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Tirer le meilleur parti des informations des solutions Purchase-to-Pay

Écrit par Mark Brousseau dans les La nouvelle Bot Economy le April 22, 2019
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Lorsqu’il s’agit d’acheter des biens et des services, la plupart des entreprises naviguent à l’aveugle.

65 % des responsables de l’approvisionnement ont peu, voire aucune visibilité au-delà de leurs fournisseurs de niveau 1, selon l’enquête mondiale 2018 de Deloitte auprès des chefs des services des achats. Deloitte a interrogé plus de 500 responsables de l’approvisionnement dans 39 pays, représentant des entreprises avec un chiffre d’affaires annuel combiné de 5,5 billions de dollars. Seuls 6 % des responsables de l’approvisionnement ont une visibilité sur leur chaîne d’approvisionnement.

Une mauvaise visibilité sur le processus allant de l’approvisionnement aux paiements entraîne six grands défis pour les entreprises :

  1. Problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement : Une mauvaise visibilité des informations Purchase-to-Pay rend extrêmement difficiles l’identification et le traitement rapides des dysfonctionnements et des problèmes pour les entreprises. En laissant les problèmes liés au Purchase-to-Pay s’aggraver, vous risquez d’entraîner des coûts plus élevés pour les biens et services achetés, des erreurs d’achat, des retards de livraison et des perturbations majeures de la chaîne d’approvisionnement.

  2. Inefficacités opérationnelles : Il est difficile pour le département de l’approvisionnement de suivre efficacement les performances opérationnelles ou d’anticiper et de répondre aux besoins futurs sans une forte visibilité sur les informations Purchase-to-Pay. Sans surveillance, le département de l’approvisionnement aura du mal à avancer dans ses tâches quotidiennes ou à suivre les changements dans les environnements réglementaires et économiques. 78 % des responsables de l’approvisionnement interrogés pour l’enquête mondiale 2018 de Deloitte auprès des chefs des services des achats indiquent que la réduction des coûts figure parmi leurs principales priorités.

  3. Perte de temps pour les employés : Dans un environnement Purchase-to-Pay manuel ou semi-automatisé, les intervenants des différents départements travaillant sur le même projet ou la même subvention ne peuvent pas facilement accéder aux informations essentielles dont ils ont besoin concernant les contrats de fournisseur, les demandes d’achat, les bons de commande, les factures et les justificatifs de livraison. En conséquence, les employés perdent beaucoup de temps à traquer les données, à faire des photocopies de documents, à saisir, couper et coller plusieurs fois des données.

  4. Dépenses hors budget : Les dépenses hors budget constituent un gros problème pour les départements Purchase-to-Pay qui opèrent dans un environnement manuel ou semi-automatisé. Les acheteurs ne peuvent jamais être sûrs d’avoir le budget suffisant pour couvrir les biens et les services qu’ils achètent. De plus, les systèmes fragmentés et le manque de visibilité sur les processus Purchase-to-Pay rendent difficile l’identification rapide des dépenses « hors contrats » ou non approuvées pour les gestionnaires.

  5. Mauvaise collaboration avec les intervenants : Le rôle de l’approvisionnement évolue d’une fonction en back-office tactique à un conseiller en approvisionnement stratégique dans les différents départements de l’entreprise. Le rôle étendu de l’approvisionnement requiert un accès rapide aux informations concernant l’intégralité du processus Purchase-to-Pay (c.-à-d. l’inventaire) de l’entreprise pour aider à orienter les décisions d’achat des départements et éviter les erreurs, les problèmes de livraison et les mauvaises relations avec les fournisseurs.

  6. Problèmes contractuels : Une visibilité insuffisante sur le processus Purchase-to-Pay empêche les entreprises de s’assurer que les biens et services sont achetés auprès de fournisseurs recommandés selon les conditions négociées ou de gérer les contrats des fournisseurs de manière rigoureuse. Dans la plupart des entreprises, les acheteurs ne peuvent pas facilement accéder aux détails du contrat ou vérifier les achats effectués par rapport à un contrat de fournisseur. 54 % des responsables de l’approvisionnement interrogés pour l’enquête mondiale 2018 de Deloitte auprès des chefs des services des achats indiquent que l’amélioration de la gestion des risques figure parmi leurs principales priorités.

La cause de ces problèmes est que seulement un tiers des départements d’achats utilisent des technologies numériques de pointe, selon l’enquête mondiale 2018 de Deloitte auprès des chefs des services des achats. En s’appuyant sur des processus Purchase-to-Pay manuels et semi-automatisés, les informations clés concernant l’approvisionnement ne sont pas enregistrées, les données sont incomplètes ou inexactes, les informations ne sont pas opportunes, les systèmes sont fragmentés et les responsables de l’approvisionnement ne peuvent pas facilement accéder aux variables dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.

Comment la RPA combinée avec l’automatisation cognitive améliore la transparence

L’automatisation des processus par la robotique (RPA) combinée avec l’automatisation cognitive répond à ces problèmes.

Les solutions RPA dotées de capacités cognitives disposent de connaissances sectorielles intégrées pour trouver des données uniques et spécifiques au processus requises pour les processus hautement spécialisés, tels que le Purchase-to-Pay. La combinaison de la vision par ordinateur, de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la logique floue permet d’extraire et d’enrichir automatiquement les données, tandis que l’apprentissage machine permet d’améliorer la précision des données capturées. L’automatisation cognitive permet de s’assurer que toutes les données non structurées sont extraites.

Une fois que les données des documents ont été enregistrées et déchiffrées, elles peuvent être utilisées par les bots RPA pour l’automatisation basée sur des règles, éliminant ainsi le besoin d’interventions humaines pour effectuer des tâches simples et répétitives.

Bien que la RPA combinée avec l’automatisation cognitive excelle dans les processus centrés sur les documents, cette technologie peut également comprendre et traiter les demandes de messagerie et d’e-mails, telles que les demandes concernant l’état des factures.

Et ce qui est particulièrement attrayant au niveau de la RPA combinée avec l’automatisation cognitive, c’est que la technologie apprend au fil du temps. Plus la solution d’automatisation cognitive reçoit de nouvelles données, plus elle fait de connexions et apprend à traiter les informations. Cela signifie que la RPA combinée avec l’automatisation cognitive peut passer de l’automatisation de tâches basiques, telles que la saisie de données de facture, à la prise en charge de processus complexes relatifs à la conformité, aux audits et aux rapports. Au fur et à mesure que vous entraînez les bots à effectuer des tâches de plus en plus complexes, les humains peuvent commencer à se retirer complètement des processus pour se concentrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée.

La RPA combinée avec l’automatisation cognitive améliore la transparence de la chaîne d’approvisionnement grâce à des outils d'analyse descriptive, prédictive et en temps réel, la visualisation des données et des tableaux de bord avec des informations métier.

L’approvisionnement peut considérablement aider les entreprises à maximiser les opportunités et à se démarquer de la concurrence à mesure que l’économie mondiale continue d’évoluer. Mais rien de tout cela n’est possible pour les entreprises qui s’appuient sur des processus manuels et semi-automatisés pour l’achat de biens et de services.

La transparence facilitée par la RPA combinée avec l’automatisation cognitive permet aux responsables de l’approvisionnement d’obtenir de meilleurs résultats commerciaux, d’offrir une plus grande valeur ajoutée et d’éviter les risques potentiellement importants.

Votre entreprise est-elle prête à libérer le potentiel de ses informations Purchase-to-Pay ?