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將會計流程自動化,是多數組織最關鍵的 IT 專案之一。有效率的管理貨品與服務款項,對於每個組織的財務狀況以及維護和供應商與合作夥伴的關係,至關重要。既然如此,為什麼多數組織仍舊持續仰賴以手動或半自動化方式,進行採購作業甚至付款流程?

雖然問題嚴重的程度不一 (在極端情況中,應付帳款還是由會計拿著紙本發票追著高層簽核),大多數公司已經開始運用某項技術,透過電子郵件或工作流程自動化系統發送數位發票,取得核准後追蹤帳款進出。遺憾的是,相關的系統通常互不連線,而且需要手動交叉核對,以及將資料從某套系統轉入另一套系統,才能完成處理。當然,也不能怪罪 IT 管理員說系統的整合太差或是能力有限。畢竟,相關的流程是如此複雜,動靜之間的變化如此頻繁,以致於商業分析師所推動和 IT 部門所實作的傳統由上而下自動化方法,只能發揮出有限的價值。

機器人流程自動化 (RPA) 則導入一種全新的自動化方式,讓財務經理等使用者能自行將重複工作自動化,同時 IT 依然能落實組織要求的控管、治理與企業級安全性。由軟體機器人 (或稱做機器人) 扮演連接者角色,彌補過去是由真人操作者處理的系統間缺口。RPA 機器人藉由連接獨立系統,不僅會精簡流程並實現端對端自動化,而且會接手處理單調任務,大幅簡化了真人操作者的工作,更提升了相關的工作層級。

但是,RPA 還是有著部分限制。傳統 RPA 只處理結構化資料 — 意即資料庫內或電子試算表上的資料。但是在會計處理應付帳款發票時,這些是文件,並非資料庫表格。我們將這類型的文件歸類為半結構化,因為雖然有已知的資料欄位集,但是資料欄位可能是不同格式,因此無法輕易的擷取相關資料。要在這個步驟運用自動化,必須具備特定認知技能,才能分析發票,並將資料匯入企業資源規劃 (ERP) 資料庫或會計系統。

同理,如果希望進行端對端流程自動化 (這項技術比起部分自動化可以帶來更大的效益),則需要將前述的認知任務自動化。隨著人工智慧 (AI) 技術的發展,也可用像是 IQ Bot 等認知自動化工具處理類似的任務。

IQ Bot 使用的技術結合電腦視覺、光學字元辨識 (OCR)、自動文件分析、模糊邏輯與機器學習 (ML),可以自動處理文件並擷取必要資訊。下示二圖顯示如何藉由運用結合 RPA 機器人與認知 IQ Bot 的技術 (圖 2),將手動應付款流程 (圖 1) 自動化。

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簡介 Semyon Sergunin

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Semyon Sergunin 具有軟體開發、B2B 行銷及銷售背景,已在自動化技術領域中耕耘超過 15 年。他致力於促進全球採用智慧自動化解決方案,包括 IQ Bot 和 Discovery Bot。

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