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Le besoin de vitesse dans le processus Procure-to-pay

Écrit par Semyon Sergunin dans les La nouvelle Bot Economy le May 6, 2019
développeur

Afin de prospérer au sein d'une économie mondiale où la concurrence est de plus en plus rude, les entreprises doivent rapidement saisir les opportunités de conquérir de nouveaux marchés, de consolider leur implantation dans les marchés existants et de parer la concurrence.

De nombreuses entreprises sont toutefois freinées par des frictions au niveau de leur processus Procure-to-pay.

Pour acheter des biens et des services, de nombreuses entreprises doivent manuellement :

  • Planifier les exigences
  • Émettre des demandes de devis
  • Surveiller les niveaux de stocks
  • Demander et approuver les bons de commande
  • Recueillir et gérer les informations des fournisseurs
  • Créer et émettre des bons de commande aux fournisseurs
  • Traiter et approuver les factures des fournisseurs
  • Envoyer les factures approuvées vers un système ERP
  • Payer les fournisseurs
  • Effectuer un rapprochement et générer des rapports sur les dépenses

Ces processus Procure-to-pay chronophages peuvent vous faire passer à côté d'opportunités commerciales.

Par exemple, les organisations avec peu ou pas d'automatisation ont besoin de 24 heures pour placer une commande d'achat unique, selon l'Open Standards Benchmarking (base de données de mesures normalisées) de l'APQC (American Productivity & Quality Center) en matière d'approvisionnement. À l'inverse, 8 heures suffisent aux entreprises ayant automatisé leur processus Procure-to-pay pour passer une commande unique.

Le personnel doit également passer beaucoup de temps à effectuer des tâches du processus Procure-to-pay manuelles et répétitives.

Les entreprises avec peu ou pas de processus d'automatisation traitent moins de la moitié de commandes d'achat, par équivalent temps plein (ETP), par rapport à leurs pairs en matière de Procure-to-pay dont l'automatisation est plus importante (615,7 contre 1 302,1 commandes), d'après l'Open Standards Benchmarking de l'APQC en matière d'approvisionnement.

Les avantages des cycles Procure-to-pay plus rapides

Les leaders en matière de Procure-to-pay ne peuvent pas se permettre de laisser ces temps de cycle lents sans surveillance. L'avenir de la profession dépendra de la rapidité d'exécution et de prestation en matière d'analyse du marché, selon le rapport Procurement 2020 de Gartner. Grâce à des temps de cycle plus rapides, les processus Procure-to-pay serviront à :

  • Éliminer les pertes de temps du personnel et réduire les coûts opérationnels
  • Améliorer le service pour les intervenants internes
  • Renforcer le suivi, le contrôle et le reporting réglementaires
  • Identifier de manière proactive les dépenses hors budget et non autorisées
  • Résoudre plus rapidement les demandes des fournisseurs concernant les factures et le statut des paiements
  • Bénéficier d'une plus forte influence lors des négociations contractuelles avec les fournisseurs
  • Réagir rapidement aux données d'analyse du marché en matière d'approvisionnement et de performances des fournisseurs

L'automatisation des processus par la robotique (RPA) et l'automatisation cognitive accélèrent les temps de cycle en éliminant les tâches simples et répétitives, ainsi qu'en permettant aux professionnels du secteur de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

La RPA automatise des tâches simples et répétitives qui peuvent être répliquées en demandant à un robot logiciel de répéter des saisies clavier ou de suivre un ensemble de règles définies. Les robots interagissent avec les systèmes, de la même façon que les êtres humains. De plus, cette technologie est en grande partie prête à l'emploi. Vous n'avez donc pas besoin de modifier les systèmes ou applications déjà en place.

Pour soixante-quinze pour cent des leaders du secteur de l'approvisionnement interrogés dans le cadre de l'enquête 2018 Procurement Senior Executive Priorities réalisée par Gartner, l'élimination des activités à faible valeur est un enjeu majeur.

L'automatisation cognitive exploite des technologies d'intelligence artificielle (IA) qui reproduisent le fonctionnement du cerveau humain, telles que le traitement d'images, la reconnaissance de tendances, l'analyse contextuelle, le traitement du langage naturel et l'apprentissage machine pour aider les robots à prendre des décisions ou à accomplir des tâches.

Les solutions RPA dotées de capacités cognitives disposent de connaissances sectorielles intégrées pour trouver des données uniques et spécifiques au processus requises pour les processus hautement spécialisés, tels que le Procure-to-pay. La combinaison de la vision par ordinateur, de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la logique floue permet d'extraire et d'enrichir les données, tandis que l'apprentissage machine améliore la précision des données recueillies. L'automatisation cognitive permet de s'assurer qu'un système intelligent extrait toutes les données non structurées. Une fois les données des documents recueillies et déchiffrées, elles peuvent être utilisées par les robots RPA à des fins d'automatisation basée sur des règles.

Ainsi, la vitesse de traitement STP est nettement supérieure pour les processus Procure-to-pay axés sur les documents, et l'automatisation des processus métier de bout en bout devient très rapide, sans aucune intervention humaine.

Avec la réduction du nombre de processus manuels chronophages, la fonction Procure-to-pay peut jouer le rôle de conseiller d'approvisionnement pour l'entreprise et permet de consacrer plus de temps au développement et à la gestion des stratégies d'achat.

La rapidité est plus que jamais à l'ordre du jour.

La RPA et l'automatisation cognitive permettent aux services Procure-to-pay de garder le rythme. Vous voulez découvrir comment la RPA et l'automatisation cognitive peuvent accélérer les cycles Procure-to-pay ?