Condução saudável de um pipeline de casos de uso

O programa Pathfinder, da Automation Anywhere, é o caminho mais curto para o sucesso na automação. Aproveite o programa que inclui aprendizado individualizado, experiência de colegas e parceiros, envolvimento da comunidade e inovações de produtos que capacitam você a executar programas de automação ágeis e dimensionáveis em toda a empresa. Este artigo do blog sobre a criação de um pipeline de casos de uso faz parte de uma série que resume algumas das informações e das sugestões disponíveis no programa Pathfinder. Para saber mais, visite nossas páginas do Pathfinder na web.

Você quer um pipeline contínuo de novos casos de uso de automação para resolver. Você já sabia disso, mas como e onde gerar esse fluxo próspero de prioridades de automação em diversas linhas de negócios? Com base na nossa experiência aqui na Automation Anywhere (sim, celebramos nosso sucesso), bem como em muitas histórias de sucesso da comunidade, extraímos três dicas para ajudar você a conduzir um pipeline de casos de uso saudável.

1. Descubra seu LOBBF

Quando chega a hora de expandir seu alcance após as primeiras vitórias, geralmente há dois métodos que vemos os líderes de automação empregarem para encontrar os próximos casos de uso.

• Crowdsource. Essa é uma jogada forte para um alto volume de ideias. Entre em contato com os usuários e peça opiniões sobre o que deve ser automatizado em seguida. Na teoria, isso é útil para descobrir onde estão os pontos problemáticos para seus usuários finais. No entanto, quando os critérios de automação não são meticulosamente delineados, as sugestões de entrada podem variar de muito simples a absolutamente cômicas: uma variedade de ideias que não são os casos de uso de qualidade que você deseja e precisa. A automação do termostato no escritório de alguém vai revolucionar o negócio? Não. O crowdsourcing certamente pode ser útil em algum momento de sua jornada de automação, falaremos mais sobre isso depois. Mas, como você está construindo seu pipeline, temos um método para sua caixa de ferramentas que pode ser mais útil.
• O LOBFF. Essa abordagem é a recomendação da Automation Anywhere para ideias de alta qualidade e alto ROI. Estabeleça uma parceria individual com uma parte interessada importante em uma linha de negócios, tornando-o seu LOBBF (Line of Business Best Friend, melhor amigo da linha de negócios). Seu LOBBF terá uma visão aguçada sobre como vocês dois, como equipe, podem usar a automação para transformar seus negócios.

Afinal, a transformação dos negócios é um requisito importante para uma jornada de automação bem-sucedida. Você e as partes interessadas não estão envolvidos em melhorias incrementais apenas para economizar uma hora aqui ou ali. E depois de ajudar a transformar a linha de negócios dele, você pode [mostrar esse impacto para] fazer parceria com outro LOBBF e assim por diante. Essa é sempre a maneira mais eficaz de criar um pipeline rico que contribuirá com métricas de sucesso substanciais para seu programa de automação.

2. Garanta que a descoberta de processos seja pertinente

Sabe aquele fenômeno de quando você está dirigindo para algum lugar que conhece bem e, de repente, chega ao seu destino sem prestar muita atenção na viagem até lá? Isso se deve ao fato de seu cérebro estar no piloto automático. Mas outra pessoa dirigindo pela mesma rota pela primeira vez pode estar sentada ereta, hiperfocada na estrada e nos arredores, com o volume do rádio baixo, como se isso a ajudasse a se concentrar melhor na viagem. Às vezes, é necessário um novo par de olhos, um observador não treinado, para extrair nuances minuciosas de um processo que é natural para você.

Isso nos leva à próxima etapa fundamental na geração de seu pipeline: a descoberta de processos. A descoberta de processos tem como objetivo revelar uma visão de 360 graus de como os usuários fazem o trabalho em toda a empresa. No início e, às vezes, nas fases aceleradas do seu programa, você poderá revisar os processos de ponta a ponta manualmente, principalmente se o processo for simples e seu relacionamento com o LOBBF for maduro e confiável. Fora essas exceções, os processos são muito complexos e amplos para serem revisados manualmente e as pessoas estão muito habituadas ao trabalho cotidiano para ter esse novo olhar. Você precisará da ajuda de uma plataforma de descoberta de processos.

Nem todas as ferramentas de descoberta de processos são criadas da mesma forma, portanto, compartilharemos por que nos concentramos em nossa solução Process Discovery para ajudar a comunidade nessa etapa crítica.

• O resultado é uma visão abrangente de 360 graus dos dados granulares, bem como dos padrões de comportamento humano, com recomendações sobre o que automatizar para obter o maior ROI. Nossa solução inclui mais de um milhão de horas de gravações do comportamento do usuário. Sabemos o que você está pensando. Já é possível sentir a intensa hesitação dos usuários que podem temer o que parece ser um software de vigilância monitorando todos os movimentos digitais deles. Os clientes que valorizam profundamente os resultados do Process Discovery geralmente enfatizam que a capacidade de analisar e identificar cada processo e apontar as oportunidades de automação com maior ROI é crucial. Isso dá a eles um plano sobre onde automatizar em seguida.
• O Privacy Enhanced Gateway (PEG) redige todos os dados confidenciais à medida que faz a radiografia do processo em toda a empresa. Portanto, é importante aproveitar a confiança criada em toda a organização por meio das primeiras vitórias em automação e demonstrar que os empregos não estão ameaçados.
• Uma boa metáfora para nossa solução Process Discovery: pense no preparo necessário para colocar o jantar na mesa para sua família. Digamos que o cardápio de hoje seja frango à parmegiana. Primeiro, você precisa fazer sua lista de compras: frango, farinha de rosca, molho de tomate e queijo parmesão. Em seguida, você vai ao supermercado para comprar os ingredientes. Depois, você volta para casa para preparar o jantar. O Process Discovery faria a mineração de processos das etapas que você realizou para colocar o jantar na mesa: fazer a lista, ir ao mercado e preparar o jantar. Em seguida, ele se aprofundaria e faria a mineração de tarefas para descobrir o que exatamente você fez em cada uma dessas etapas: você verificou a geladeira ou a despensa ao fazer sua lista de compras, quais corredores percorreu na loja, assou ou fritou o frango empanado? Todos esses dados coletados forneceriam o quadro completo do que foi necessário para colocar o jantar na mesa.

3. Continue buscando perspectivas

Até agora, você fez a curadoria de parcerias, gerou um pipeline de casos de uso e transformou seus LOBBFs em heróis da transformação. Você também instituiu a descoberta de processos para acelerar a identificação de outras oportunidades de automação. E você ainda tem ondas futuras de ideias de automação para capturar. É aqui que completamos o círculo no método de crowdsourcing. Você enfrentará os mesmos desafios que mencionamos anteriormente assim que abrir a caixa de sugestões de casos de uso, portanto, repetiremos que é importante não apenas definir padrões e expectativas para os envios, mas também reiterar esses parâmetros várias vezes. As automações devem ter um forte potencial de ROI, não devem ser excessivamente complexas e devem gerar valor para a empresa. Mesmo com tudo isso, você ainda receberá solicitações para automatizar o termostato do escritório de alguém. Mas, a essa altura, você já tem um pipeline saudável em andamento e não há grande ônus em confiar nessas sugestões para um programa de automação transformador.

Os clientes da Automation Anywhere compartilharam conosco diversas maneiras bem-sucedidas de abrir uma caixa de sugestões, e ficamos felizes em passar algumas dessas ideias para você.

• Configure um e-mail exclusivo para receber esses envios, como "automatize_isso@empresa.com"
• Crie um formulário de envio on-line na intranet da sua empresa
• Envie um boletim informativo por e-mail solicitando envios

À medida que os envios forem chegando, sejam eles bons ou não, não se esqueça de fornecer reforço de qualquer maneira. Suas respostas devem agradecer e corrigir o curso quando a ideia não for adequada, por exemplo, algo tão simples como um modelo de confirmação de recebimento de e-mail: "Muito obrigado por dedicar seu tempo para enviar sua ideia de automação. Gostamos de ABC em sua ideia. Infelizmente, não podemos avançar com ela porque não atende a um ou mais de nossos objetivos críticos de X, Y e Z." E quando uma grande ideia surgir, não deixe de elevar e celebrar seu grande criador. Talvez um e-mail para toda a empresa seja distribuído ou um prêmio seja entregue: "Fulana enviou a melhor ideia de automação. Isso nos economizou 1.000 horas e resolveu o problema XYZ. Parabéns, Fulana! Quem quer ser a próxima Fulana? Envie sua ideia para nós!"

Essas são três dicas gerenciáveis que, sem dúvida, criarão um pipeline de automação rico para seu programa. Ao passar por cada uma das etapas, lembre-se de continuar a reforçar a confiança na automação e de sempre valorizar os parceiros e heróis que ajudam na geração de casos de uso.