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Optimizing Accounting with RPA and Cognitive Automation

Écrit par Semyon Sergunin dans les Robots logiciels sur le lieu de travail le 25 octobre, 2018

Pour de nombreuses organisations, l'automatisation des tâches comptables est l'un des projets informatiques les plus importants. Dans une entreprise, gérer efficacement les paiements de biens et de services est essentiel pour garantir une situation financière saine et de bonnes relations avec les fournisseurs et les partenaires. Alors pourquoi la plupart des organisations ont-elles encore recours à des processus manuels ou semi-automatisés pour gérer les opérations allant de l'approvisionnement au paiement ?

Bien que l'ampleur de ce problème varie (dans certains cas extrêmes, les chargés des comptes fournisseurs poursuivent encore les cadres supérieurs avec des factures papier pour obtenir leur signature), la plupart des entreprises utilisent une solution technologique pour envoyer des factures numériques par e-mail, ou des systèmes d'automatisation du flux de travail pour obtenir des autorisations et suivre leurs transactions financières. Malheureusement, ces systèmes sont souvent déconnectés et nécessitent des recoupements manuels et le transfert de données d'un système à l'autre pour compléter le traitement. Et nous ne pouvons pas blâmer les responsables informatiques de cette mauvaise intégration ni des capacités limitées des systèmes. Ces processus sont si complexes, si dynamiques et changent si souvent que l'approche traditionnelle descendante de l'automatisation, dirigée par des analystes commerciaux et mise en œuvre par une entreprise informatique, reste limitée.

L'automatisation des processus robotisés introduit une approche différente de l'automatisation : ce sont les utilisateurs professionnels, comme les responsables comptables, qui sont chargés de diriger l'automatisation des tâches répétitives, tandis que les informaticiens mettent en œuvre les contrôles, la gouvernance et les mesures globales de sécurité exigés par l'organisation. Les robots logiciels (aussi appelés « bots ») agissent comme des connecteurs, comblant les lacunes entre les systèmes, une tâche jusque-là gérée par des opérateurs humains. En connectant des systèmes indépendants, les robots RPA ne se contentent pas de rationaliser les processus et de permettre une automatisation de bout en bout ; ils simplifient et améliorent également le travail des opérateurs humains en prenant en charge des tâches banales.

Cependant, même la RPA a ses limites. La RPA traditionnelle ne traite que les données structurées, c'est-à-dire intégrées dans une base de données ou dans des feuilles de calcul électroniques. Mais lorsque les chargés des comptes fournisseurs s'occupent des factures, il s'agit de documents et non de tables de base de données. Ces documents sont classés dans la catégorie des documents semi-structurés, parce qu'ils contiennent un ensemble connu de champs de données mais peuvent se présenter sous divers formats, ce qui complique l'extraction des données. Le recours à l'automatisation nécessite ici certaines compétences cognitives pour analyser la facture et placer les données qu'elle contient dans une base de données d'un système ERP ou comptable.

Encore une fois, si nous recherchons une automatisation des processus de bout en bout, solution qui multiplie les avantages de façon exponentielle par rapport à une automatisation partielle, il nous faut automatiser ces tâches cognitives. Avec le développement des technologies d'intelligence artificielle (IA), ces tâches peuvent également être accomplies par des outils d'automatisation cognitive comme IQ Bot.

IQ Bot combine la vision par ordinateur, l'OCR, l'analyse automatique de documents, la logique floue et l'apprentissage machine (ML) pour traiter les documents de manière autonome et en extraire les informations requises. Les diagrammes suivants montrent comment le processus manuel de gestion des comptes fournisseurs (graphique 1) pourrait être automatisé en utilisant une combinaison de robots RPA et de robots cognitifs IQ Bot (graphique 2).

Automation Anywhere
Graphique 1
Automation Anywhere
Graphique 2

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