التشغيل الآلي والذكاء الاصطناعي
ما فوائد تقنية RPA في التشغيل الآلي لإدارة المشاريع؟
تؤثر تقنية RPA في إدارة المشاريع بطرق متعددة. أولاً، يساهم التشغيل الآلي في تسريع إكمال المشاريع وتسهيله، كما يخفض الوقت الذي يتم قضاؤه على المهام المتكررة. وعلى الرغم من أن هذه المهام ضرورية، إلا أن استخدام الروبوتات لتأديتها يسمح للأشخاص بالمشاركة في المهام ذات المستوى الأرفع.
زيادة الإنتاجيةتحسّن تقنية RPA الإنتاجية بشكل كبير. وتتمثل إحدى الطرق في تبسيط مسارات العمل في كل أنحاء المؤسسة، ما يؤدي إلى زيادة قدرة الأقسام على التعاون. بالإضافة إلى ذلك، يساعد التشغيل الآلي في معالجة التبعيات بين الأقسام، بما في ذلك إرسال الإشعارات إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين عند الحاجة إلى موافقات أو عمل إضافي.
توسيع النطاق لتلبية احتياجاتكتكمن إحدى طرق العمل على إثبات المفاهيم في استخدام اكتشاف العمليات الذكي الذي يساعد في تحديد المجالات التي يمكن أن يساهم فيها التشغيل الآلي في التخفيف من عمليات إدارة المشاريع اليدوية. وليس من النادر تخصيص أول مرة يتم تطبيقه فيها لعملية محددة أو سلسلة من العمليات ذات الصلة في مسار العمل نفسه، ثم توسيع نطاقه بعد ذلك.
ضمان الشفافيةيعزز التشغيل الآلي لإدارة المشاريع مستوى عاليًا من الشفافية ضمن المؤسسة. وهو يساعد في تسليط الضوء على إنتاجية كل فريق وتعزيز أدائه باستخدام تحديثات الحالة التلقائية في الوقت الحقيقي والقوالب لعمليات التسليم والتعاون السهل. إن الشفافية تعني إنجاز المزيد في وقت أقل.
استبعاد الخطأ البشريفلنواجه الأمر؛ البشر يرتكبون الأخطاء. ولكن يمكنك تقليل عدد الأخطاء من خلال تطبيق أدوات التشغيل الآلي، مثل معالجة المستندات الذكية، على مهام إدارة المشاريع. على سبيل المثال، يمكن لبرنامج OCR قراءة المستندات وتحديد البيانات وحفظها في ملفات بشكل تلقائي للعثور عليها بسهولة لاحقًا.
تحديد أولوية المهامتوفر تقنية RPA إمكانية تحديد أولوية المهام بطريقة ذكية بناءً على معايير محددة. على سبيل المثال، في مجال تكنولوجيا المعلومات، تستطيع الروبوتات الوصول إلى التذاكر وتحديد أولويتها بناءً على المشكلة. بالنسبة إلى ممثلي خدمة العملاء، يمكن أن تنقل الروبوتات التذاكر إلى أعلى القائمة. وفي مجال تخطيط المشاريع، يمكن تحديد الأولوية باستخدام القوالب ومسارات العمل المخزنة.
تكاليف أقل للتشغيليمكن لفرق المشاريع استخدام التشغيل الآلي لمراقبة المشاكل التي قد تكون مكلفة وتلقي الإشعارات بشأنها. على سبيل المثال، إذا كان أحد الأشخاص يتحمل أعباءً تفوق قدرته، فقد يتسبب ذلك بالعقبات. في هذه الحالات، يمكن للتشغيل الآلي لمسارات العمل اكتشاف العقبات قبل أن تظهر وتحسين العمليات وتخفيض مدة العمل الإضافي لتحقيق أفضل النتائج.
مَن يستفيد من استخدام تقنية RPA في التشغيل الآلي لإدارة المشاريع؟
يتيح تبني تقنية RPA التخلص من الاستياء الذي تتسبب به العمليات اليدوية لمديري المشاريع، الأمر الذي يسمح لأعضاء الفريق بتبني منهجية العمل المرن بشكل أفضل، وهذه المنهجية تتلخص بالمبدأ التالي: "الأفراد والتفاعلات قبل العمليات والأدوات". يمكن رؤية الفوائد في كل مجالات المؤسسة.
تتبنى CPFL Energia التشغيل الآلي لتحصل الفرق على المزيد من الوقت وتخصيصه للأنشطة التحليلية والاستراتيجية
"لقد ساعدنا التشغيل الآلي للعمليات باستخدام منصة RPA من شركة Automation Anywhere في زيادة إنتاجية الموظفين والحد من المخاطر التشغيلية وزيادة رضا العملاء. والآن، يمكننا نشر التحول الرقمي في كل مجموعات CPFL."
– ألوسيو كوكولج، مدير برنامج تقنية RPA 
50
ساعة يتم توفيرها يوميًا
45
عملية تم تشغيلها آليًا في عام واحد
155 ألف
معاملة يتم تشغيلها آليًا سنويًا
كيف يمكن لتقنية RPA في إدارة المشاريع أن تساعد شركتك
كما ترى، يمكن أن يعود التشغيل الآلي لإدارة المشاريع بالفائدة على كل مجال في المؤسسة عبر الصناعات المختلفة. ولكن ما هو تأثيره المباشر على عملك؟ في ما يلي بعض الأمثلة:
تحسين التخطيط لقدرات الموارد
- تحليل دقيق لتأثير المشروع وتقديم الخدمات على قدرات الموارد
- الحصول على معلومات دقيقة في الوقت الحقيقي بشأن الموظفين للعثور على مستويات المهارات الضرورية لبناء الفرق
- مراجعة موارد الشركة للاطلاع على المواد والبرامج والمعدات الضرورية من مصدر واحد للمعرفة الصحيحة
- إنشاء المتطلبات تلقائيًا بناءً على تفاصيل المشروع التي يتم إدخالها في لوحة المعلومات السهلة الاستخدام
- التنبؤ بمجموعات الأدوات والكفاءات والأدوار في المشاريع والمسؤوليات وتسعير المشاريع
- وضع جدول زمني وتقويم للموارد بناءً على توافر أصحاب المصلحة
تخطيط متسق للمشاريع
- إنشاء مسارات عمل مخصصة ونشرها بناءً على أوجه محددة من المشروع
- التنبؤ بدقة بالوقت الذي ستتطلبه المشاريع المشابهة بناءً على بيانات دقيقة
- إعلام أصحاب العلاقة الرئيسيين على الفور إذا كان أحد المشاريع ينتظر موافقتهم
- حصول مخططي المشاريع على ملاحظات منظمة في مكان مركزي لمراجعتها بسهولة
- إعلام قادة المشاريع عند حدوث تغيير في حالة طلباتهم
- تحسين التخطيط بفضل توفر رؤية شاملة عن الموارد والجداول الزمنية التنظيمية
تحسين الاستفادة من الوقت
- توفير الوقت عند تسجيل الدخول إلى تطبيقات متعددة بفضل إمكانات تسجيل الدخول الأحادي (SSO)
- تقليل الوقت الذي تقضيه في البحث في مختلف مواقع البيانات بفضل مصدر مركزي للمعرفة الصحيحة
- التخلص من مرحلة إدخال البيانات في مهام إدارة المشاريع بفضل معالجة المستندات الذكية
- تقليل الوقت اللازم لتطوير المشاريع بفضل المراقبة المستمرة لحالات المهام
- إعداد تقارير معمقة حول المشاريع عند الحاجة للجنات المشرفة
- توفير وقت مديري المشاريع من خلال تأدية المهام المتكررة والسهلة بشكل تلقائي
إدارة أفضل للبيانات
- استبعاد الأخطاء البشرية من خلال استخدام الروبوتات لإدخال البيانات واسترجاعها بدقة
- تتبع استخدام البيانات عبر المؤسسة مع مسارات التدقيق التي يتم إنشاؤها تلقائيًا
- توفير البيانات بأمان وعند الطلب لأصحاب المصلحة في المشاريع بفضل إمكانية الوصول المستندة إلى الأدوار وإدارة بيانات التعريف
- تحديث البيانات العالمية في الوقت الحقيقي من أي مكان ضمن المؤسسة
- الحصول على جودة بيانات أفضل بفضل الروبوتات التي تقوم بالدراسة والتنظيف والربط والتسوية مع مصدر رئيسي
- استخراج البيانات بدقة من المصادر غير المنظمة بفضل تقنية OCR لإنشاء بيانات تعريف يمكن البحث فيها
ما يجب البحث عنه عند استخدام تقنية RPA في إدارة المشاريع
يمكن تطبيق التشغيل الآلي لإدارة المشاريع على تطوير مبادرات الرعاية الصحية أو إعادة نشر حلّ لتخطيط موارد المؤسسة أو إنشاء برامج تدريب العملاء. تختلف كل صناعة عن الصناعات الأخرى، ما يعني أنك تحتاج إلى منصة RPA تعتمد على شركتك.
على سبيل المثال، تتطلب بعض المجالات درجة أعلى من الأمان مقارنةً بغيرها. في هذه الحالة، يشكل الأمن من الفئة المصرفية إحدى الميزات الرئيسية اللازمة، بالإضافة إلى عمليات نقل البيانات المشفرة ومستويات شهادات ISO.
بالمقابل، يحتاج مجال الأغذية والمشروبات والبيع بالتجزئة إلى الحرص على كون حل RPA قابلاً للدمج مع أنظمة الجهات الخارجية وأنظمة نقاط البيع القديمة. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج الشركات التي تنتقل إلى العمل الرقمي إلى نظام برمجيات كخدمة مستند إلى السحابة ومرن بما يكفي لتبني البنية التحتية لديها.
هل يمكن توسيعه ليتلاءم مع عمليات التوسع في الشركة وأوقات التعطل فيها؟ هل يمكن دمجه مع تطبيقات الجهات الخارجية والأنظمة القديمة؟ هل هو سهل الاستخدام؟ يجب أخذ كل هذه الأوجه بالاعتبار عند اختيار حل RPA الخاص بك.
كيفية البدء
نحن نقدم أيضًا مسارات تعلّم قائمة على الأدوار في جامعة Automation Anywhere University من أجل التعلّم العملي. على سبيل المثال، يمكن أن يتعلم الموظفون كيفية إنشاء روبوتات على لوحة المعلومات التي تعمل بالسحب والإفلات ومن دون ترميز.
