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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

글 Shobhana Viswanathan 에서 자동화와 함께 변화하는 세상 에 2019 년 03 월 27
개발자

로보틱 프로세스 자동화(RPA) 입문 시리즈 소개

Automation Anywhere는 자동화 기술의 배경과 관련하여 많은 질문을 받고 있습니다. 자동화는 어떻게 작동하나요? 왜 필요한가요? 어떻게 시작해야 하나요? 사용하기 어렵나요? 제 업무에 안전할까요?

여러분들이 궁금해하시는 이러한 질문에 대한 답을 드릴 수 있도록 블로그 페이지를 통해 오피스 자동화의 가장 기본적인 요소에 대해 단계적으로 설명할 수 있는 입문서를 공유하기로 하였습니다. 여러분이 경영진이든 아니면 회계직 사무원이든 직책에 상관없이 조직이 추구할 수 있는 잠재적 가치를 이해하는 데 도움이 되었으면 좋겠습니다.

이번 시리즈는 3개 파트로 구성되어 있으며, 이번 블로그부터 RPA의 개요를 시작으로 RPA 전체에 대해 세부적으로 살펴본 다음, 이후 두 번의 블로그 게시물 업데이트를 통해 좀 더 고급 내용에 대해 다뤄보겠습니다. 소개해드릴 내용은 아래와 같습니다.

  • 파트 1: 로보틱 프로세스 자동화(RPA)란 무엇이며 왜 필요할까요?
  • 파트 2: RPA를 시작하기 위해 필요한 구성 요소는 무엇인가요? RPA 봇을 구축하고 관리하려면 어떻게 해야 하나요?
  • 파트 3: 고급 기능 - 인지 자동화(Cognitive Automation) 및 AI

시작하겠습니다.

파트 1: 로보틱 프로세스 자동화(RPA)란 무엇이며 왜 필요할까요?

복사. 붙여넣기. 반복. 이 작업을 만 번이나 반복해야 합니다.

디지털 시대는 우리가 다양하고 놀라운 혜택을 누릴 수 있게 해 주었지만 동시에 단조롭고 반복적인 작업을 수행하게도 합니다. 과거에는 NCR 종이로 문서를 한 번에 3통씩 만들었다면 지금은 지루하고 반복적인 키보드 작업으로 정보를 복붙하는 상황입니다.

사람이 수행해야 했던 매우 반복적이면서도 때로는 아주 위험한 작업을 물리적 로봇이 여러 번 수행하는 것처럼, 이제 로보틱 프로세스를 통해 실제로 위험하지 않은 매우 반복적인 디지털 오피스 작업에서 벗어날 수 있습니다. 이것이 바로 로보틱 프로세스 자동화(RPA)입니다.

RPA는 반복적인 프로세스를 자동화하여 사람이 수동으로 하는 작업이 RPA를 통해 처리됩니다. 다시 말해, RPA는 소프트웨어 로봇 또는 봇이 이 업무를 할 수 있게 프로그래밍하는 방식이라고 할 수 있습니다. 이는 Excel에서 매크로를 작성하여 스프레드시트의 셀을 자동으로 채우는 방법과 비슷합니다. RPA를 제외하고는 프로그램과 플랫폼 전체에 대해 프로그램을 만들 수 있습니다.

예를 들어 고객 서비스(CS)에서 근무하는데, CRM(고객 리소스 관리자)의 데이터를 스프레드시트로 복사해 붙여넣어 보고서를 만들어야 하는 경우, 봇을 사용하면 이 과정을 자동화할 수 있습니다. 일단 올바르게 프로그래밍되면 봇은 실수없이 100% 정확하게 작동하며, 사람처럼 컨디션이 좋지 않은 날 없이 꾸준히 24시간 작동합니다. 이러한 봇을 사용하면 인력은 고객에게 추가 서비스를 제공하는 등의 고부가 가치 작업에 투입할 수 있게 됩니다.

봇은 유인(attended) 자동화와 무인(unattended) 자동화의 두 가지 기본 범주로 구분됩니다. 무인 봇은 백그라운드에서 실행되도록 설계되어 직원의 개입을 최소화하면서 백오피스 업무를 대규모로 자동 실행합니다. 유인 봇은 사람과의 상호작용이 요구됩니다. 즉 봇은 직원이 트리거한 작업을 자동 완료하는 식으로 직원이 트리거한 특정 작업에 응답하여 워크플로를 단순화합니다.

무엇을 자동화할 수 있나요?

사실상 반복적으로 수행되는 작업이나 프로세스는 자동화할 수 있습니다. 간단한 복사 및 붙여넣기 명령을 자동화하는 것부터 고객에게 문제가 발생했을 때 이를 인지하고 사람에게 보고하는 지능형 인지 봇에 이르기까지 모두 포함됩니다. (인지(Cognitive) 로봇에 대해서는 다음 번에 다시 자세히 알려드리겠습니다.)

앱 열기, 로그인(사용자 이름 및 암호), 잘라내기 및 붙여넣기, 계산, 저장 및 닫기 등의 기본 명령을 모두 자동화할 수 있습니다. 회계, ERP 및 공급망을 비롯한 CRM 시스템, 백오피스 시스템은 물론 고객 데이터베이스 등의 응용 프로그램을 모두 자동화할 수 있습니다.

어떤 부문에 자동화가 가능한가요?

사실상 모든 업계의 누구나 자동화 혜택을 누릴 수 있습니다. RPA는 헬스케어 및 금융 & 재무 등 규제가 엄격한 업계에 특히 유용합니다. HIPAA, ASC 606, GDPR과 같은 규정은 규정 미준수에 대해 엄중한 처벌을 부과할 수 있습니다. RPA는 규정 지침에 따라 준수 보고가 올바르게 수행되도록 합니다.

실제 적용 사례

실제 사례를 통해 RPA와 봇이 일과 생활에 어떻게 도움을 줄 수 있는지 살펴보겠습니다.

회계 및 재무

RPA를 명확하게 적용할 수 있는 분야는 은행 및 금융 서비스 산업 (BFSI라고도 함)입니다. 그리고 이는 타당한 이유로 엄격하게 규제되며, 정확성은 금전적 문제의 처리에 있어 매우 중요합니다. 자동화가 규정 준수를 가능하게 해 주는 실제 사례, 특히 계약에 필요한 수익 인지 지침인 ASC 606이라는 새로운 규정에 대해 살펴보겠습니다. 아래 시나리오에서 새로운 영업 거래 정보는 Salesforce.com CRM에서 NetSuite 재무 애플리케이션으로 자동 업데이트됩니다.

프로세스를 자동화하면 규정 준수를 보장할 뿐만 아니라 사람의 반복적인 업무를 봇이 수행하도록 하여 시간과 비용을 절약하도록 합니다.

생명과학 업계

생명과학 업계에는 제약, 바이오테크, 의료 기기 및 기타 다양한 의료 관련 기관과 같은 분야가 포함됩니다. 그리고 이들 제품은 생사와 관련되어 있기 때문에 엄격하게 규제됩니다. 대부분의 이러한 규정에는 엄청난 양의 보고 업무가 포함되므로 처리해야 할 업무량도 방대합니다. 실제로, 한 생명공학 회사에서는 규제 양식 작성에만 연간 24만 시간을 소비하는 것으로 추산했습니다. 이는 연간 120명의 직원 업무량, 즉 120명의 풀 타임 직원수에 해당합니다!

생명과학 기업의 보고 업무에 자동화가 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

기존 방법

불만 사항 보고는 다음의 몇 가지 단계를 거쳐 수동으로 진행됩니다.

  • 제품에 문제가 발생했을 경우 고객이 문의해 옵니다.
  • 담당자가 회사 CRM에 세부 정보(노란색으로 강조 표시됨)를 기록합니다.
  • 담당자 이름, 제품 정보 등이 포함된 불만 접수 정보는 지정된 양식과 방법(예: eQMS 불만 모듈)을 사용하여 캡처해야 합니다.
  • 이 데이터를 복사하려면 CRM에서 eQMS로 데이터를 복사하여 붙여 넣는 수동 절차가 요구됩니다. 이는 매우 노동 집약적일 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 그리고 제약 부문과 같이 규제가 엄격한 업계에서 오류란 용납되지 않습니다.

이 프로세스를 완곡하게 "회전의자 인터페이스"라고 하며, 사무원은 하나의 시스템에서 정보를 수동으로 복사하여 다른 시스템에 붙여 넣습니다.

자동화가 적용된 방법

데이터 전송 프로세스가 자동화되면 봇이 백그라운드에서 복사 및 붙여넣기를 수행합니다. 이는 다음과 같이 매우 빠르고 정확하게 진행됩니다.

  • 봇이 데이터를 복사합니다.
  • 봇이 데이터를 붙여 넣습니다.
  • 이 과정을 반복합니다.

이와 같이 매우 복잡한 보고 양식을 자동화하면 엄청난 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 잠재적 오류를 사실상 제거할 수도 있습니다.

자동화는 사실상 모든 프로세스와 거의 모든 산업에 적용될 수 있습니다. 저희는 그동안 벤처 기업부터 포춘 500대 기업에 이르기까지 다양한 조직에 RPA가 구현된 것을 보았습니다.

봇을 생성하기 위해 컴퓨터 사이언티스트가 될 필요는 없습니다. 사실, 최근의 "봇 게임" 대회에서 우승한 봇은 소프트웨어 개발자가 아닌 비즈니스 사용자에 의해 만들어졌습니다. 이제 봇 스토어에서 미리 제작된 봇을 다운로드할 수도 있습니다.

결론

19세기 후반에는 산업혁명이, 20세기 중반에는 컴퓨팅이 있었던 것처럼 21세기의 혁명은 RPA이 될 것입니다. 이러한 혁명은 모두 인간을 육체적 노동으로부터 해방시키고 인간의 삶을 더 간편하고 더 풍요롭게 만드는 데 기여하고 있습니다. 그리고 그 덕분에 우리의 삶은 더 번창하고 있습니다.

사실, 최근의 런던 대학 연구에 따르면 자동화를 진행 중인 직장에 있는 노동자가 업무 지수 부문에서 자동화를 채택하지 않은 직장 대비 33% 높은 점수를 받았습니다.

또한 기업은 자동화를 통해 막대한 양의 시간과 비용을 절감하고 있습니다. "Towards Data Science"의 최근 연구에 따르면 "IT 비즈니스 리더의 98%가 비즈니스 혜택을 창출하는 데 있어 프로세스의 자동화가 필수적"이라고 말합니다.

그러나 이러한 연구 결과가 아니더라도 자동화의 필요성은 이미 충분히 인지하고 있을 것입니다. 당연한 상식이니까요. 그리고 자동화는 실제로도 아주 쉽게 구현할 수 있습니다. 무료 RPA 평가판을 사용해 직접 경험해 보세요.

“파트 2: RPA를 시작하기 위해 필요한 구성 요소는 무엇인가요?”를 기대해 주세요.

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