Quels sont les avantages de l'automatisation de la suite Office ?
Les systèmes d'automatisation d'Office rationalisent les processus métier, éliminent les erreurs de saisie de données, améliorent les flux de travail et suppriment les tâches répétitives et chronophages. La RPA peut être personnalisée afin de répondre aux besoins de votre entreprise, d'éliminer les goulets d'étranglement et de faciliter la gestion des tâches.
Personne n'aimerait se trouver à la place de cet employé d'une grande entreprise d'électricité canadienne, dont l'erreur de copier-coller dans une feuille de calcul a coûté 24 millions de dollars à l'entreprise, parce qu'elle n'avait pas été détectée à temps. Malheureusement, les erreurs sont courantes dans les feuilles de calcul et, si la plupart ne coûtent pas des millions, leur coût s'accumule avec le temps.
Des feuilles de calcul sans erreurSi l'analyse des données est un processus qu'il vaut mieux laisser aux êtres humains, les robots sont plus à même d'assurer le transfert des données des feuilles de calcul vers les plateformes héritées et les sources de données de référence. L'automatisation d'Office à l'aide de la RPA accroît l'efficacité et réduit les erreurs, tout en permettant aux employés de consacrer leurs capacités intellectuelles aux tâches nécessitant un esprit plus critique.
Accélérer les flux de travail quotidiensL'automatisation du bureau par la robotique (RDA, Robotic desktop automation) permet d'automatiser les tâches Microsoft répétitives qui ne nécessitent pas d'importantes prises de décision à l'aide des programmes locaux disponibles sur votre bureau, tels que les applications Citrix, les applications Java et les pages Web. Une interface sans code, fonctionnant par glisser-déposer, assure le gros du travail tout en accélérant les flux de travail quotidiens au début et à la fin de la journée.
Gérer les données plus efficacementLes macros sont efficaces, mais leur création et leur gestion au sein de plusieurs systèmes peuvent s'avérer fastidieuses. Si vous passez de Google Sheets à Excel, le robot tableur d'Automation Anywhere est prêt à être utilisé immédiatement : il suffit de le télécharger.
Automatiser les processus d'e-mailLes e-mails sont un processus métier essentiel, ce qui incite de nombreuses entreprises à investir dans des solutions d'automatisation bureautique qui surveillent les boîtes de réception, émettent des notifications, répondent aux demandes concernant l'assistance et le statut des commandes, établissent un lien avec les logiciels de gestion de la relation client, acheminent les documents vers les services appropriés ou signalent les messages urgents afin qu'ils reçoivent une réponse.
PowerPointGénérez une présentation PowerPoint adaptée à votre public cible en quelques clics. Le robot PowerPoint d'Automation Anywhere génère des présentations, extrait les données de feuilles de calcul, ajoute du texte, des images et des animations, et effectue des mises à jour en temps réel.
Automatiser SharePoint et One DriveGérez les approbations, le contrôle des accès et les problèmes de connectivité entre les équipes et les sites. Utilisez la RPA pour ajouter ou supprimer des employés, charger ou télécharger automatiquement des fichiers dans les répertoires, mettre à jour les informations en temps réel, actualiser les tableaux de bord et les plans de continuité, et créer une piste d'audit des accès aux fichiers 24 heures/24, 7 jours/7 et 365 jours par an.
Qui bénéficie de l'automatisation d'Office ?
Les systèmes d'automatisation d'Office peuvent être personnalisés pour s'adapter aux flux de travail de votre entreprise et rationaliser vos processus. Ils constituent donc un choix avisé pour un certain nombre de services dans votre organisation.
L'équipe des services partagés de BAE Systems atteint de nouveaux sommets de performance grâce à l'automatisation
« L'automatisation des processus les plus chronophages, nécessitant le plus d'interventions manuelles et sujets aux erreurs a permis à HGS d'apporter une valeur ajoutée significative à l'environnement back-office de l'assureur maladie américain. »
Plus de 90 %
de réduction des tâches manuelles
Temps de traitement moyen
réduit de plus de 40 %
Efficacité accrue
avec plus de 40 % d'économies
Comment l'automatisation d'Office peut-elle aider votre entreprise ?
Que vous soyez membre d'une petite entreprise ou d'une organisation multinationale, les technologies d'automatisation d'Office peuvent améliorer les flux de travail des processus, créer des gains d'efficacité, éliminer les arriérés et les goulets d'étranglement, et accomplir les tâches répétitives et chronophages telles que la saisie des données, permettant ainsi aux employés d'effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée. Voici quelques-uns des autres avantages de la RPA associant l'intelligence artificielle, l'apprentissage machine et le traitement du langage naturel.
Automatisation pour Excel
- Créez et enregistrez des macros sans apprendre à coder avec Visual Basic Editor (VBA).
- Extrayez des informations de fichiers Excel, modifiez les formats et chargez vos informations dans des tableaux de bord et des bases de données.
- Transférez les informations souhaitées depuis des feuilles de calcul vers des tableaux de bord, des diagrammes ainsi que des graphiques colorés.
- Utilisez l'automatisation d'Office pour intégrer des données et des feuilles de calcul dans n'importe quel système hérité ou d'entreprise.
- Partagez des données en toute sécurité dans des fichiers XLS, XLSX, XLSM (fichiers Excel qui prennent en charge spécifiquement les macros VBA) et CSV.
- Utilisez l'automatisation d'Office pour chiffrer les données, les compresser et les transférer à d'autres personnes sur plusieurs sites.
Gestion des contrats
- Créez des formulaires interactifs pour générer des contrats, suivre les approbations et mettre à jour les tableaux de bord et les comptes client.
- Utilisez le NLP et IQ Bot pour extraire et numériser les informations de notes, d'e-mails, de PDF et de bons de commande.
- Intégrez la RPA pour créer des robots et automatiser les flux de travail de vos processus métier.
- Utilisez le traitement intelligent des documents pour valider les informations de cartes de crédit, les paiements et les demandes de crédit des clients.
- Utilisez la RPA pour assurer la continuité de l'activité en cas de catastrophe naturelle ou d'interruption imprévue de l'activité.
- Respectez les exigences multi-juridictionnelles et réduisez les risques grâce à la RPA.
Demandes informatiques
- Automatisez les flux de travail pour la réinitialisation des mots de passe et la création de nouveaux utilisateurs afin de permettre à l'équipe informatique de se concentrer sur les problèmes complexes.
- Créez un flux de travail unique pour approvisionner Active Directory et les applications d'entreprise requises, et suivez les approbations.
- Automatisez les demandes liées aux mots de passe utilisateur, ainsi que la migration et la suppression des utilisateurs via des applications, des formulaires interactifs ou des e-mails.
- Mettez à jour les tableaux de bord, les bases de données, les autorisations et les fichiers en temps réel.
- Utilisez IQ Bot pour éliminer les silos de données, ainsi que les problèmes de connectivité et de compatibilité.
- Synchronisez les données sur plusieurs plateformes, y compris les systèmes hérités et d'entreprise.
Relations client
- Discovery Bot enregistre et analyse les actions répétitives de l'utilisateur, puis crée des robots RPA qui effectueront ces actions.
- Utilisez l'automatisation intelligente pour accéder aux informations client et les synchroniser dans Microsoft Access et d'autres bases de données.
- Accédez aux données sur Sharepoint, synchronisez plusieurs plateformes et systèmes hérités, et créez des profils client intégrés.
- Créez des modèles, générez automatiquement des e-mails, des documents Word, des contrats et des notifications, et envoyez des rappels et des relevés.
- La RPA simplifie la gestion de la relation client. Voici une introduction.
Comment choisir une solution d'automatisation d'Office ?
Avant de lancer une stratégie d'automatisation d'Office, faites l'inventaire des processus qui seraient les plus utiles à votre organisation. La RPA est bien adaptée aux tâches répétitives et chronophages, comme la saisie de données, et aux tâches dont les sorties sont lisibles, comme MS Word, Excel, XML, PPT, PDF. Si vous travaillez avec des images numérisées, la RPA peut être améliorée par la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les processus métier du back-office, tels que les finances, les ressources humaines et l'informatique, ou du front-office, tels que l'intégration et l'assistance des clients, peuvent faire l'objet d'une démonstration de faisabilité (POC).
Le fait de pouvoir personnaliser votre solution RPA est également important. Elle doit par exemple s'adapter à votre entreprise, fonctionner dans l'écosystème de votre organisation et s'intégrer facilement aux systèmes hérités. En outre, les exigences de sécurité des données peuvent varier d'un secteur à l'autre, votre solution doit donc répondre à celles vous concernant.
Prenez également en compte la facilité d'utilisation. De nombreux plans d'adoption de l'automatisation ont échoué parce que la formation proposée était insuffisante ou que l'adhésion des dirigeants et des employés n'était pas totale. La solution retenue doit être facile à utiliser, mais doit aussi fournir une formation et offrir un support continu.
Comment débuter avec une solution d'automatisation d'Office ?
Nous proposons une gamme complète d'événements et de webinaires pour approfondir vos connaissances, vous tenir au courant des tendances et des innovations en matière de RPA et maximiser votre retour sur investissement avec l'automatisation d'Office.
Automation Anywhere offre une plateforme de formation complète pour développer la capacité de vos équipes à créer des systèmes de comptes fournisseurs automatisés et personnalisés, afin de répondre à vos besoins.
