Aceleración de la transformación de la fuerza laboral del NHS con automatización impulsada por IA

Con los horizontes de la atención médica en constante expansión, la automatización impulsada por IA surge como un componente fundamental dentro del Plan de Fuerza Laboral a Largo Plazo del NHS para aprovechar al máximo las innovaciones digitales y tecnológicas, como la IA generativa. Su capacidad para revolucionar la eficiencia no solo es prometedora, sino también es ilimitada. Sin embargo, para muchas organizaciones de atención médica, aprovechar este potencial con la suficiente rapidez para satisfacer las demandas actuales puede parecer como querer encontrar un unicornio.

El tema principal del debate son los avances sin precedentes derivados de la colaboración de NHS Trusts con Automation Anywhere, una asociación que ha hecho posible la visión de infundir automatización e IA dentro del NHS.

Desbloquear valor: La automatización impulsada por IA en el trabajo para Kent Community Health NHS Foundation Trust

Algunas organizaciones del NHS allanan el camino para el uso de la automatización y la IA con el fin de cambiar y optimizar los procesos. Entre ellos, se encuentra Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT), donde Sarah Hayden, directora de Operaciones de Personal, traza nuevos caminos hacia la automatización impulsada por IA. En un evento a principios de este año, Sarah compartió el brillante trabajo que se está realizando en Kent en la automatización de Servicios a Personas y explica al grupo el por qué, el cómo y el qué de su programa de automatización en la práctica. Describió un panorama claro del valor que los asistentes podrían desbloquear a través de la IA y la automatización al destacar, en particular, los beneficios de liberación de efectivo y mejora de la calidad de las automatizaciones implementadas en Kent mediante el impulso de las operaciones del NHS hacia los objetivos del Plan de Fuerza Laboral a Largo Plazo del NHS.

El año pasado, el programa de automatización de KCHFT abordó la revisión radical de las operaciones de reclutamiento, incluidos sus procesos y documentación. A lo largo del ciclo de reclutamiento, la integración de la IA y la automatización ha generado un impacto transformador en los procesos y las personas. Ha liberado al personal de la repetición de tareas administrativas rutinarias y le permitió tener más tiempo para realizar actividades de mayor valor agregado, como iniciativas relacionadas con la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI).

En 2023, el programa de automatización de KCHFT transformó la administración de la fuerza laboral mediante la implementación de automatizaciones que manejan procesos críticos a nivel operativo. Si bien los ahorros de costos y las mejoras en eficiencia se destacan como resultados mensurables, el impacto más excepcional de estas automatizaciones ha sido en la experiencia de los empleados. La nueva capacidad del equipo para participar en interacciones más directas e individuales ha mejorado notablemente la experiencia general de los empleados, la experiencia de los candidatos y la dinámica del equipo.

De hecho, el impacto y la previsibilidad que ofrece la automatización impulsada por IA han sido tan significativos que el equipo de Servicios a Personas de KCHFT ahora está en condiciones de ofrecer a otras organizaciones del NHS la opción de brindar una serie de servicios en su nombre. Estos incluyen reclutamiento, administración de la fuerza laboral, mantenimiento de ESR y recursos de aprendizaje y desarrollo.

La implementación de IA y automatización dentro de Servicios a las Personas de NHS ejemplifica un modelo exitoso que otras organizaciones de atención médica pueden imitar. Al alinearse estratégicamente con las propuestas de eficiencia del NHS, que incluyen la ampliación de Servicios a las Personas, KCHFT puede respaldar el uso de plantillas de automatización creadas en Automation Anywhere. Esto permite a las organizaciones implementar la automatización inmediata sin la inversión inicial en software de automatización y puede usarse como prueba de concepto para generar ahorros, mejorar la calidad y otras métricas para respaldar futuros casos comerciales de automatización de manera más amplia en todas las organizaciones.

Principales lecciones del recorrido de IA + automatización de Servicios a las Personas de KCHFT

El trayecto hacia la automatización para las organizaciones de atención médica no se trata solo de integración tecnológica; también implica reimaginar la forma en que brindamos servicios para satisfacer las demandas de la atención médica moderna. Las ideas que planteó Sarah Hayden en el evento de la Cámara de los Lores han resumido aprendizajes críticos para ayudar a sentar las bases para otras organizaciones del NHS y de atención médica a medida que se embarcan en el viaje de aprovechar la automatización y la IA generativa:

Consejos para empezar

• Estandarización: Comience por estandarizar formularios y datos, ya que esto crea una base sólida sobre la cual se puede desarrollar un flujo de trabajo de automatización preciso y efectivo.
• Planificación estratégica: Describir con claridad las aspiraciones y trazar soluciones estratégicas. La automatización se implementa rápidamente, pero la precisión en su ejecución es fundamental para su éxito. Sarah explicó que entregar valor tangible es clave y que el proceso de automatización requerirá tiempo y energía. Sin embargo, cuando se hace de manera correcta, los resultados pueden ser transformadores no solo para la fuerza laboral sino también para la población.
• Aceptación ejecutiva: Obtener y mantener el apoyo ejecutivo es primordial. Elaborar un caso de negocios sólido que destaque el posible retorno de la inversión, los beneficios de la reinversión y los ahorros de costos para persuadir y mantener el respaldo de los equipos de finanzas y los miembros de la junta.
• Prueba de concepto: Identificar y automatizar un proceso con un retorno de inversión significativo como prueba de concepto. Esto no solo muestra los beneficios tangibles de la automatización, sino que también respalda su caso de negocio para garantizar una mayor inversión.

Piense en grande para maximizar el alcance y la transferibilidad de las automatizaciones

Dé la bienvenida al arte de lo posible. Piense más allá de un solo equipo para generar potencialmente un impacto en toda la fundación y compartir el valor, así como también distribuir el costo de la automatización entre varios equipos. La clave está en aprovechar los casos de uso para despertar el interés de otros departamentos y, luego, en identificar el proceso o resultado comercial principal que cada departamento pretende transformar y articular cómo la automatización puede hacerlo realidad.

Hágase mejor amigo de TI

Establezca una relación sólida con TI e invítelos a participar del proceso. La colaboración con TI puede abordar de manera eficaz las posibles preguntas, evaluaciones y decisiones necesarias en torno a la ciberseguridad y la gestión de datos. Mantenga una comunicación fluida con ellos para comprender la arquitectura y el entorno de servicio necesarios para una automatización exitosa y segura con la implementación de IA generativa al garantizar el cumplimiento y proteger los datos del paciente.

Sus empleados son importantes para el viaje hacia la IA y la automatización

El camino hacia la automatización impulsada por IA en el área de la atención médica tiene tanto que ver con las personas como con la tecnología. Las experiencias que comparte Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT) hacen hincapié en la profunda importancia de invertir en el elemento humano de la transformación.

Un elemento central de este esfuerzo es el concepto de mejora de las habilidades. Capacitar al personal con las competencias pertinentes para prosperar junto con las tecnologías emergentes, como la IA generativa, es un compromiso que resuena más allá de la mera eficiencia operativa: se trata de fomentar una cultura de adaptabilidad y creación de valor. KCHFT ha abordado de forma proactiva la comunicación y la capacitación a través de una serie de seminarios web y foros de debate para minimizar el miedo y generar entusiasmo.

El viaje requiere no solo competencia digital, sino también un enfoque agudo en las habilidades blandas necesarias para navegar e implementar el cambio de manera efectiva. Sarah lo afirmó de manera clara durante su presentación: “No subestimen el tiempo que llevará y la importancia de garantizar que el equipo participe durante el viaje: ha cambiado por completo su forma de trabajar”.

Signos vitales: El valor y el impacto mensurables de la automatización impulsada por IA

La automatización impulsada por IA ahora se está convirtiendo en una parte integral de la estrategia a largo plazo para impulsar la eficiencia en KCHFT. En colaboración con Automation Anywhere, KCHFT ha logrado, hasta la fecha, lo siguiente:

• Se implementaron 164 automatizaciones en vivo, lo que generó un ahorro de más de £ 700 000 y liberó 45 000 horas.
• Se redujo el tiempo de reclutamiento en un 41 % en los últimos 15 meses, de 8,51 semanas a 4,99 semanas.
• Clasificado como el mejor del país por el poco tiempo que demoran los gerentes en seleccionar candidatos.
• Subió al décimo lugar entre 285 organizaciones del NHS en el ranking WoVEn (desde el puesto 191 antes de implementar la automatización).
• La clasificación de calidad de datos de ESR mejoró considerablemente, ya que pasó del puesto 191 al 21.

Gracias a Automation Anywhere, KCHFT ha desarrollado una flota innovadora de ‘flobots’, cada uno con un nombre único y un perfil de personal asignado, que se integran perfectamente en el equipo. La flota de flobots incluye automatizaciones y plantillas que abarcan procesos que van desde verificaciones previas al empleo en el reclutamiento hasta actualizaciones de ESR e informes en servicios de fuerza laboral. Las plantillas que se crean a lo largo del viaje de automatización de KCHFT se pueden transferir a cualquier fideicomiso del NHS interesado en comenzar su propio viaje de automatización. El claro ejemplo de automatización realizada con éxito de KCHFT representa a la perfección el arte de lo posible en relación con el NHS y la automatización. Es emocionante imaginar lo que está por venir.

Marcamos el futuro de la atención médica con IA y automatización

Para respaldar el éxito innovador de la automatización de KCHFT, se cuenta con la Automation Success Platform y la asociación estratégica del NHS con Automation Anywhere para apoyar la estrategia We Care del fideicomiso. Esta colaboración ha sido fundamental para establecer y expandir el centro de excelencia en automatización (CoE) en KCHFT, que ejemplifica la innovación y el liderazgo en la eficiencia y el progreso de la atención médica, capaz de compartir una gran cantidad de conocimientos tanto a nivel interno como externo, lo que permite que otras organizaciones obtengan beneficios similares.

Como centro de excelencia en automatización del área sudeste, Kent trabaja con organizaciones asociadas del sistema para apoyarlas en el desarrollo de programas de automatización exitosos que aprovechen el potencial de la IA y la automatización. Los equipos de dirección de personal han adoptado Automation Anywhere para dar respuesta ante las crecientes demandas de carga de trabajo.

La asociación entre KCHFT y Automation Anywhere también se ha centrado en demostrar la escalabilidad de la automatización impulsada por IA a través de resultados tangibles e historias de éxito. Sus logros van más allá de los resultados comerciales significativos y el ROI; han permitido a los socios del sistema en Kent y Medway ICB prestar sus servicios a otras organizaciones importantes y brindar apoyo durante su viaje hacia la automatización.

La automatización a gran escala no solo ha generado eficiencia operativa, sino que también ha fomentado una cultura de innovación que supera las limitaciones de las operaciones de atención médica. Allana el camino para un futuro donde la automatización en el área de la atención médica no sea la excepción, sino más bien un componente integral de la prestación de servicios.