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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

寫的 Shobhana Viswanathan 以自動化改變世界 上 March 27, 2019
開發人員

機器人流程自動化 (RPA) 入門系列簡介

Automation Anywhere 遇到許多關於自動化背景的問題。自動化如何運作?我為什麼需要自動化?我要如何開始進行?這項技術很難使用嗎?這對我的業務是否安全?

為了幫助回答這些問題,我們決定建立一個入門介紹來解釋辦公室自動化的最基本要素。無論您是 C 級主管還是會計人員,我們都希望幫助您瞭解貴組織的潛在價值。

在這個由分為三部分的系列中,我們會將 RPA 所有資訊分開說明,首先是 RPA 的概述,然後接下來兩篇文章會有更進一步的說明。以下為預期的介紹:

  • 第 1 部分:什麼是機器人流程自動化 (RPA)?為什麼我需要自動化?
  • 第 2 部分:我需要哪些 RPA 元件才能開始使用?我如何組建和管理 RPA 機器人?
  • 第 3 部分:先進的功能 - 認知自動化和人工智慧

我們開始來進行。

第 1 部分:什麼是機器人流程自動化 (RPA)?為什麼我需要自動化?

複製。貼上。重覆。這樣做 10,000 次。

數位時代給我們帶來了許多美妙的事物,但也給我們帶來了數位式單調沉悶。我們曾經使用 NCR 紙填寫一式三份的表格,但現在我們使用單調重複的擊鍵動作來複製貼上資料。

類似於實體機器人如何做許多以前人們必須做、重複性高 (往往非常危險的) 的工作,現在則有機器人流程讓我們不必從事這些重複性高 (雖然不是真正危險的) 的數位辦公室工作。這項技術稱為「機器人流程自動化 (RPA)」。

RPA 是一種將重複流程自動化的方法,這些流程可為您從事一些人力工作。RPA 是完成這類工作的軟體機器人 (或機器人) 程式設計。這項流程類似於在 Excel 中編寫巨集程式,以自動填入試算表中儲存格的方式。除了使用 RPA,您還可以建立跨程式和平台的程式。

例如,如果我在客戶服務部門工作,並且必須將客戶資源管理器 (CRM) 中的資料複製並貼到試算表中才能建立報表,這項流程即可使用機器人自動執行。程式經過正確設計後,機器人永遠不會犯錯;他們會 100% 準確,且沒有心情不好的日子,還會夜以繼日地工作。這些機器人讓人們有更多時間做更多高價值的工作,比如為客戶提供額外的服務。

機器人可分為兩個基本類別:半自動和全自動:無需人操作的機器人專門設計在後端背景中運行;這些機器人可以在最少員工干預下自動完成大規模的後端辦公功能。需要人為操作的機器人需要互動;他們會透過自動完成某些任務並簡化工作流程來回應員工觸發的操作。

哪些工作可以自動化?

幾乎任何重複的任務或流程都可以自動化。從自動化簡單的複製貼上指令,到能察覺客戶生氣並將問題上呈個人的有智慧、認知機器人。(在未來推出的版本中,我將討論更多有關認知機器人。)

基本指令比如打開應用程式、登入 (使用者名和密碼)、剪貼、計算、儲存和關閉等,這些指令都可以自動化方式來執行。CRM 系統、後端辦公系統 (包括會計、ERP 和供應鏈),以及客戶資料庫等應用程式,全部都可以執行自動化。

哪些行業可以自動化?

幾乎任何行業中任何人都可以從自動化中獲益。RPA 對醫療、銀行和金融等法規嚴格的行業尤其有用。HIPAA、ASC 606、GDPR 等法規可對不遵守規定的行為處以嚴厲刑罰。RPA 將確保根據法規準則正確完成合規報告。

真實世界應用實例

讓我們使用真實世界的範例來看看 RPA 和機器人如何幫助您的工作生活。

財務與會計

在銀行和金融服務業 (有時被稱為 BFSI) 中,可明顯見到許多 RPA 的應用。最主要的原因是這個行業受到法規的嚴格規範,且在處理貨幣問題時準確性非常重要。讓我們看自動化可以實現遵守法規的實例,特別是名為 ASC 606 的新法規 (這是專門針對簽合約的營收確認指南)。在下面的場景中,來自新銷售交易的資訊將自動從 Salesforce.com CRM 更新到 NetSuite 財務應用程式中。

Netsuite

透過自動化流程,您不僅可以確保遵守法規,還可以讓機器人 (而非真人) 從事這類重複性工作,為自己節省時間和金錢。

生命科學行業

生命科學行業包括製藥、生物技術、醫療器械和許多其他與醫療相關組織等行業。由於他們的產品實際上涉及生命或死亡,因此必須受到嚴格的規範。其中許多法規涉及大量的報告、真正大量的工作。事實上,一家生物技術公司估計,他們每年花 24 萬小時在填寫法規表格的工作上。這相當於每年 120 個人的工作時間 - 即 120 名全職員工!

讓我們看看自動化如何幫助生命科學公司完成需要的報告。

老舊方式

以手動方式進行投訴報告,其中會涉及幾個步驟:

  • 客戶致電提出有關產品的問題。
  • 由客戶服務人員將詳細資訊 (以黃色標明) 記錄到公司的 CRM 中。
  • 投訴資訊 (包括客戶服務人員的姓名、產品資訊等) 必須以特定表格和具體方式來記錄;例如,放入電子 eQMS 投訴模組內。
  • 複製這些資料涉及從 CRM 將資料複製並貼到 eQMS 的手動流程。這不僅需要非常密集的勞力,而且容易出錯。還有,在製藥類法規非常嚴格的行業中,出錯也不是好事。

Automation works

這個流程被婉轉地稱為「轉椅介面」,是指辦公人員要以手動方式從一個系統複製資料並貼到另一個系統中。

自動化方式

當資料傳輸流程經過自動化時,複製並貼上的操作是由機器人在幕後完成。這項操作發生得非常快、非常準確:

  • 資料由機器人複製。
  • 資料由機器人貼上。
  • 重覆。

Product complaint initiation

正如您所見,將這些非常複雜的報告表格自動化,不僅節省了大量的時間,實際上還免去可能發生的錯誤。

自動化可以應用於幾乎任何流程,還可應用於幾乎任何行業。現在從創始公司到《財富》500 強公司,已有許多組織實施了 RPA 流程。

你不需要成為電腦科學家就能建造機器人。事實上,在最近的一次的「機器人遊戲"」比賽中,最好的機器人是由商業使用者 (而非軟體開發人員) 建造。現在,你甚至可以從 Bot Store 取得預建機器人。

結論

正如 19 世紀末的工業革命和 20 世紀中的電腦運算,RPA 也是 21 世紀的一場創新革命。所有這些革命都使人類擺脫了人工勞力,讓我們的生活變得更好、更輕鬆。同時間接地,我們也變得更加富庶繁榮。

事實上,倫敦大學最近的一項研究顯示,在人工工作場所的因素上,自動化加乘輔助工作場所內的工作人員得分比他們非加乘輔助的作業高出 33%。

此外,企業還透過自動化節省了大量的時間和金錢。「Towards Data Science」 最近有項研究指出:「98% 的 IT 業務負責人表示,自動化流程對於推動業務效益至關重要。」

但您不需要研究告訴您是否應該自動化。這是常識。在現實中,自動化其實相當容易。您可以免費試用 RPA,自己看看效果如何。

敬請期待第 2 部分:我需要哪些 RPA 元件才能開始使用?