والموظفين. لذا يجب أن يكون الحل الذي اخترته سهل الاستخدام وأن يوفر التدريب ويقدم الدعم المستمر.
كيفية البدء بحل التشغيل الآلي للمكاتب؟
نحن نقدم مجموعة كاملة من الأحداث والندوات عبر الإنترنت لزيادة المعرفة والبقاء على اطلاع دائم بتوجهات تقنية RPA والابتكارات وتعظيم عائد الاستثمار باستخدام التشغيل الآلي للمكاتب.
توفر Automation Anywhere منصة تدريب شاملة لتنمية قدرات الموظفين من أجل إنشاء أنظمة حسابات مدفوعات، مُشغلة آليًا ومخصصة، لتلبية احتياجاتك.
