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Optimizing Accounting with RPA and Cognitive Automation

Escrito por Semyon Sergunin en Robots de software en el lugar de trabajo el October 25, 2018

La automatización del sector contable ha sido uno de los proyectos más críticos de TI para muchas organizaciones. La capacidad para gestionar de manera eficiente los pagos de bienes y servicios es fundamental para la situación financiera, así como para las relaciones entre proveedores y socios de cada organización. Entonces, ¿por qué la mayoría de las organizaciones continúa dependiendo de los procesos manuales o semiautomatizados para la compra y el pago?

Si bien la escala de este problema varía (en algunos casos extremos, los secretarios de cuentas por pagar [AP] continúan persiguiendo a los miembros ejecutivos con facturas impresas para obtener sus firmas), la mayoría de las empresas usan algún tipo de tecnología para enviar facturas digitales a través de correos electrónicos o sistemas de automatización de los flujos de trabajo a fin de obtener aprobaciones y hacer un seguimiento de las transacciones financieras. Lamentablemente, estos sistemas suelen estar desconectados y requieren verificaciones cruzadas manuales y el traspaso de datos de un sistema a otro para completar el procesamiento. Y no podemos responsabilizar a los gerentes de TI por la mala integración o las capacidades limitadas del sistema. Estos procesos son tan dinámicos y complejos, y cambian con tanta frecuencia, que el enfoque tradicional descendente hacia la automatización generada por analistas comerciales e implementada por organizaciones de TI solo produce un valor limitado.

La automatización robótica de procesos (RPA) presenta un enfoque diferente a la automatización, en el cual los usuarios comerciales, como los gerentes de cuentas, tienen la facultad para automatizar las tareas repetitivas, mientras que TI implementa los controles, la administración y la seguridad en toda la empresa, exigidos por la organización. Los robots de software (también llamados bots) funcionan como conectores y llenan los espacios en los sistemas que anteriormente eran gestionados por operadores humanos. Al conectar los sistemas independientes, los bots de RPA no solo optimizan los procesos y permiten la automatización integral, sino que simplifican y mejoran el trabajo de los operadores humanos ocupándose de las tareas rutinarias.

Sin embargo, incluso la RPA tiene sus limitaciones. La RPA tradicional solo manipula datos estructurados, es decir, aquellos que se encuentran en bases de datos u hojas de cálculo electrónicas. Sin embargo, cuando los secretarios de AP se ocupan de las facturas, estas son documentos, no tablas de base de datos. Categorizamos estos tipos de documentos como semiestructurados, porque cuentan con una serie de campos de datos conocida, pero pueden tener varios formatos desde los cuales no es fácil extraer los datos. El uso de la automatización en estos casos requiere de habilidades cognitivas para analizar la factura y colocar los datos en una base de datos de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de contabilidad.

Una vez más, si buscamos la automatización integral de procesos, que genera beneficios exponencialmente mayores en comparación con la automatización parcial, debemos automatizar estas tareas cognitivas. Con el desarrollo de la tecnología de inteligencia artificial (IA), estas tareas también pueden evaluarse mediante herramientas de automatización cognitiva, como IQ Bot.

Los usuarios de IQ Bot utilizan una combinación de visión computarizada, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), análisis automático de documentos, lógica parcial y aprendizaje automático (ML) para procesar de forma autónoma los documentos y extraer la información requerida. En los siguientes diagramas, se muestra cómo pueden automatizarse los procesos manuales de cuentas por pagar (cuadro 1) aprovechando una combinación de IQ Bots cognitivos y bots de RPA (cuadro 2).

Automation Anywhere
Cuadro 1
Automation Anywhere
Cuadro 2

Para obtener más información sobre cómo la RPA y la automatización cognitiva pueden transformar el sector contable, lea este informe.

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