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Automation Anywhere Pathfinder Program 帶您更迅速邁向自動化成功。請善加利用本計畫的各項內容,包括自訂進度的學習、同儕和合作夥伴的專業知識、社群交流以及產品創新,進而能夠執行敏捷且可擴充的全企業自動化計畫。在一系列專題介紹中,本篇部落格文章講述如何建立使用案例管道,使您初步瞭解可以透過 Pathfinder Program 獲得哪些資訊與建議。若想進一步瞭解, 請造訪我們的 Pathfinder 網頁

 

有持續不斷的新自動化使用案例能處理是最理想的。這您已經知道了,但面對多樣化的業務單位,究竟要如何以及在何處製造出源源不斷的自動化優先案例呢?根據 Automation Anywhere 自身的經驗 (沒錯,我們使用自家產品) 以及眾多社群內的成功案例,我們歸納出三個秘訣,幫助您促成健康的使用案例管道。

1.尋找您的 LOBBF

在初步成功後要擴大範圍時,我們發現自動化領導者通常會用兩種方法來尋找下一個使用案例。

  • 集思廣益:這是個會招來大量構想的強勢辦法。主動詢問使用者他們認為接下來該自動化的部分是什麼。理論上來說,這麼做有助於找出終端使用者的痛點何在。然而,若沒有詳細制定出自動化的判準,您接收到的建議可能會太過簡單,甚至近乎滑稽;這些一知半解的構想並不是您想要和需要的優質使用案例。將辦公室的調溫器自動化能革新整個產業嗎?很遺憾,並不行。集思廣益當然能在您自動化旅程中的某個時間點為您帶來好處 (這點我們稍後再談),但由於您目前尚在建立管道,我們有一種適合您需求的方法,或許會對您更有幫助。
  • LOBFF:如果想獲得高投資報酬率的優質構想,這是 Automation Anywhere 一定會提出的建議做法。與業務單位中的重要利害關係人建立一對一的合作關係,讓對方成為您的「業務單位好友」(Line of Business Best Friend,LOBBF)。LOBBF 可以針對您們雙方作為一個團隊,能如何利用自動化來促進業務轉型,提出敏銳的見解。

畢竟業務轉型是自動化旅程取得成功的重大必要條件。您和您的利害關係人投身自動化不只是為了漸進式的改善,省下一些零碎的時間。一旦協助對方的業務單位轉型後,您可以 (透過展示自動化的影響) 與另一位 LOBBF 合作,繼續推展下去。事實證明,這是建立豐富管道最有效的辦法,能對您的自動化方案成功指標大有助益。

2.確保流程探索的相關性

您有沒有發生過一種現象,當您開車去某個很熟悉的地方時,轉眼間就抵達了目的地,根本沒留意中間的旅程?這是因為您的大腦進入自動駕駛模式。但如果是別人第一次駕駛同樣的路線,可能會正襟危坐,極度專注於路況和周遭環境,把廣播的音量轉小,希望這樣能幫助他們更專心開車。有時需要全新的眼光 (未經訓練的觀察者) 才能找出對您而言已成為第二天性的流程中細微的差異。

這就要說到建立管道的下一個關鍵步驟:流程探索 (process discovery)。流程探索旨在全方位瞭解企業中各部門使用者的工作方式。在推展自動化方案的初期,有時還有加速發展階段,您或許可以用人工方式檢視端對端流程,特別是如果該流程很簡單,且您的 LOBBF 關係成熟可靠的話。除了這些例外情況,流程往往太過繁複,無法以人工方式檢視,且人員太過熟悉這些日常工作,以致於無法提供新的角度。您會需要流程探索平台的協助。

每一種流程探索工具各不相同,因此我們要跟大家分享為何著重使用我們的 Process Discovery 解決方案,來協助社群在此關鍵步驟取得成功。

  • 此解決方案可提供全方位的精細資料及人類行為模式一覽,並具體建議哪個部分的自動化投資報酬率最高。我們的解決方案包含超過一百萬小時的使用者行為紀錄。我們知道您的顧慮…您已經可以感受到使用者散發出的強烈遲疑,害怕這種疑似監視軟體的東西在監控他們在數位世界的一舉一動。注重 Process Discovery 成果的客戶通常會都強調,分析與辨識每個流程,並指出投資報酬率最高的自動化機會,乃是至關重要的能力。這讓您對於接下來該推展哪個部分的自動化有初步概念。
  • Privacy Enhanced Gateway (PEG) 在掃描企業各部門的流程時會塗改所有敏感資料。因此,務必善加利用透過自動化的初步成功而在組織內建立的信任,並證明大家的工作不會受到威脅。
  • 關於我們的 Process Discovery 解決方案,以下是個很好的比方:想想您為家人做晚餐要花費多少工夫。假設今天晚上要吃的是帕瑪乳酪雞。首先,您必須列出購物清單:雞肉、麵包粉、番茄醬和帕瑪乳酪。然後去超市購買食材。接著回家做晚餐。Process Discovery 會進行流程探勘,找出您把晚餐端上餐桌所經歷的所有步驟:列清單、去商店買菜、做晚餐。接著深入進行工作探勘,找出您在每個步驟中具體做了些什麼:您在列購物清單時,是否先查看冰箱或食品儲藏室嗎?您在商店裡會逛哪些走道?對於裹上麵包粉的雞肉,您會用烤箱烘烤,還是油炸?這些收集到的資料,都有助於我們充分瞭解料理一頓晚餐,究竟要花費多少工夫。

3.持續放眼未來

目前為止,您已經安排了合作關係,建立了使用案例管道,並使您的 LOBBF 成為轉型代表。您還透過流程探索加速找出進一步採行自動化的機會。而您還必須掌握未來的自動化構想。這就是我們回歸集思廣益方法的時候。設立了使用案例意見箱之後,您會面臨我們前述的相同挑戰,因此我們必須再次指出,不僅要制定提交意見的標準與期望,還要反覆強調這些規範。自動化應當具備實現投資報酬率的強大潛力,不會過分複雜,而且要為公司帶來價值。即使列出這些條件,您還是會收到自動化某人辦公室調溫器的意見。但此時您已經擁有健康的管道在運作中,不需要依賴這些建議來推動自動化轉型方案。

Automation Anywhere 的客戶與我們分享了許多成功設立意見箱的方法,因此我們很樂意將幾個點子傳授給您。

  • 設立提交意見的專屬電子郵件信箱,例如:AutomateMe@company.com
  • 在公司的內部網路建立線上提交表格
  • 寄送電子報,請大家提交意見

隨著各方意見湧入,無論好壞,務必給予鼓勵。若某個點子不合適,您在回覆時應該表示感謝,但當然也要予以糾正,例如下列這種簡單的制式化回覆:「感謝您抽空提出有關自動化的構想。我們欣賞您想法中的 ABC 部分。遺憾的是,我們無法推行這個構想,因為目前它無法解決我們一個以上的重大目標 X、Y 和 Z。」若出現好點子,務必重點表揚這位大思想家。也許您可以向全公司寄送電子郵件,或是頒獎:「Jane 提出了一個絕佳的自動化構想。這幫我們省下了 1,000 個小時,並解決了 XYZ 問題。恭喜您,Jane!誰想成為下一個 Jane?快把您的點子寄給我們!」

以上三個便於管理的秘訣絕對能為您的方案建立豐富的自動化管道。在進行每個步驟的同時,別忘了持續鞏固人們對自動化的信任,且一定要表揚協助產生使用案例的合作夥伴和代表人員。

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