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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

Écrit par Shobhana Viswanathan dans les Changer le monde avec l’automatisation le April 27, 2019
développeur

Introduction à la série de présentations sur l'automatisation des processus par la robotique (RPA)

Chez Automation Anywhere, on nous pose beaucoup de questions sur l'histoire de l'automatisation. Comment fonctionnelle-t-elle ? Pourquoi en ai-je besoin ? Quelle est la marche à suivre ? Est-elle difficile à utiliser ? Est-elle sûre pour mon entreprise ?

Pour permettre de répondre à ces questions, nous avons décidé de créer une présentation pour expliquer les fondamentaux de l'automatisation des tâches dans les bureaux. Que vous soyez un dirigeant ou un collaborateur dans le service comptabilité, nous voulons vous aider à comprendre la valeur potentielle de votre organisation.

Dans cette série en trois parties, nous allons présenter tout ce qui a trait à la RPA en commençant par une présentation de la RPA, puis en couvrant des points plus avancés dans les deux prochains articles. Voici le détail :

  • Partie 1 : Qu'est-ce que l'automatisation des processus par la robotique (RPA) et pourquoi en ai-je besoin ?
  • Partie 2 : Quels composants de RPA me faut-il pour démarrer ? Comment créer et gérer des robots RPA ?
  • Partie 3 : Fonctionnalités avancées : automatisation cognitive et intelligence artificielle

Commençons maintenant.

Partie 1 : Qu'est-ce que l'automatisation des processus par la robotique (RPA) et pourquoi en ai-je besoin ?

Copiez. Collez. Répétez. Faites cela 10 000 fois.

L'ère numérique nous a apporté beaucoup de progrès, mais elle nous a également apporté les corvées numériques. Auparavant, nous remplissions des formulaires en trois exemplaires avec du papier autocopiant. Aujourd'hui, nous copions-collons les informations au clavier de manière répétitive et sans trop réfléchir.

Semblable à la façon dont les robots physiques font beaucoup de tâches très répétitives, et souvent très dangereuses, effectuées auparavant par les humains, il existe maintenant un processus robotisé pour nous épargner les emplois de bureau numériques très répétitifs (mais pas vraiment dangereux). Cette technologie s'appelle l'automatisation des processus par la robotique (RPA).

La RPA est une façon d'automatiser vos processus répétitifs afin que les robots fassent le travail manuel à votre place. La RPA consiste à programmer des robots logiciels pour qu'ils effectuent les tâches répétitives. Cela ressemble à la façon dont vous pourriez créer une macro dans Excel pour remplir automatiquement les cellules dans un tableur. Sauf qu'avec la RPA, vous pouvez créer des programmes sur tous les programmes et toutes les plateformes.

Par exemple, si je travaille au service client et que je dois copier-coller des données du gestionnaire de ressources client (CRM) dans une feuille de calcul pour créer un rapport, ce processus peut être automatisé avec des robots. Une fois programmés correctement, les robots ne font jamais d'erreurs ; ils sont 100 % précis, n'ont jamais de mauvais jours, et ils travaillent tout le temps. Ces robots permettent aux humains de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, par exemple fournir un service supplémentaire pour les clients.

Les robots peuvent être divisés en deux catégories fondamentales : les assistés et les non assistés. Les robots non assistés sont conçus pour fonctionner en arrière-plan : ils exécutent automatiquement les fonctions de back office à grande échelle avec une intervention minimale des salariés. Les robots assistés ont besoin d'interactions ; ils réagissent aux actions déclenchées par les salariés en remplissant automatiquement certaines tâches pour simplifier un flux de travail.

Que puis-je automatiser ?

Quasiment toutes les tâches ou processus répétitifs peuvent être automatisés. Depuis l'automatisation de simples commandes copier-coller jusqu'aux robots intelligents et cognitifs qui peuvent savoir lorsqu'un client est mécontent, et faire remonter l'information à un humain. (Nous parlerons davantage des robots cognitifs dans une prochaine publication.)

Les commandes de base, telles que l'ouverture d'une application, la connexion (nom d'utilisateur et mot de passe), le couper-coller, le calcul, l'enregistrement et la fermeture, etc., peuvent toutes être automatisées. Les applications telles que les systèmes CRM, les systèmes back office, dont la comptabilité, les systèmes ERP et la chaîne d'approvisionnement, les bases de données des clients, et d'autres applications peuvent être automatisées.

Dans quel secteur d'activité puis-je automatiser ?

N'importe qui, dans quasiment n'importe quel secteur, peut bénéficier de l'automatisation. La RPA est particulièrement utile dans les secteurs fortement réglementés comme la santé, la banque et la finance. Les réglementations telles que HIPAA, ASC 606, RGPD peuvent imposer de lourdes pénalités en cas de non-conformité. La RPA veillera à ce que les rapports de conformité soient effectués correctement, conformément aux directives réglementaires.

Exemples d'applications dans le monde réel

Voyons comment la RPA et les robots peuvent vous aider dans votre travail, en utilisant des exemples du monde réel.

Comptabilité et finance

Une application plutôt logique est l'utilisation de la RPA dans les secteurs des services bancaires, financiers et d'assurances. Et pour de bonnes raisons : il s'agit d'un secteur fortement réglementé, et la précision est de rigueur lorsque l'on traite de questions d'argent. Examinons un exemple où l'automatisation peut permettre la conformité réglementaire, en particulier une nouvelle réglementation appelée ASC 606, une norme de comptabilisation des produits spécifique pour les contrats. Dans le scénario ci-dessous, les informations provenant d'une nouvelle transaction commerciale sont automatiquement mises à jour à partir du système CRM de Salesforce.com dans l'application financière NetSuite.

En automatisant le processus, vous assurez non seulement la conformité réglementaire, mais vous économisez également du temps et de l'argent en faisant appel à des robots, et non à des humains, pour le travail répétitif.

Secteur des sciences du vivant

Le secteur des sciences du vivant comprend notamment les produits pharmaceutiques, la biotechnologie, les dispositifs médicaux et de nombreuses autres organisations liées à la santé. Et puisque leurs produits sont littéralement liés à notre vie, ils sont fortement réglementés. Un grand nombre de ces réglementations sont associées à d'importants volumes de rapports demandant énormément de travail. Une société de biotechnologie a par exemple estimé que ses équipes passaient 240 000 heures par an à remplir des formulaires liés à la réglementation. C'est l'équivalent de 120 personnes-années de travail – c'est-à-dire 120 salariés à temps plein !

Voyons comment l'automatisation peut aider les entreprises des sciences du vivant à générer leurs rapports.

L'ancienne méthode

Le signalement et la consignation des plaintes, par traitement manuel, comporte plusieurs étapes :

  • Un client appelle à propos d'un problème lié à un produit.
  • Les détails (surlignés en jaune) sont enregistrés par un représentant dans le système CRM de la société.
  • Les informations relatives à la plainte, y compris le nom du représentant, les informations sur le produit, etc., doivent être saisies dans un formulaire et d'une manière spécifique, par exemple, dans un module de plaintes eQMS.
  • La copie de ces données comprend le processus manuel de copie et de collage des données du système CRM vers le système eQMS. Cela requiert beaucoup de travail, un travail qui peut aussi entraîner des erreurs. Et les erreurs ne sont pas acceptées dans un secteur très réglementé comme celui des produits pharmaceutiques.

Ce processus est appelé, par euphémisme, « interface de chaise pivotante », où le travailleur de bureau copie manuellement des informations d'un système et les colle dans un autre système.

La manière automatisée

Lorsque le processus de transfert de données est automatisé, le copier-coller est effectué en arrière-plan par un robot. Cela se produit très rapidement et avec précision :

  • Les données sont copiées par le robot.
  • Les données sont collées par le robot.
  • Répétez.

Comme vous pouvez le voir, l'automatisation de ces formulaires de rapports très complexes permet non seulement d'économiser beaucoup de temps, mais aussi d'éliminer quasiment toutes les erreurs potentielles.

L'automatisation peut être appliquée à quasiment n'importe quel processus dans pratiquement n'importe quel secteur d’activité. La RPA a été mise en œuvre dans divers types d'entreprises, depuis les startups jusqu'à celles du classement Fortune 500.

Vous n'avez pas besoin d'être informaticien pour créer des robots. En fait, dans un récent concours « Bot Games », le robot vainqueur a été créé par un utilisateur sur le terrain, et non par un développeur de logiciels. Et maintenant, vous pouvez même avoir des robots pré-construits sur le Bot Store.

Conclusion

Tout comme la révolution industrielle de la fin du XIXe siècle et l'informatique au milieu du XXe siècle, la RPA est une révolution du XXIe siècle. Toutes ces révolutions ont libéré les humains des affres du travail manuel et ont rendu notre existence meilleure. Et, indirectement, nous sommes devenus plus prospères aussi.

Une étude récente de l'Université de Londres a ainsi montré que les salariés qui travaillent dans un environnement de travail optimisé par l'automatisation ont un score 33 % plus élevé concernant la satisfaction au travail par rapport à leurs homologues évoluant dans un environnement de travail sans automatisation.

En outre, les entreprises économisent énormément de temps et d'argent avec l'automatisation. Selon une étude récente réalisée par « Towards Data Science », « 98 % des chefs d'entreprise dans le secteur de l'informatique affirment que l'automatisation des processus est essentielle pour stimuler les profits commerciaux. »

Mais vous n'avez pas besoin d'études pour vous dire que vous devriez automatiser. C'est du bon sens. Et en réalité, c'est plutôt assez facile. Vous pouvez essayer la RPA gratuitement et voir par vous-même.

La partie 2 sera bientôt disponible : Quels composants de RPA me faut-il pour démarrer ?