Como cumprir legislações como a Information Blocking Rule e evitar penalidades

Imagine ser multado em US$ 1 milhão por não fornecer a um paciente informações em tempo hábil sobre o tratamento de saúde dele e o custo desse tratamento. Nos Estados Unidos, as organizações de saúde podem enfrentar essa penalidade como resultado de uma regulamentação governamental que foi promulgada em outubro de 2022.

A regulamentação é chamada de IBR (Information Blocking Rule, regra de bloqueio de informações). E a automação inteligente pode desempenhar um papel essencial para ajudar as organizações a cumprir a regulamentação e evitar a penalidade grave.

Recentemente, essa nova regulamentação foi abordada em uma entrevista no blog com o Dr. Yan Chow, MD, MBA, líder global do setor de saúde da Automation Anywhere. Este artigo é mais detalhado.

Mais do que apenas anotações clínicas

Antes, quando os pacientes queriam obter seus registros médicos, isso significava apenas anotações clínicas: relatórios de imagens, resultados de laboratório e anotações de visitas ao consultório. Se um paciente precisasse de registros financeiros, isso geralmente era obtido em um sistema separado e era solicitado pela companhia de seguros do paciente.

O IBR exige que qualquer provedor seja capaz de fornecer os registros médicos completos a cada paciente, incluindo as EHI (Electronic Health Information, informações eletrônicas de saúde), em poucos dias. E o desafio disso é que, normalmente, os registros estão em vários locais, em diferentes formatos e em vários sistemas que não têm uma comunicação fácil entre si.

Além dessa pressão nos provedores, com a nova regulamentação, o governo criou um portal que qualquer paciente ou cuidador pode usar para denunciar médicos que não consigam fornecer em tempo hábil o registro completo, clínico e financeiro, dos serviços prestados. E a denúncia pode fazer com que o provedor receba uma multa de até US$ 1 milhão por paciente.

Informações aqui, ali e em qualquer lugar

Em um ambiente legado, reunir tudo e sem erros pode ser uma tarefa interminável. Por exemplo, digamos que um paciente tenha um problema médico grave. O paciente entra em um consultório médico e solicita suas informações. Mas considere que esse paciente consultou mais de um médico, foi ao hospital e fez exames de imagem para esse problema.

Há o médico que coordena o atendimento, bem como o médico do pronto-socorro, o centro de imagens ou o hospital onde o paciente pode ter sido atendido e o radiologista ou patologista. Se o paciente foi submetido a uma cirurgia, há anestesistas, outros especialistas clínicos, mais exames laboratoriais e talvez até cuidados pós-operatórios, como fisioterapia.

Todos esses locais e provedores prestaram serviços ao paciente. O IBR não deixa claro como cada médico deve ser responsabilizado.

Se um paciente solicitar seus registros e o médico pertencer à equipe do hospital em que o paciente foi tratado, o médico coordenador pode ter que fornecer os registros do consultório, do hospital, do laboratório, do atendimento ambulatorial e, talvez, da farmácia.

É quase certo de que os locais não têm o mesmo sistema clínico ou de faturamento. E com ambientes legados, a coleta de tudo geralmente é feita manualmente, o que consome tempo e corre o risco de criar erros que podem ser relatados à organização reguladora e resultar em penalidades.

Como a automação pode ajudar

Se os provedores tiverem automação inteligente, eles poderão usar colegas de trabalho digitais ou bots de software para automatizar processos manuais, simplificando e acelerando a coleta e a organização de registros. A automação inteligente foi desenvolvida para ajudar a conectar e recuperar informações de sistemas diferentes, registrar e auditar a recuperação, agrupar as informações e até mesmo colocar essas informações em um local comum e centralizado ao qual os pacientes podem ter acesso. A automação inteligente pode lidar com tarefas repetidamente, em escala, sem erros, 24 horas por dia. Ela também pode colocar as informações em um formato mais fácil de ser utilizado pelo paciente.

Uma ferramenta para a tomada de decisões

Parte da tarefa de coleta de informações geralmente inclui etapas baseadas em decisões, nas quais o médico deve decidir quais registros incluir. A automação inteligente pode simplificar a tarefa.

Por exemplo, o copiloto digital da Automation Anywhere, AARI, pode ajudar um médico a fazer login nos diferentes sistemas, autenticar e extrair as informações necessárias e até mesmo escrever para o hospital, consultório, centro de imagens radiológicas e outros locais, solicitando ou fornecendo informações. Isso pode ser feito de forma rápida e fácil por meio de um único painel.  

Para outros tipos de conformidade

Os mesmos bots que podem ajudar a fornecer informações aos pacientes de acordo com o IBR também podem ser usados para cumprir outras regulamentações, como as GFEs (Good Faith Estimates, estimativas de boa-fé). Um bot pode ser encarregado de fazer login em hospitais e recuperar a elegibilidade e o faturamento do provedor e outras informações de GFE de sistemas como Epic, Cerner ou Meditech. O bot pode verificar o plano de seguro de um paciente em relação a quais provedores são elegíveis para tratar determinadas condições. Em seguida, ele pode extrair informações sobre preços de serviços, bem como notificação prévia de quaisquer provedores não participantes.

Todas essas informações eram muitas vezes difíceis de obter e fornecer até a exigência da GFE e a introdução da automação inteligente.

Casos de uso ampliados

A conformidade é apenas uma das áreas em que a automação inteligente está se mostrando uma ferramenta indispensável para as organizações de saúde. Ela também está sendo implantado para melhorar o atendimento ao paciente e os negócios desse atendimento, automatizando as operações clínicas e de front-office e back-office.