自動化辦公室套件任務
運用 RPA 的辦公室自動化:對您的業務有何幫助
試算表、文書處理軟體、電子郵件、雲端儲存空間和團隊應用程式讓工作更有效率。您是否知道,只要將機器人流程自動化 (Robotic Process Automation,RPA) 引入許多例行辦公室套件功能,就可以進一步提升效益?
使用 RPA 將辦公室功能自動化,就能簡化把資料輸入 Google 試算表、Microsoft Word 文書處理,以及透過 Invoicely 建立發票範本等工作流程。如此一來就能提高效率、減少人為錯誤,並節省成本。此外,RPA 可讓您在沒有人為介入的情況下,於這些程式之間自動移動資料,讓員工專注於價值更高且更具挑戰性的工作。
辦公室自動化工具可最佳化資料管理、任務管理和 IT 服務以消除瓶頸。讓我們來看看 RPA 辦公室自動化如何讓您的業務受益。
辦公室套件自動化的優勢是什麼?
辦公室自動化系統可簡化業務流程、消除資料輸入中的錯誤、改善工作流程,並省去耗時且重複的工作。RPA 可加以自訂以滿足您的業務需求,排除瓶頸並協助進行任務管理。
想像一下,如果您是加拿大某大型電力公司的一員,而您在試算表上剪下並貼上時發生的錯誤,因為沒人及時發現,導致公司得損失 2400 萬美元。遺憾的是,試算表錯誤很常發生,雖然大部分錯誤不會造成數百萬美元的損失,但金額卻會隨著時間累積而增加。

雖然分析資料這項流程適合由人類進行,但從試算表將資料傳輸至舊版平台和主要資料來源則適合由機器人進行。RPA 辦公室自動化可提升效率並減少錯誤,並讓員工能運用腦力來處理更需要批判性思考的工作。

機器人桌面自動化 (Robotic Desktop Automation,RDA) 讓您能自動化重複的 Microsoft 工作,且這些工作無須透過桌面上的本機程式 (例如 Citrix 應用程式、Java 應用程式和網頁) 進行大量決策。無程式碼的拖放式介面能完成繁重的工作,並且在每天的開始及結束時都能加速每日工作流程。

巨集的效率很高,但若要在多個系統間建立和管理巨集可能會十分繁瑣。如果您要在 Google 試算表和 Excel 之間轉移,Automation Anywhere 的試算表機器人隨時能立刻派上用場,並且只要下載即可使用。

電子郵件這類重要的業務流程促使許多公司投資辦公室自動化解決方案,而這類解決方案能監控收件匣、發送通知、回應服務台和訂單狀態要求、連結至客戶關係管理軟體、將文件轉送至適當部門,或是標記等待回應的緊急訊息。

只要按幾下滑鼠,就能為目標受眾量身打造 PowerPoint 簡報。Automation Anywhere 的 PowerPoint 機器人可以製作簡報、從試算表提取資料、新增文字、影像和動畫,並且能即時更新。

管理跨團隊和地點的核准資料、存取控制和連線問題。使用 RPA 新增或移除員工、自動將檔案上傳和下載至目錄、即時更新資訊、更新控制面板和連續性計畫,以及建立全年皆可存取的檔案稽核軌跡。
落實辦公室自動化所帶來的優勢
讓我們來為您展示辦公室自動化如何能簡化您的業務流程。
誰能從辦公室自動化中受惠?
可自訂的辦公室自動化系統能配合您的業務工作流程並簡化流程,讓它們成為組織中許多部門的理想選項。

採用智慧自動化的辦公室自動化軟體可從包括舊版系統在內的多種系統填入客戶關係管理 (Customer Relationship Management,CRM),並建立可即時更新的完整客戶設定檔。全方位的客戶設定檔能帶來更好的交叉銷售機會。

透過建立電子郵件收件匣,以及自動將發票轉送至應付帳款部門,就能將發票處理作業自動化。RPA 機器人可透過建立數位檔案邁向無紙化,此外還可更新客戶檔案、在 Excel 追蹤付款、傳送電子郵件提醒並產生對帳單。

您可以為員工辦理到職或離職、設定核准、傳送歡迎套件,以及使用辦公室自動化來建立或重設使用者密碼、設定檔,並將其新增到跨多個系統的控制面板。更新範本、控制面板、團隊以及業務流程。

數位化工作流程、減少紙本資料儲存,並將列印服務需求降至最低。透過工作流程自動化,搭配機器學習 (Machine Learning,ML) 的 RPA 可讓員工進行更高價值的工作。將 Microsoft Luis NLP 加入 Automation 360,便能從電子郵件和對話擷取關鍵資訊。
BAE 系統共享服務團隊利用自動化達到全新的效能水準

「透過自動執行數個最耗時、手動作業最密集且最容易出錯的流程,HGS 為這間美國醫療保險公司的後台環境提供顯著的附加價值。」
超過 90
的人工勞力減少百分比
平均
處理時間減少百分之 40 以上
增強
效率,節省超過百分之 40 的成本
辦公室自動化對您的業務有何幫助?
無論您擁有的是小型企業或跨國組織,辦公室自動化技術都能改善流程的工作流程、提升效率、消除待處理項目和瓶頸,並完成輸入資料這類耗時且重複的工作,讓您的員工能進行價值更高的工作。以下是使用人工智慧、機器學習和自然語言處理之 RPA 的部分優點。

Excel 自動化
- 無須學習 Visual Basic Editor (VBA) 程式碼,就能建立和錄製巨集。
- 從 Excel 檔案擷取資訊、變更格式,以及上傳至控制面板和資料庫。
- 將所需資訊從試算表傳輸至色彩繽紛的控制面板、圖表與圖形。
- 使用辦公室自動化將資料與試算表整合至任何企業或舊版系統。
- 共用 XLS、XLSX、XLSM (專門支援 VBA 巨集的 Excel 檔案) 和 CSV 檔案中的資料。
- 使用辦公室自動化來加密資料、壓縮資料,並將資料傳輸給位於多個位置的其他人員。

合約管理
- 建立互動式表單以產生合約、追蹤核准資料,並更新控制面板和客戶帳戶。
- 使用然語言處理 (Natural Language Processing,NLP) 和 IQ Bot 從筆記、電子郵件、PDF 以及採購單提取資訊,並將資訊數位化。
- 與 RPA 整合以建置機器人並將整個業務流程的工作流程自動化。
- 使用智慧文件處理來驗證客戶的信用卡資訊、付款,以及信貸申請。
- 發生天然災害以及不可預見的業務中斷時,使用 RPA 以確保業務連續性。
- 使用 RPA 以遵守多個司法管轄區的要求,並將風險降到最低。

IT 要求
- 將密碼重設的工作流程和建立新使用者自動化,讓 IT 人員能專心處理複雜的問題。
- 建立單一工作流程,以佈建 Active Directory 和必要的業務應用程式以及追蹤核准資料。
- 透過應用程式、互動式表單或電子郵件,將使用者密碼要求以及使用者的移轉與移除自動化。
- 即時更新控制面板、資料庫、權限和檔案。
- 使用 IQ Bot 消除資料孤島、連線問題和相容性問題。
- 在包括企業和舊版系統在內的多個平台同步資料。

客戶關係
- Discovery Bot 可以分析重複性的使用者動作,並建立 RPA 機器人來執行這些動作。
- 使用智慧自動化在 Microsoft Access 及其他資料庫存取和同步客戶資訊。
- 存取 SharePoint 上的資料、跨平台和舊版系統進行同步,以及建立整合式的客戶設定檔。
- 建立樣本、自動產生電子郵件、Word 文件、合約與通知,以及傳送提醒和對帳單。
- RPA 可簡化客戶關係管理。以下是入門書。
辦公室自動化解決方案有什麼值得留意之處?
開始採用任何辦公室自動化策略之前,請先清點對貴組織最有利的流程。RPA 非常適合耗時且重複的工作,例如使用 MS Word、Excel、XML、PPT、PDF 這類等可讀取的輸出檔所進行的資料輸入和工作。如果搭配掃描影像,就能透過光學字元辨識 (Optical Character Recognition,OCR) 增強 RPA。財務、人力資源及 IT 等後台業務流程,或前台的客戶引導和支援等都能提供概念驗證 (Proof of Concept,PoC) 方面的機會。
考量的重點之一為是否可以自訂 RPA 解決方案。舉例來說,解決方案必須能隨著企業一同擴展,並在整個組織的生態系統運作,還得能輕鬆與舊版系統整合。此外,有些產業對資料安全性的要求可能比其他產業還要更高,因此解決方案應符合您的安全需求。
另一個重點是簡單易用。因為缺乏訓練或是領導階層和員工都認為使用困難,而導致許多自動化採用計畫都出了差錯。因此,您應該選擇簡單易用並且提供訓練和持續支援的解決方案。
如何開始使用辦公室自動化解決方案?
您可以開始免費試用 Automation Anywhere 的雲端式 RPA 軟體,將常用的 Microsoft 工作流程自動化。Automation Anywhere 與 Microsoft Azure 整合,以簡化工作流程與其他辦公室自動化工具。
我們提供全系列的活動與網路研討會,讓您能增進知識、掌握 RPA 的趨勢和創新,並透過辦公室自動化將您的投資報酬率 (Return on Investment,ROI) 最大化。
Automation Anywhere 提供全方位訓練平台,讓您的員工能提升能力並建立自訂的應付帳款 (Accounts Payable,AP) 自動化系統以滿足您的需求。