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Optimizing Accounting with RPA and Cognitive Automation

Escrito por Semyon Sergunin em Robôs de software no local de trabalho em October 25, 2018

A automação da contabilidade sempre foi um dos projetos de TI mais importantes em muitas organizações. A possibilidade de gerenciar com eficiência os pagamentos de bens e serviços é fundamental para a situação financeira e os relacionamentos com fornecedores e parceiros de cada organização. Então por que a maioria das organizações ainda depende de processos de compra a pagamento manuais ou semiautomáticos?

Embora a escala possa variar (em alguns casos extremos, os escriturários de contas a pagar (AP) ainda perseguem executivos com faturas em papel para conseguir a assinatura deles), a maioria das empresas usa algum tipo de tecnologia para enviar faturas digitais via e-mail ou sistemas de automação de fluxo de trabalho para conseguir aprovações e acompanhar transações financeiras. Infelizmente, esses sistemas muitas vezes estão desconectados e exigem verificações e extrações manuais de dados de um sistema para o outro para concluir o processamento. Não podemos culpar os gerentes de TI pela má integração ou pelos recursos limitados dos sistemas. Esses processos são tão complexos, dinâmicos e mudam com tanta frequência que a abordagem tradicional de cima para baixo da automação, conduzida por analistas comerciais e implementada pela organização de TI, agrega apenas um valor limitado.

A Automação Robótica de Processos (RPA) apresenta uma abordagem diferente à automação, onde usuários da empresa, como os gerentes de contabilidade, têm a capacidade de conduzir a automação de tarefas repetitivas, enquanto a TI implementa os controles, governança e segurança de nível empresarial exigidos pela organização. Os robôs de software (conhecidos como bots) atuam como conectores, preenchendo as lacunas entre sistemas que antes eram manipulados por operadores humanos. Ao conectar sistemas independentes, os bots de RPA não só agilizam os processos e permitem automação de ponta a ponta, como também simplificam e elevam o trabalho de operadores humanos, assumindo as tarefas mundanas.

No entanto, até mesmo a RPA tem suas limitações. A RPA tradicional manipula apenas dados estruturados, ou seja, que estão em um banco de dados ou em planilhas eletrônicas. Mas os escriturários de AP lidam com faturas, que são documentos e não tabelas em bancos de dados. Categorizamos esses tipos de documento como semiestruturado, pois eles têm um conjunto conhecido de campo de dados, mas possuem vários formatos de onde os dados não podem ser facilmente extraídos. Para usar a automação nesse caso, é preciso ter certas habilidades cognitivas para analisar a fatura e colocar seus dados em um banco de dados de ERP ou um sistema contábil.

Novamente, se estamos buscando uma automação do processo de ponta a ponta, que leva a benefícios exponencialmente maiores, em comparação com automação parcial, é preciso automatizar essas tarefas cognitivas. Com o desenvolvimento da inteligência artificial (IA), essas tarefas também podem ser realizadas por ferramentas de automação cognitiva, como o IQ Bot.

O IQ Bot usa uma combinação de visão computadorizada, OCR, análise automática de documentos, lógica difusa e aprendizado de máquina (ML) para processar documentos e extrair as informações necessárias de maneira autônoma. Os diagramas a seguir mostram como o processo manual de contas a pagar (tabela 1) pode ser automatizado aproveitando-se uma combinação de bots de RPA e IQ Bots cognitivos (tabela 2).

Automation Anywhere
Tabela 1
Automation Anywhere
Tabela 2

Para saber mais sobre como a RPA e a automação cognitiva podem transformar a contabilidade, leia este white paper.

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