Como mostrar o valor máximo do programa de automação

O programa Pathfinder, da Automation Anywhere, é o caminho mais curto para o sucesso na automação. Aproveite o programa que inclui aprendizado individualizado, experiência de colegas e parceiros, envolvimento da comunidade e inovações de produtos que capacitam você a executar programas de automação ágeis e dimensionáveis em toda a empresa. Este artigo do blog faz parte de uma série que resume algumas das informações e das sugestões disponíveis no programa Pathfinder. Para saber mais, visite nossas páginas do Pathfinder na web.

Quando o programa de automação está ativo e funcionando, ele está, sem dúvida, agregando valor à organização. Mas, para entender até que ponto esse valor se estende, é preciso fazer as perguntas certas para revelar as métricas mais substanciais, talvez não quantificáveis, que estão dando força ao programa. É provável que as melhores perguntas a serem feitas e respondidas com métricas mudem de acordo com a fase em que você se encontra: início, aceleração ou dimensionamento.

As métricas que você rastreia e a narrativa por trás dos números podem ser as ferramentas mais poderosas do conjunto de ferramentas do programa de automação. Elas podem ter um impacto significativo no programa de automação, incluindo a obtenção ou não de resultados:

Aceitação e financiamento por parte da liderança
Esforços de divulgação entre equipes para a liderança empresarial
Justificativa para esforços adicionais de automação
Projeções de ROI

Valor do bot maior que o volume do bot, sempre

Há uma cadência geral que você pode seguir conforme mede o desempenho e avança no programa de automação.

Na fase inicial, você deve estabelecer as bases para rastrear métricas básicas
À medida que acelerar, você terá os dados para rastrear métricas concretas e tangíveis também
Conforme for ampliando, você poderá rastrear todos os itens acima, além das "métricas informais", mais intangíveis, que podem ser tão ou mais poderosas para demonstrar o impacto da automação

CONFISSÕES DE UM LÍDER DE AUTOMAÇÃO:

Observe que nada do que estamos sugerindo que você rastreie aqui depende do número de bots em execução. Isso ocorre porque muitos bots podem ter um impacto valioso, mas um bot automatizando 20 processos pode estar gerando uma economia de custo ou tempo muito maior do que 10 bots automatizando 10 processos. Esse foi o caso de um membro da comunidade da Automation Anywhere, que explicou ao grupo de usuários dele que, nos esforços para rastrear o impacto das automações, ele acabou errando no início. Esse cliente estava se concentrando no número de automações implementadas e percebeu logo que essa métrica não informava nada aos executivos sobre o impacto que a automação estava tendo. Você e as partes interessadas querem entender o valor que o programa de automação como um todo está proporcionando e podem estar deixando passar pontos de dados poderosos que comprovam um impacto comercial valioso se o foco estiver apenas no número de bots.

Métricas a serem capturadas quando você está começando

Se você estiver na fase inicial do programa de automação, poderá manter simples as métricas relatadas. Mas COMECE a compartilhar esse insight sobre o desempenho. Isso é algo que você desenvolverá à medida que for avançando. No início, a geração de relatórios pode ser tão fácil quanto rastrear o número de execuções de bots para uma determinada automação e multiplicar isso pela economia esperada por execução. Veja como isso acontece:

O bot A foi projetado para ser executado 52 vezes no próximo ano e deve economizar US$ 52.000
Na verdade, o bot A funcionou 50 vezes durante o ano, portanto, o bot A economizou US$ 50.000

Esse é um ótimo ponto de partida quando você está na fase inicial.

Compartilhe os benefícios tangíveis obtidos conforme a aceleração ocorre

As métricas concretas são muito valiosas. À medida que elas forem percebidas, vá incluindo na trilha de palestras e destaque todas na narrativa que você compartilhar sobre o programa de automação. Essa é a melhor maneira de abrir os olhos das pessoas para o poder de um programa de automação e ajudá-las a começar a ver que ele está gerando muito valor. Pense nos seguintes fatores:

Horas economizadas
Dinheiro economizado
Número de execuções de bots (linha de base para o futuro)
% de funcionários capacitados/com acesso à automação

CONFISSÕES DE UM LÍDER DE AUTOMAÇÃO:

Um dos membros da nossa comunidade, um varejista global de roupas, queria economizar nos custos concretos. Ele investiu em automação para reduzir as entregas duplicadas que estavam ocorrendo com algumas das contas de atacado. Essa automação economizou 25% em custos concretos mês a mês, reduzindo as despesas associadas a frete de devolução, mão de obra, reabastecimento de produtos etc. Quando você for proficiente em compartilhar métricas concretas como essas, é hora de passar para as economias informais. .

Pense em economias informais à medida que você dimensiona

As economias informais são os benefícios que a organização está experimentando que não são necessariamente tangíveis, mas que são importantes o suficiente para serem reconhecidos. Esses benefícios podem ser:

Melhora no ânimo da equipe por poder se concentrar mais nas tarefas maiores
Aumento da satisfação de clientes por haver mais tempo dedicado às conversas nos atendimentos aos consumidores

CONFISSÕES DE UM LÍDER DE AUTOMAÇÃO:

Outro membro da comunidade, do setor financeiro, compartilhou algumas "métricas informais" que eles observaram em relação à motivação. A cada fechamento de trimestre, essa empresa entrava em uma rodada de processos punitivos para os funcionários. Quando a empresa analisou os pedidos de demissão, percebeu um padrão: o maior número de pessoas que se demitiam ocorria antes e depois do fechamento do trimestre, o que, antes da automação, implicava trabalhar 24 horas por dia.

Quando o fechamento do trimestre foi automatizado de forma significativa, o ânimo aumentou, os índices de satisfação dos funcionários subiram e, por fim, a organização teve menos atritos. Mais uma vez, essa é uma métrica informal, mas notável (e que qualquer empresa valorizaria). Portanto, embora não haja necessariamente uma economia de custo tangível nesses casos e o número de bots em execução (de novo) não seja um fator, há um valor altamente impactante, embora intangível, para as automações nesse estágio.

Conheça seu MVP

Então, você fez boas perguntas e desenvolveu métricas para respondê-las. Existe ainda outra etapa para uma narrativa de métricas de valor bem-sucedida: isso envolve conhecer seus MVPs (Most Valuable Processes, processos mais valiosos). Essas são as automações que se destacam como os pilares transformadores de todo o programa de automação.

CONFISSÕES DE LÍDERES DE AUTOMAÇÃO:

Um de nossos clientes de varejo expressou o grande impacto no mercado causado pelos prazos de entrega ao lançar um novo produto. Desde a concepção até a entrega final, a velocidade de lançamento no mercado simplesmente não era boa, era muito lenta. Durante todo esse tempo, o concorrente dele conseguiu lançar novos produtos no mercado na metade do tempo.

O processo de automação implementado reduziu os prazos de entrega em mais da metade e criou uma enorme oportunidade de mercado para ele. E, embora a velocidade de lançamento no mercado não seja necessariamente mensurável em uma métrica granular, o valor macro dela na liderança de mercado e na diferenciação da marca ficou muito claro para a equipe executiva. Esse é o MVP dele.

Em outro cenário, um cliente financeiro global não estava em conformidade com os relatórios regulamentares. A cada semana que permaneciam fora de conformidade, incorriam em multas significativas. Eles recorreram à automação para conciliar os problemas de conformidade e evitar que enfrentassem multas graves no futuro. Existe uma métrica granular que possa ser associada à manutenção da conformidade? Talvez não. Mas esse processo de automação é o MVP da empresa porque contribuiu com um valor enorme para os resultados dela. Um MVP pode ser algo intangível, mas tão substancial que o valor monetário tangível ou hipotético dele é compreendido. Pode ser qualquer coisa que torne os sistemas da organização mais seguros ou mais compatíveis, ou pode ser algo que gere um enorme custo de oportunidade.

A palavra final

Você pode garantir que o programa de automação esteja no caminho certo fazendo as perguntas certas e evoluindo as métricas das respostas à medida que avança. Lembre-se de começar de forma simples, registrando os custos concretos e, em seguida, adicionando o valor dos custos informais. Essa é uma fórmula que nossa comunidade já viu ser bem-sucedida inúmeras vezes. Você também verá.