Was sind die Vorteile von RPA bei der Automatisierung des Projektmanagements?
RPA wirkt sich in mehrfacher Hinsicht auf das Projektmanagement aus. Projekte lassen sich durch die Automatisierung schneller und einfacher abschließen. Zudem wird weniger Zeit für redundante Aufgaben aufgewendet. Diese Aufgaben sind zwar notwendig, aber durch den Einsatz von Bots können Menschen sich mit anspruchsvolleren Aufgaben beschäftigen.
Steigert die ProduktivitätRPA wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. Eine Möglichkeit besteht darin, die Workflows im gesamten Unternehmen zu optimieren und dabei die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Darüber hinaus hilft die Automatisierung bei der Bewältigung abteilungsübergreifender Abhängigkeiten, einschließlich des Versendens von Benachrichtigungen an wichtige Beteiligte, wenn Genehmigungen oder zusätzliche Aufgaben erforderlich sind.
Passt sich Ihren Bedürfnissen anEine Möglichkeit, einen POC (Proof of Concept, Machbarkeitsnachweis) zu erstellen, ist der Einsatz intelligenter Prozesserkennung. Diese hilft herauszufinden, wo Automatisierung dabei unterstützen kann, manuelle Projektmanagementprozesse zu entlasten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die erste Implementierung für einen bestimmten Prozess oder eine Reihe an relevanten Prozessen im selben Workflow erfolgt und dann von dort aus weiter ausgebaut wird.
Sorgt für TransparenzDie Automatisierung des Projektmanagements fördert ein hohes Maß an Transparenz innerhalb des Unternehmens. Mit automatischen Status-Updates in Echtzeit, Vorlagen für Bereitstellungen und einfacher Zusammenarbeit hilft sie, die Produktivität der einzelnen Teams zu ermitteln und die Teamleistung zu steigern. Transparenz bedeutet, dass in kürzerer Zeit mehr erreicht wird.
Beseitigt menschliche FehlerSeien wir ehrlich: Menschen machen Fehler. Sie können die Anzahl der Fehler verringern, indem Sie Automatisierungswerkzeuge wie die Intelligente Dokumentenverarbeitung auf Projektmanagementaufgaben anwenden. Zum Beispiel kann Ihre Software für optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) Dokumente automatisch lesen, die Daten identifizieren und sie so ablegen, dass sie später leicht wiedergefunden werden können.
Priorisiert AufgabenRPA bietet eine intelligente Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage festgelegter Kriterien. Zum Beispiel können Bots in der IT auf Tickets zugreifen und auf der Grundlage des Problems Prioritäten setzen. Bots können Tickets für Kundendienstmitarbeiter priorisieren. Für die Projektplanung kann die Priorisierung mit Vorlagen und gespeicherten Workflows festgelegt werden.
Senkt BetriebskostenProjektteams können die Automatisierung zur Überwachung und zur Warnung vor potenziell kostspieligen Problemen nutzen. Wenn zum Beispiel jemand überlastet ist, kann dies zu Engpässen führen. Die Automatisierung von Workflows kann Engpässe abfangen, bevor sie entstehen, Prozesse optimieren und Überstunden reduzieren. So können die besten Ergebnisse erzielt werden.
Wer profitiert vom Einsatz von RPA bei der Automatisierung des Projektmanagements?
Die Einführung von RPA bedeutet für Projektmanager (PMs) weniger Frustration bezüglich manueller Prozesse und ermöglicht es den Teammitgliedern, die agile Methodik „Einzelpersonen und Interaktionen statt Prozesse und Tools“ besser einzuhalten. Die Vorteile sind in jedem Unternehmensbereich erkennbar.
CPFL Energia nutzt Automatisierung, damit die Teams mehr Zeit für analytische und strategische Aufgaben haben.
„Die Automatisierung von Prozessen mit der Automation Anywhere Enterprise-RPA-Plattform hat uns geholfen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, operative Risiken zu verringern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Jetzt können wir die digitale Transformation auf alle CPFL-Gruppen ausdehnen.“
– Aloisio Kukolj, RPA Program Manager 
50
eingesparte Stunden täglich
45
Prozesse in einem Jahr automatisiert
155.000
automatisierte Transaktionen/Jahr
So kann RPA Ihrem Unternehmen im Bereich Projektmanagement helfen
Wie Sie sehen, kann die Automatisierung des Projektmanagements branchenübergreifend jedem Unternehmensbereich zugutekommen. Aber welche direkten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen kann sie haben? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:
Verbesserte Planung der Ressourcenkapazität
- Genaue Analyse der Auswirkungen der Projekt- und Dienstleistungserbringung auf die Ressourcenkapazität
- Genaue Echtzeitinformationen zu den Mitarbeitern, um die erforderlichen Qualifikationsniveaus für die Teambildung zu ermitteln
- Überprüfung der Unternehmensressourcen auf erforderliche Materialien, Software und Ausrüstung aus einer einzigen Informationsquelle
- Automatische Erstellung von Anforderungen auf der Grundlage von Projektdetails, die auf einem benutzerfreundliches Dashboard eingegeben werden
- Prognose zu Tools, Kompetenzen, Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Projektpreisen
- Erstellung eines Ressourcenzeitplans und -kalenders auf Grundlage der Verfügbarkeit der Beteiligten
Einheitliche Projektplanung
- Erstellung und Bereitstellung benutzerdefinierter Workflows auf der Grundlage bestimmter Aspekte des Projekts
- Präzise Vorhersage der Dauer für ähnliche Projekte auf der Grundlage genauer Daten
- Sofortige Benachrichtigung wichtiger Beteiligter, wenn ein Projekt auf deren Genehmigung wartet
- Organisiertes Feedback für Projektplaner an einem zentralen Ort zur einfachen Überprüfung
- Benachrichtigung der Projektleiter, wenn sich der Status ihrer Anfragen ändert
- Bessere Planung mit vollständiger Transparenz bezüglich der organisatorischen Ressourcen und Zeitpläne
Zeitersparnis
- Zeitersparnis bei der Anmeldung bei mehreren Anwendungen dank Single Sign On-Funktionen (SSO)
- Reduzierter Zeitaufwand bei der Suche in verschiedenen Datenquellen dank zentraler Informationsquelle
- Entfernen der Dateneingabe aus dem Projektmanagement dank intelligenter Dokumentenverarbeitung
- Verkürzung der Projektentwicklungszeit durch kontinuierliche Überwachung des Aufgabenstatus
- Erstellung detaillierter Projektberichte auf Anfrage für Aufsichtsgremien
- Zeitersparnis für PMs durch automatische Ausführung sich wiederholender, aber einfacher Aufgaben
Bessere Datenverwaltung
- Beseitigung menschlicher Fehler durch den Einsatz von Bots zur genauen Dateneingabe und -abfrage
- Verfolgung der Datennutzung im gesamten Unternehmen mit automatisch erstellten Prüfpfaden
- Sichere, bedarfsorientierte Bereitstellung von Daten für Projektbeteiligte mit rollenbasiertem Zugriff und Metadatenmanagement
- Aktualisierung globaler Daten in Echtzeit von überall im Unternehmen aus
- Höhere Datenqualität mit Bots, die Daten profilieren, bereinigen, verknüpfen und mit einer Masterquelle abgleichen
- Genaue Extraktion von Daten aus unstrukturierten Quellen mit OCR zur Erstellung durchsuchbarer Metadaten
Worauf beim Einsatz von RPA im Projektmanagement zu achten ist
Die Automatisierung des Projektmanagements kann bei der Entwicklung von Initiativen im Gesundheitswesen, bei der Neueinführung einer ERP-Lösung oder bei der Entwicklung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter eingesetzt werden. Nicht alle Branchen sind gleich. Was eine RPA-Plattform für Sie leisten muss, hängt von Ihrem Unternehmen ab.
So erfordern einige Branchen ein höheres Maß an Sicherheit als andere. In diesem Fall wären für Banken geeignete Sicherheit, verschlüsselte Datenübertragungen und ISO-Zertifizierungen ein wichtiges Merkmal.
Die Lebensmittel-, Getränke- und Einzelhandelsbranche muss sicherstellen, dass ihre RPA-Lösung in Kassensysteme von Drittanbietern und bestehende Systeme integriert werden kann. Darüber hinaus benötigen Unternehmen, die den digitalen Wandel vollziehen, eine Cloud-native SaaS-Lösung, die flexibel genug ist, ihre Infrastruktur zu integrieren.
Lässt sie sich an die Expansion des Unternehmens oder an Ausfallzeiten anpassen? Lässt sie sich in Anwendungen von Drittanbietern und bestehende Systeme integrieren? Ist sie benutzerfreundlich? All diese Aspekte sollten Sie bei der Auswahl Ihrer RPA-Lösung berücksichtigen.
Erste Schritte
Für praxisnahes Lernen bieten wir auch rollenbasierte Lernpfade an der Automation Anywhere University an. So können Mitarbeiter beispielsweise lernen, wie man Bots auf unserem No-Code-, Drag-and-Drop-Dashboard erstellt.
