¿Cuáles son las ventajas de la RPA en la automatización de la gestión de proyectos?
La RPA afecta a la gestión de proyectos de varias maneras. En primer lugar, la automatización agiliza y facilita la finalización de los proyectos y reduce el tiempo empleado a tareas redundantes. Aunque estas tareas son necesarias, el uso de bots permite a los humanos dedicarse a tareas de más alto nivel.
Aumenta la productividadLa RPA es realmente productiva. Una manera es optimizar los flujos de trabajo en toda la organización y, a la vez, aumentar la capacidad para colaborar de los departamentos. Además, la automatización ayuda a manejar las dependencias interdepartamentales, incluido el envío de notificaciones a las partes interesadas clave cuando se necesitan aprobaciones o trabajo adicional.
Se adapta a sus necesidadesUna forma de construir una prueba de concepto es utilizar descubrimiento del proceso inteligente, que ayuda a localizar las áreas en las que la automatización puede ayudar a aliviar los procesos manuales de gestión de proyectos. No es inusual que la primera implementación sea para un proceso específico o un flujo de procesos relevantes en el mismo flujo de trabajo y, luego, se escale a partir de ahí.
Garantiza la transparenciaLa automatización de la gestión de proyectos promueve un alto nivel de transparencia dentro de la organización. Ayuda a dilucidar la productividad de cada equipo y a mejorar el desempeño de estos con actualizaciones de estado automáticas y en tiempo real, plantillas para los productos finales y colaboración sencilla. La transparencia significa que se hace más en menos tiempo.
Elimina los errores humanosHay que aceptar que los seres humanos cometen errores. Puede mitigar el número de errores mediante la aplicación de herramientas de automatización, como IDP, a las tareas de gestión de proyectos. Por ejemplo, el software OCR puede leer los documentos de forma automática, identificar los datos y archivarlos para localizarlos fácilmente más tarde.
Priorización de tareasLa RPA ofrece priorización de tareas inteligente en función de los criterios establecidos. Por ejemplo, en TI, los bots pueden acceder a los tickets y priorizar con base en el problema. En el caso de los representantes de servicio al cliente, los bots pueden desplazar los tickets al inicio de la lista. Para la planificación de proyectos, la priorización puede establecerse con plantillas y flujos de trabajo almacenados.
Menores costos operativosLos equipos de proyecto pueden utilizar la automatización para supervisar y alertar sobre problemas potencialmente costosos. Por ejemplo, si alguien está sobrecargado, puede causar cuellos de botella. La automatización del flujo de trabajo puede detectar los cuellos de botella antes de empezar, optimizar los procesos y reducir las horas extras para lograr los mejores resultados.
¿Quién se beneficia del uso de RPA en la automatización de la gestión de proyectos?
La adopción de RPA elimina la frustración de los procesos manuales para los jefes de proyectos y les permite a los miembros del equipo adoptar mejor la metodología Agile: "Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas". Los beneficios son reconocibles en todos los ámbitos de la organización.
CPFL Energia adopta la automatización a fin de que los equipos tengan más tiempo para dedicarse a las actividades de análisis y estrategia
"Automatizar los procesos con la plataforma de RPA de Automation Anywhere Enterprise nos ha ayudado a aumentar la productividad de los empleados, mitigar los riesgos operacionales y aumentar la satisfacción del cliente. Ahora, podemos implementar la transformación digital en todos los grupos de CPFL".
–Aloisio Kukolj, administrador del programa de RPA 
50
horas ahorradas diariamente
45
procesos automatizados en un año
155 000
transacciones automatizadas por año
Cómo la RPA en la gestión de proyectos puede ayudar a su empresa
Como puede ver, la automatización de la gestión de proyectos tiene la capacidad de beneficiar a todas las áreas de una organización en todos los sectores. Pero ¿cómo puede afectar directamente su empresa? Puede encontrar algunas formas a continuación:
Mejora de la planificación de la capacidad de recursos
- Analizar con precisión el impacto de los proyectos y la prestación de servicios en la capacidad de los recursos
- Obtener información precisa y en tiempo real sobre los empleados a fin de localizar los niveles de habilidad necesarios para la creación de equipos
- Revisar los recursos de la empresa para los materiales, el software y el equipo necesarios desde una única fuente
- Crear automáticamente los requisitos a partir de los detalles del proyecto introducidos en un panel fácil de usar
- Predecir conjuntos de herramientas, competencias, roles del proyecto, responsabilidades y precio del proyecto
- Elaborar un programa y un calendario de recursos con base en la disponibilidad de las partes interesadas
Planificación coherente del proyecto
- Construir e implementar flujos de trabajo personalizados basados en aspectos específicos del proyecto
- Predecir con exactitud la duración de proyectos similares a partir de datos precisos
- Notificar instantáneamente a las partes interesadas clave cuando un proyecto está a la espera de su aprobación
- Los planificadores de proyectos reciben comentarios organizados en un lugar central para facilitar su revisión
- Notificar a los jefes de proyecto cuando haya un cambio en el estado de sus solicitudes
- Planificar mejor con visibilidad completa de los plazos y los recursos de la organización
Mejora del tiempo empleado
- Ahorrar tiempo iniciando sesión en varias aplicaciones con las funciones de inicio de sesión único (SSO, del inglés Single Sign-On)
- Reducir el tiempo de búsqueda en varias ubicaciones de datos con una fuente de centralizada
- Eliminar la entrada de datos de las tareas de gestión de proyectos con el procesamiento de documentos inteligente
- Reducir el tiempo de desarrollo del proyecto con la supervisión continua del estado de las tareas
- Crear informes de proyectos en profundidad a petición de los comités de supervisión
- Ahorrar tiempo a los jefes de proyectos mediante la realización automática de tareas repetitivas, pero sencillas
Mejor gestión de los datos
- Eliminar los errores humanos mediante el uso de bots para la introducción y recuperación precisa de datos
- Seguimiento del uso de los datos en toda la organización con pistas de auditoría creadas automáticamente
- Suministro seguro de datos a petición de las partes interesadas en el proyecto con acceso basado en roles y gestión de metadatos
- Actualizar los datos globales en tiempo real desde cualquier lugar de la organización
- Obtener una mejor calidad de datos con bots que perfilan, borran, vinculan y reconcilian con una fuente maestra
- Extraer datos con precisión de fuentes no estructuradas con OCR para crear metadatos con capacidad de búsqueda
Qué hay que tener en cuenta al utilizar la RPA en la gestión de proyectos
La automatización de la gestión de proyectos puede aplicarse al desarrollo de iniciativas de atención sanitaria, a la reimplementación de una solución de ERP o a la creación de programas de formación para empleados. No todas las industrias son iguales; lo que usted necesita en una plataforma de RPA depende de su empresa.
Por ejemplo, algunas industrias requieren un mayor grado de seguridad que otras. En este caso, una característica clave sería la seguridad de calidad bancaria, las transferencias de datos cifradas y los niveles de certificación ISO.
Los sectores de la alimentación, las bebidas y el comercio minorista deben asegurarse de que su solución de RPA incluya la capacidad de integrarse en sistemas de punto de venta heredados y de terceros. Además, las empresas en transición hacia lo digital necesitarían un software como servicio (SaaS, del inglés Software as a Service) nativo de la nube lo suficientemente flexible como para adoptar su infraestructura.
¿Se escala para adaptarse a la expansión de la empresa o a los tiempos de inactividad? ¿Puede integrarse a sus aplicaciones de terceros y sistemas heredados? ¿Es fácil de usar? Todos estos aspectos deben tenerse en cuenta a la hora de elegir su solución de RPA.
Primeros pasos
También ofrecemos rutas de aprendizaje basadas en roles en Automation Anywhere University para el aprendizaje práctico. Por ejemplo, los empleados pueden aprender a diseñar bots en nuestro panel sin código y de arrastrar y soltar.
